會(huì)議籌劃方案.ppt

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1、會(huì)議籌劃方案前期工作中期工作后期工作會(huì)議籌劃前期工作前期工作會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：（交通費(fèi)用、會(huì)議室/廳費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、視聽設(shè)備、雜費(fèi)）1、交通費(fèi)用???出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通2、會(huì)議室/廳費(fèi)用會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。3、住宿費(fèi)用住宿費(fèi)

2、除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用中餐及午餐屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。??酒水及服務(wù)費(fèi)通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基

3、本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。5、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。前期工作訂會(huì)場(chǎng)1、選址：以環(huán)西湖的位置為佳，如客戶有特殊要求可另選址2、會(huì)議室大小：考慮擺放桌型、人數(shù)3、會(huì)場(chǎng)類型：魚骨型、U字型、課桌型、雙U型、101型4、投影儀：場(chǎng)租費(fèi)用含否5、茶歇：費(fèi)用6、價(jià)格：半天、全天訂餐：1、地點(diǎn)：入住酒店用餐或者別

4、處用餐2、形式：自助餐、桌餐3、價(jià)格：午餐/晚餐、最低消費(fèi)、餐標(biāo)（不高于300元/桌）魚骨型劇院型雙U型101型課桌型訂房：1、地址：會(huì)議所在酒店2、房型：雙人房、大床房3、早餐：房費(fèi)里含否訂車：1、車型2、出發(fā)地和目的地3、次數(shù)：接送次數(shù)4、發(fā)票：車價(jià)里含否廣告支持類型：噴繪布、燈箱布、黑膠背面、高光燈片尺寸：以適合酒店會(huì)場(chǎng)大小為準(zhǔn)類型：易拉寶、X展架尺寸：1.2m×2m、0.8m×1.8m（詢問客人原圖像大?。圩揽ú牧希杭垼ˋ4、A3）、銅板紙④信紙類型：A4（297mm×210mm）、（90g）B5(250mm×176mm)16K(2

5、60mm×184mm)背景板展架①②前期工作⑤橫幅尺寸：視背景板而言，以不阻礙視線為佳⑥簽到臺(tái)LOGO、講臺(tái)LOGO形式：瀑布式、翅膀式⑦鮮花⑧晚宴抽獎(jiǎng)券尺寸：18cm×5.5cm（總聯(lián)）5.5cm×5.5cm（兌獎(jiǎng)聯(lián)）⑨投影儀流明：3000LM~4000LM幕布：移動(dòng)、固定價(jià)格：200~400元之間⑩指示牌形式：LED翅膀式瀑布式展架指示牌桌卡信紙后期工作根據(jù)實(shí)際報(bào)賬金額制作結(jié)算單與主辦方負(fù)責(zé)會(huì)議人員協(xié)商，做好票據(jù)報(bào)銷入賬工作完善采購合同、結(jié)算單、反饋表發(fā)票復(fù)印留底、寫好一團(tuán)一核撰寫會(huì)議總結(jié)文件存檔協(xié)助會(huì)議主辦方做好會(huì)議工作提前檢查會(huì)議所需

6、設(shè)施會(huì)議期間拍照記錄票務(wù)服務(wù)：為參會(huì)代表提供各地返程飛機(jī)票、汽車票、火車票預(yù)訂服務(wù)接送車：為會(huì)議代表提供接送機(jī)場(chǎng)、車站服務(wù)會(huì)議結(jié)束后結(jié)賬，拿回發(fā)票中期工作注意事項(xiàng)：幻燈片會(huì)前檢查會(huì)議議程會(huì)前檢查前期工作檢查確認(rèn)酒店的地址、聯(lián)系方式接送機(jī)時(shí)間安排會(huì)議期間拍照記錄會(huì)后活動(dòng)內(nèi)容安排控制用餐注意包廂最低消費(fèi)訂車價(jià)是否含發(fā)票撰寫會(huì)議總結(jié)會(huì)議攝影需要注意哪些事項(xiàng)？1．在拍攝時(shí)盡可能接近會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)，能夠在領(lǐng)導(dǎo)面前拍攝，就盡量靠前，要抓緊時(shí)間，選擇好時(shí)機(jī)。2．進(jìn)行拍攝領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，構(gòu)圖還要注意不要去犯一些低級(jí)的構(gòu)圖錯(cuò)誤。譬如：發(fā)言時(shí)麥克風(fēng)遮住了領(lǐng)導(dǎo)的半個(gè)臉、桌

7、面的水平面與領(lǐng)導(dǎo)的脖子等高、領(lǐng)導(dǎo)抽煙或者手拿著煙、會(huì)場(chǎng)煙霧彌漫、把隔壁領(lǐng)導(dǎo)的半個(gè)頭或半只手也拍攝進(jìn)去等等。3．拍攝主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，不要給所拍的人物頭頂留太多的空間，否則就會(huì)造成構(gòu)圖不平衡缺乏美感，很容易把領(lǐng)導(dǎo)拍攝成中年“地中?！?。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一定要少用俯拍鏡頭，特別是對(duì)于高個(gè)子的記者。因?yàn)閺母呓嵌扰臄z人物特寫，會(huì)削弱人物的氣勢(shì)，使觀眾對(duì)畫面中的人物產(chǎn)生居高臨下的優(yōu)越感。畫面中的人物看起來會(huì)顯得矮一點(diǎn)，也會(huì)看起來比實(shí)際更胖。4．此外，會(huì)議中，一些搶眼的背板色彩也要注意，特別是紅色、鮮黃色和深藍(lán)色尤其會(huì)吸引眼睛的注意，畫面中要避免出現(xiàn)跟會(huì)議主要領(lǐng)導(dǎo)沒有關(guān)系

8、但卻會(huì)搶眼的色彩。附錄：謝謝！