2會議籌劃與管理

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1、會議的籌劃與管理第一模塊：開會之前元素一：會議策劃者他們要負責去做各種各樣的工作。具體來說，他們應具備以下特點:1、對會議策劃者的要求。序號特點是否具備1善于與人共事；2善于解決問題；3善于注意小節(jié)；4善于與人協商；5能夠管理會議財務事宜；6熟悉酒店運作；能夠安排恰倒好處的菜單；7能夠熟練操作電腦；8910能夠熟練地與視聽服務公司打交道；能妥善接待貴賓和外國客人；熟知各種禮儀；行事果斷、執(zhí)著。會議籌劃者的角色是多面的,2、會議籌劃者的任務一般來說，會議策劃人需要做以下T作：制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標；制定會議議程；了解可供使用的

2、場所和設施情況；選擇或提議合適的場所；檢查并比較各項設施；安排交通事宜；協調會務工作人員的活動；招收、培訓會務人員和廣告人員；制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排；視察選定的場所和設施；與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）;確定印刷公司；安排食品、飲料有關事宜；討價還價；同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯系；3、會議策劃項目會議策劃應該包括以下項忖：主題；標志和橫幅；會場裝飾方案；休息室裝飾；視聽效果；演示方案；現場指導排練；開幕式媒體;閉幕式媒體；禮品；會議通知；邀請信；會議文件編制；節(jié)目腳本準備；物品運輸；技術支持；人員和供應

3、商協調；制作安裝；會務組織；會址選擇；代表注冊；飯店預定；服務商協調；申請許可；餐飲；住房分配；娛樂；休閑活動；會前會后旅游；特殊活動；車輛導游；機票預定；會間旅游；專業(yè)參觀。4、會議策劃步驟預計召開會議的日期會議預計召開幾天打算在什么地方召開會議會議形式或者程序是什么需要多大的會場以前開過這樣的會議嗎？結果如何將有多少人到會會議預算是多少與會者對費用開支很在意嗎打算選用什么級別的酒店和設施打算選用最高級的房間標準是什么誰來制作會議邀請函會議需要向與會者打印相關材料嗎會議的發(fā)言人有哪些會議需要什么樣的視聽設備需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次與會者可以攜帶家屬嗎打算

4、為與會者安排一些特別活動嗎/打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎誰來承擔這些活動的費用、元素二：會議的幾個要領一、明確會議的目標。1、會議目標的設定的要求。會議目標必須用書面列明。會議目標必須切合實際。會議目標必須具體而且可以衡量。2、確定會議目標。3、就會議目標達成共識。4、對會議目標進行評估。二、選擇合適的與會者。1、誰該參加會議2、與會者的選擇。對會議目標實現有潛在貢獻的人。能夠因參與會議而獲得好處的人。與會者的構成與結構。三、會議日程的安排。1、會議日程要充分考慮會期、會議議程以及擬用的選舉方式。2、根據議程的具體內

5、容、要求，合理安排日程。3、大會日程的編制要明確具體，使人一目了然。時間、內容、地點和主持人。四、詳細的會議進程時間安排表序號內容注意爭項時間1訂客房和會議室會前3周考察，會前1周確定2確定會務組注意事項a、會議必須確定一個總負責人，如有多個要明確分工。B、動員一定要充分，必須服從統(tǒng)一安排。C、會務組人員要提前處理好自己的工作）會前1周（會前4—5天）3召開會務組動員會a、個人任務分工要明確b、討論并多建議。C、會務組每人都要有一個會務組及相關工作、聯系電話通訊錄，可隨時取得聯系。D、要有一個每日安排表，以時間為順序，包括事務、負責人等，發(fā)放到每個人手中。會前46天

6、4客人悄況了解會前4—15天5確定就餐的酒店初選4—8確定2—56錄象攝影師確定會nij2—7天7會前物品準備A、禮品、資料、記錄木、礦泉水等B、會議FI程表和會議須知的準備C、會議條幅、參會證、指引牌、人名牌、會議接待處、會議通知等。會前1—10天8會場設計與擺設A、由會議主題及與會人員來設計全場B、注意是否有人宗物品的陳設與展示，要備有勞務人員電話，臨時也可用搬家公司應急。C、注意與會嘉賓和領導的座次設計5-7天擺設會前1天9現場設辦公室會no1—2天10接站A、根據接站表統(tǒng)一安排，特殊客人特殊對待。B、會務人員安排。在火車站、飛機場、汽車站，由司機開車接站或者

7、和領導接站。在賓館，重要客人來到，領導要接站。財務人員收費。C賓館發(fā)放房卡，工作人員開房間、發(fā)房卡。接待人員接待簽到，發(fā)放禮品資料。賓館入住要引導，由接站人員兼任，簽到，入房間向導幫拿行李。會前］天11早到客人的安排12攝影錄象A選擇會中休息或散會時拍照，這樣人員整齊，時間緊湊。B捉前選擇好照相地點，注意照相地點是否有車等13票務要在會議須知中體現，讓其早訂票，可讓賓館票務負責14會議通訊錄和合影15送站隨時16會后總結元素三、開會地點一、列出會場清單，及早預定。（1）會場清單。1、商務型酒店和度假型酒店。2、會議中心3、大學和學院4、輪船5、療養(yǎng)地和主題公園6