文件和檔案管理制度

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1、文件和檔案管理制度一、目的為加強公司檔案管理，實現檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本辦法。二、范圍適用于公司各類文件和各類檔案資料的管理。三、職責1、綜合部是公司文件和記錄控制的歸口管理部門，負責文件和檔案資料的發(fā)布和歸檔事宜。2、綜合部是公司安全生產文件和日常記錄檔案的管理部門，根據上級有關文件要求建立健全安全生產各類檔案，并定期向綜合部移交相關文件和檔案資料。四、歸檔范圍1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

2、。2、下列文件資料需歸檔管理：（1）上級部門下發(fā)的文件；（2）報上級部門文件；（3）公司下發(fā)的文件。3、下列安全生產檔案資料需歸檔管理：（1）公司營業(yè)執(zhí)照、許可證等重要證書；（2）管理制度、責任制、操作規(guī)程等匯編資料；（3）安全會議紀要，工作計劃、總結等；（4）安全教育培訓檔案，包括：員工、相關方的教育培訓記錄、考核記錄、證件信息等；（5）勞動防護用品采購及發(fā)放記錄；（6）隱患排查檔案資料；（7）危險源檔案資料；（8）相關方檔案資料，包括簽訂的合同、協議書等；（9）“三同時”檔案資料；（10）職業(yè)衛(wèi)生檢測、職工健康體檢檔案資料；（11）應急預案檔案資料；（12）技術圖紙

3、等資料；（13）上級安全管理部門要求歸檔的其他資料。五、歸檔要求1、立卷歸檔要求（1）各部門應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向綜合部移交。（2）各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。（3）各部門向綜合部移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。（4）歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。（5）為便于安全生產檔案的管理，綜合部應分類別建立各類安全生產檔案，并保持其有效性。2、保管期限各類文件、資料、檔案等至少

4、應保存3年以上，法律法規(guī)有其他要求的，遵循相關規(guī)定執(zhí)行。3、檔案的鑒定與銷毀綜合部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。綜合部對所保存的安全生產檔案進行鑒定，對于保存期限已滿或已失效的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。4、保管形式綜合部應設置公司級檔案室，配備專人管理，綜合部應設置安全生產檔案專柜、指定人員負責檔案的日常管理。六、借閱管理1、公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準，到綜合部填寫檔案借閱單，方可借閱。2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還

5、的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。4、借閱人不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經相關負責人批準。5、借閱的檔案用完后應及時歸還，借用時間一般不得超過10天。6、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。七、更新當法律法規(guī)、政策、標準和上級要求發(fā)生變化時，公司相關部門及時對相關規(guī)章制度和操作規(guī)程進行修訂、報批，并將新獲取檔案保存。