檔案工作-檔案管理教程

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1、檔案工作＞檔案管理［中級］一、能夠對檔案進行分類、檢索并實施科學管理（一）學習目標能夠對檔案進行分類、檢索并實施科學管理。（二）分類、檢索1?常用檔案分類法—般意義上的檔案分類，即全宗內檔案分類。就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的工作。最常用的檔案分類方法有下述三種：第一，年度分類法就是根據形成和處理文件的年度將全宗內檔案分成若干類別。第二,組織機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將全宗內檔

2、案分成若干類別。第三，問題分類法就是按照文件內容所反映的問題（或稱”事由”）將全宗內檔案分成若干類別。2?現實分類中幾種方法的結合運用在實際的檔案分類過程中，單純采用一種分類方法的情況是較少的，多為幾種方法的結合運用。這種結合也稱復式結構分類法。傳統(tǒng)的復式結構分類法主要有：組織機構■■年度分類法,年度■■組織機構分類法，年度■■問題分類法，問題■■年度分類法。但是，根據目前國家有關規(guī)范的要求及現行立檔單位的實際情況，許多單位多采用下述方法：第一,年度??組織機構分類法就是先將立檔單位內的檔案按年度分開，然后

3、在每個年度內再按內部組織機構進行分類。此種方法適用于立檔單位規(guī)模較大，年立卷量較多，且內部組織機構雖有變化但不復雜的全宗。例如某城市建設集團全宗檔案按年度-組織機構分類法分類如下：1997年經理辦計劃部工程部經營部財務部人事部1998年經理辦計劃部工程部經營部財務部人事部第二,年度-問題分類法就是先將立檔單位的檔案按年度分開，然后在每個年度內再按問題進行分類。在實際工作中,有些單位組織機構變化復雜,或者文件很難區(qū)分所屬機構；有些單位內部未設分支機構或者雖然內部也設一些機構，但機構職責不明確，加之各機構形成檔

4、案的數量差別很大，有的機構（如總經理辦公室）形成檔案較多,而有些機構（如工會）形成檔案很少,難以按年度?■組織機構分類。在這種情況下,就可以采取此種方法。例如某生產性企業(yè)全宗檔案按年度??問題分類法分類如下：1997年行政事務類生產經營類勞動人事類財務管理類教育培訓類綜合類1998年行政事務類生產經營類勞動人事類財務管理類教育培訓類綜合類2?常用檔案檢索工具的編制和使用檔案檢索工具，是查找檔案使用的目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。（1）案卷目錄案卷目錄是以案卷為單位，按照檔案整理順序組織起來的檔案檢索工具，它是檔

5、案部門最基本、使用較為頻繁的一種檢索工具。如圖：案卷目錄案卷號題名年度頁數備注檔案室編檔案館編案卷目錄在檔案管理中有廣泛的用途。但是，由于它的查檢對象是一組有密切聯系的文件組合體,人們對于單份文件的查準率受文件立卷質量制約較大。⑵全引文件目錄全引文件目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗內文書檔案或其一部分卷內文件目錄按一定的排列方法（分年度或分保管期限）匯編在一起而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內文件目錄”合二為一”的產物。其形式有兩種：一種是先列出案卷號、題名、年度、頁數、期限，隨之就在下面標出此卷內文件目錄。

6、如圖：題名起止日期卷內頁數保管期限順序號文號責任者題名日期頁號備注此種方法的缺陷是不能使用已有的卷內文件目錄,需要重新填寫卷內文件目錄。另一種是指明案卷號（在卷內文件目錄的右上角），下面再列出這個案卷內的卷內文件目錄。如圖：XX號案卷順序號文號責任者題名日期頁號備注此種方法簡便易行,將已使用的卷內文件目錄（標有案卷號）,復制一套,按照一定的規(guī)律裝訂成冊即可。但此種方法未列出案卷標題,檢索當中有一定局限。全引目錄這種檢索工具的優(yōu)點是，揭示檔案的內容和成分比較具體，無論查找案卷或單份文件都方便,編制也比較簡單，

7、但不便按專題查找檔案。⑶人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明其檔案出處的檢索工具。人名索引一般由人名和檔號兩部分組成。利用者借助人名索引，可以查到記載某一人物的材料。人名索引從體例上可分為綜合性人名索引和專題性人名索引。綜合性人名索引是將檔案中所涉及的人名都編成索引；專題性人名索引是根據所列專題范圍（如任免、獎懲等），對涉及該專題的人名編制索引。人名索引,一般按姓氏筆劃、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。（4）全宗指南全宗指南是以文章敘述形式介紹和揭示檔案室所保存的某一個全宗檔案內容和成分及其

8、利用價值的一種書本式檢索工具。其體例包括以下內容：第一，立檔單位和全宗的歷史概況。此部分簡要地敘述立檔單位成立時間、人數、機構設置情況，主要領導的配備，立檔單位的性質、任務及主要職能活動情況,隸屬關系以及全宗歷史的沿革等。第二，全宗內檔案內容和成分的介紹。這是全宗指南的主體部分。首先，介紹全宗內檔案的構成及數量；其次，以檔案內容或以組織機構為主線分別介紹檔案情況，突出有價值的內容；再者，介紹全宗內檔案的整理（分類