建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問題與對策的探析

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1、建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問題與對策的探析摘要：建設(shè)工程檔案作為反映建筑企業(yè)日常工作的真實(shí)記錄，直接體現(xiàn)建筑企業(yè)的基本職能活動，也是評價(jià)企業(yè)工程建設(shè)工作的資料來源渠道。建筑企業(yè)項(xiàng)目管理、工程建設(shè)等都以檔案作為重要的參考資料，甚至整個(gè)建筑企業(yè)的工作質(zhì)量和管理水平也可以從檔案中體現(xiàn)出來，因此做好檔案管理的各項(xiàng)基本工作，需要從建設(shè)工程的實(shí)際情況出發(fā)，對制約檔案管理規(guī)范化的難點(diǎn)進(jìn)行分析，并針對難點(diǎn)提出相對應(yīng)的規(guī)范化措施。關(guān)鍵詞：建設(shè)工程，檔案管理，問題對策中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：一、建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)存問題新技術(shù)提高建設(shè)工程施工水平的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，而目

2、前建設(shè)工程檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)企業(yè)的發(fā)展：（一）檔案管理意識薄弱建設(shè)工程檔案管理意識薄弱是相對突出的問題，突出表現(xiàn)為：一是檔案信息化管理的興起，建設(shè)企業(yè)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，缺乏領(lǐng)導(dǎo)層足夠的支持和組織保證，二是檔案管理工作經(jīng)歷過長期傳統(tǒng)式發(fā)展，對于很多新鮮的管理理念，一時(shí)間難以全面接受。（-）檔案管理手段有待進(jìn)一步提高建設(shè)工程檔案收集途徑和方法具有單一性特征，一些重要的檔案資料未能收集齊全，或者由于部分檔案信息具有層次性的要求，再加上行政管理手段滯后，在檔案管理模式方面照搬其他企業(yè)模式的問題，致使檔案管理方法不符合本企業(yè)建設(shè)工程的實(shí)際發(fā)展。(三)檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低檔案管

3、理人員在專業(yè)水平方面，僅僅依靠原有的管理經(jīng)驗(yàn)，使得檔案工作距離現(xiàn)代化管理的要求越來越遠(yuǎn)，影響了建設(shè)企業(yè)的止?；顒影l(fā)展。建設(shè)企業(yè)的檔案內(nèi)容種類繁多，如果檔案管理人員的專業(yè)水平不高，很難提高工作效率，建設(shè)企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化僅為-紙空文。另外檔案的制度具有與時(shí)俱進(jìn)的需求，但由于建設(shè)工程管理的復(fù)雜性，很多工作難以在短時(shí)間內(nèi)全部管理到位，因此制度的更新勢必呈現(xiàn)滯后性的特征。二、建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的對策建設(shè)工程檔案的正確管理，關(guān)系到建設(shè)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動的管理效果，針對以上存在的檔案管理問題，筆者提出以下兒方面的管理對策：(-)提高檔案管理的意識檔案管理意識的提高，分為兩個(gè)層面：

4、一是管理層人員檔案管理意識的提高，管理層人員作為企業(yè)的中流砥柱，其管理運(yùn)營理念對企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展形成很大的影響，關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營管理工作的成敗，因此，企業(yè)的管理層人員要將檔案管理工作作為建設(shè)工程的重點(diǎn)工作來抓，按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)作為依據(jù)，組織學(xué)習(xí)活動，在企業(yè)內(nèi)部開展檔案管理工作的宣傳活動，帶頭貫徹檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理的意識，使得人人都意識到檔案管理工作的重要性；二是提高檔案管理人員的管理意識，作為檔案管理工作的一線工作人員，應(yīng)該服從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)和安排，努力提高檔案的規(guī)范化管理水平，保證檔案管理工作的順利開展。（二）提高檔案管理

5、工作的現(xiàn)代化水平目前很多建筑企業(yè)己經(jīng)開始引入信息化建設(shè)的內(nèi)容，除了正常的運(yùn)營管理工作之外，檔案管理作為其中的一個(gè)子系統(tǒng)，也開始步入信息化建設(shè)的開發(fā)和完善階段。1.檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。檔案的數(shù)字化管理主要針對檔案資源的共享問題，提高整個(gè)檔案系統(tǒng)的總體水平。筆者認(rèn)為檔案管理需要一個(gè)統(tǒng)一的平臺，使用統(tǒng)一的檔案管理平臺，落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案的專業(yè)化管理在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)資源的暢通共享。2.進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的管理以項(xiàng)R主管部門為核心，作為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)部門，并設(shè)置專職和兼職工作人員，在項(xiàng)目主管部門的總協(xié)調(diào)之下，對建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行同步的有效管理，做好各項(xiàng)文件資料的移

6、交T作，筆者建議各個(gè)職能管理部門都設(shè)置一個(gè)專職的檔案管理人員，對本部門的資料檔案進(jìn)行集中保管，并及時(shí)移交給檔案管理部門,順利完成歸檔工作。3.健全檔案信息化管理的運(yùn)行機(jī)制。企業(yè)在原有信息化管理運(yùn)行體制的基礎(chǔ)上，以國家相關(guān)的方針政策和法律法規(guī)為標(biāo)準(zhǔn)，指定一名負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案資料的分管和數(shù)據(jù)的管理工作，以便對檔案數(shù)據(jù)資料的質(zhì)量審核和協(xié)調(diào)管理，并結(jié)合建設(shè)工程的實(shí)際，安排數(shù)據(jù)管理崗位的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采集、信息的上傳、信息的加載、信息的提取、信息安全的保護(hù)等。4?加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集的管理。首先是工作流程的數(shù)字化，譬如某項(xiàng)目的建設(shè)，建設(shè)單位在籌劃和開工前期，將檔案導(dǎo)入到信息系統(tǒng)，在項(xiàng)目正式啟動之后

7、，將已經(jīng)歸檔的各項(xiàng)任務(wù)下發(fā)到基層各個(gè)單位，然后參建單位利用檔案管理平臺完成檔案的收集工作，而工程的管理單位認(rèn)真檢驗(yàn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，然后移交和接收檢驗(yàn)合格的檔案。其次是加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的更新工作,建設(shè)工程檔案要實(shí)行動態(tài)的管理,譬如設(shè)備的擴(kuò)建或者改造，新增或者更換的圖紙，都要將原有的紙質(zhì)和電子模式圖紙予以替換或者新增圖紙。再次是建立內(nèi)部制約機(jī)制，讓企業(yè)內(nèi)部重視檔案資料的收集工作，每項(xiàng)工程竣工之后，承包方耍將紙質(zhì)檔案和電子檔案及時(shí)移交到檔案室，山檔案室的工作人員