檔案管理教程.ppt

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1、企業(yè)檔案管理業(yè)務講座檔案：《中華人民共和國檔案法》將檔案定義表述為：是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作的基本內容：檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、檢索、編研等8個環(huán)節(jié)。檔案工作的基本原則：根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第一章第五條規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！逼髽I(yè)檔案：是指企業(yè)在生

2、產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。檔案載體包括紙張、膠片、磁帶、光盤等。企業(yè)各種門類各種載體的檔案主要分為：黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計檔案、干部職工檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案、電子檔案等13個門類。企業(yè)開展檔案工作需從四個方面入手：一、組織建設。二、制度建設。三、基礎設施建設。四、業(yè)務建設。（包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、檢索、編研等8個環(huán)節(jié)）一般企業(yè)檔案分類示意圖一級類目二級類目

3、類目代號類目名稱類目代號類目名稱01黨群工作02行政管理03經營管理04生產技術管理05產品06科學技術研究07基本建設08設備儀器09會計檔案01憑證02賬簿03報表04其它一級類目二級類目類目代號類目名稱類目代號類目名稱10干部職工檔案01干部檔案02工人檔案03離退休職工檔案04死亡檔案11聲像檔案01照片02底片03錄音帶04錄像帶12榮譽實物01獎狀02錦旗03獎杯04證書05其它一級類目二級類目類目代號類目名稱類目代號類目名稱13電子檔案01文本02圖片03視頻04音頻一、建立檔案工作體制企業(yè)應建立有

4、分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網絡。二、制定檔案工作管理制度（一）、制定企業(yè)檔案工作規(guī)章制度的要求1、制定本企業(yè)檔案工作的各項規(guī)章制度不能有悖于國家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關于檔案工作的有關規(guī)定，同時內容即要全面又要有針對性。2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點，充分征求企業(yè)內部有關部門的意見，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內容更加切合本單位的工作實際。（二）、企業(yè)檔案工作制度的內容企業(yè)檔案工作制度一般分三部分：第一部分是工作規(guī)章。包

5、括企業(yè)檔案工作規(guī)定（內容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案。第二部分是管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫房管理制度。第三部分是業(yè)務標準規(guī)范。包括檔案整理規(guī)則、檔案分類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標準長遠規(guī)劃。1、三納入、四參加、四同步制度。三納入：將檔案工作納入企業(yè)領導工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作

6、流程；納入企業(yè)有關人員的經濟責任制或崗位責任制。四參加：企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。四同步：企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。2、檔案工作責任追究制度。3、檔案管理應急預案。4、歸檔制度。①歸檔時間中要明確各門類檔案具體的歸檔時間。②歸檔要求中要說

7、明歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有益于長久保存等情況。5、檔案保管制度。6、檔案鑒定銷毀制度。7、檔案保密制度。8、檔案統(tǒng)計制度。9、檔案利用制度。10、檔案保管期限表。11、移交制度。12、電子文件管理制度。13、科技檔案補充更新制度。14、檔案管理系統(tǒng)操作制度。15、庫房管理制度。三、配備檔案管理基礎設施檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架（五節(jié)鐵柜皮或密集架）檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆等）。檔

8、案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設施。四、開展檔案業(yè)務工作（一）、檔案收集1、收集的定義檔案的收集就是檔案室按照有關規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。企業(yè)檔案的收集工作分兩部分：第一部分是管理性檔案的收集。第二部分是科技檔案的收集。