《會(huì)議的籌劃與管理》PPT課件

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1、第九講會(huì)議的籌劃與管理1會(huì)議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多開會(huì)的頻率越來越高2現(xiàn)在的企業(yè)會(huì)議有那些通病呢？1、準(zhǔn)備工作不充分2、開會(huì)技巧不佳，經(jīng)常主管一堂言3、會(huì)議過于頻繁4、與會(huì)人員選擇不當(dāng)5、常常把會(huì)議開成批判大會(huì)6、時(shí)間安排不合理、隨意延長會(huì)議時(shí)間7、與會(huì)人員會(huì)議紀(jì)律不強(qiáng)，缺乏基本的禮儀8、會(huì)議地點(diǎn)不合理9、會(huì)而不議、議而不決，決而未果10、會(huì)議的目的不明確3會(huì)議的籌劃與管理會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的善后處理4會(huì)前準(zhǔn)備工作1、安排議題、議程、日程

2、2、擬訂與會(huì)人員名單3、申請(qǐng)會(huì)議所需資金4、會(huì)場(chǎng)布置5、安排食宿和茶水6、發(fā)出會(huì)議通知5安排議題、議程議題的收集和篩選議程6某某會(huì)議議程7月6日上午9點(diǎn)（花園酒店）1、（9：00）開場(chǎng)白2、（9：10）缺席致歉3、（9：20）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、（9：40）各部門銷售情況報(bào)告（10：30）會(huì)間休息5、（10：40）分析產(chǎn)品滯銷問題緣起（12：00）午餐及午休時(shí)間6、（14：00）商討并列出可能的應(yīng)對(duì)之策（15：30）會(huì)間休息（15：40）評(píng)估應(yīng)對(duì)策略，做最后決議（17：00）特別事宜（17：15）其他事宜（17：30）會(huì)議結(jié)束議程開

3、頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)。清楚標(biāo)示項(xiàng)目編號(hào)。明確每一項(xiàng)目的的時(shí)間分配。早上9點(diǎn)是個(gè)不錯(cuò)的開會(huì)時(shí)間，因?yàn)榇丝倘四X最清醒。包括歡迎詞、介紹、會(huì)議目標(biāo)、宣布基本準(zhǔn)則。會(huì)議不宜持續(xù)太長時(shí)間、會(huì)間休息有利于精力的恢復(fù)。午餐、午休時(shí)間不宜繼續(xù)開會(huì)。無人介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超時(shí)肯定令人不快。7擬訂與會(huì)人員名單選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議送交上級(jí)審核8申請(qǐng)會(huì)議所需資金確定會(huì)議規(guī)格申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)口頭書面9會(huì)場(chǎng)布置選擇會(huì)場(chǎng)a.場(chǎng)地大小b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會(huì)設(shè)備d.會(huì)場(chǎng)氛圍e.場(chǎng)地不受外界干擾布置會(huì)場(chǎng)a.附屬設(shè)施b.準(zhǔn)備會(huì)議文件10會(huì)場(chǎng)布置提供完善的會(huì)議場(chǎng)

4、所⊙會(huì)議桌⊙椅子⊙空調(diào)(會(huì)議開始前30分鐘就要打開空調(diào),使會(huì)場(chǎng)溫度適宜)⊙照明.光線(柔和平靜感,比辦室稍暗點(diǎn))⊙書寫工具⊙鐘(失去對(duì)時(shí)間的控制,與會(huì)者的報(bào)告就會(huì)沒完沒了)⊙屏幕⊙放映機(jī)⊙音響11會(huì)議通知需知會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料搜集時(shí)間地點(diǎn)議程:應(yīng)包含開會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間準(zhǔn)備資料與會(huì)人員主辦單位12討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊會(huì)場(chǎng)類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型1314面對(duì)面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對(duì)的兩邊主席

5、坐在團(tuán)隊(duì)成員之間1516顯示等級(jí)如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處171819自由討論如果坦誠的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌主席可坐在任何一個(gè)位置上20布置會(huì)場(chǎng)禮堂式屏幕屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):優(yōu)點(diǎn)是在留有過道的情況下,能最大程度地?cái)[放座椅,缺點(diǎn)是與會(huì)者沒地方放資料,記錄也不便.21布置會(huì)場(chǎng)教室式屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):這種布置風(fēng)格針對(duì)不同的房間面積和與會(huì)者人數(shù)在安排上有一定的靈活性,而且狹長的會(huì)場(chǎng)設(shè)置便于與會(huì)注

6、意力的意中服務(wù)人員入口22布置會(huì)場(chǎng)弦月式屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):因?yàn)橐巫又环旁谧雷拥囊幻?所有的與會(huì)者都面向主持人,方便主持人與與會(huì)者目光交流.服務(wù)人員入口飲料處23布置會(huì)場(chǎng)◆方形中空式評(píng)價(jià):當(dāng)討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反意見的兩派成員坐在長桌的相對(duì)兩邊，有利于決議的順利產(chǎn)生。服務(wù)人員入口24布置會(huì)場(chǎng)橢圓式屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):一般適宜于20人左右的內(nèi)部會(huì)議服務(wù)人員入口飲料處25安排食宿和茶水食宿a.用膳b.住宿茶水26一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì)27角色練習(xí)表演會(huì)議期間奉茶的禮儀28給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放

7、有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。29茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)30上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對(duì)不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面31桌上不能放盤時(shí)，則

8、左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，用手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序32會(huì)間的組織服務(wù)1、簽到2、安排就座3、做好會(huì)議記錄和錄音4、