集采中心合同管理標(biāo)準(zhǔn)

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1、Q/CRPMTLS山西華潤(rùn)聯(lián)盛能源投資有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/CRPMTLS.2201.02.03-2017合同管理標(biāo)準(zhǔn)2017-12-01實(shí)施2017-12-01發(fā)布山西華潤(rùn)聯(lián)盛能源投資有限公司發(fā)布目次前言Il1范圍12規(guī)范性引用文件13術(shù)語(yǔ)與定義14職責(zé)14.1管理團(tuán)隊(duì)14.2集采中心14.3財(cái)務(wù)部14.4煤礦14.5經(jīng)營(yíng)策劃部24.6綜合部25管理活動(dòng)的內(nèi)容與方法25.1本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的流程25.2合同起草25.3合同的執(zhí)行25.4合同臺(tái)賬的管理25.5合同檔案的管理25.6合同糾紛的處理26重要風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制37檢查與考核38報(bào)告

2、與記錄3附錄A（規(guī)范性附錄）流程圖4本標(biāo)準(zhǔn)是按照Q/CRP2301.01.02《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)規(guī)范》給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由山西華潤(rùn)聯(lián)盛能源投資有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)聯(lián)盛公司）管理提升與標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)提出并負(fù)責(zé)解釋。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草部門(mén)：集采中心。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：賀嬪。本標(biāo)準(zhǔn)審核人：宋云杰。本標(biāo)準(zhǔn)審定人：吳超。本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：朱秀社。木標(biāo)準(zhǔn)由山西華潤(rùn)聯(lián)盛能源投資有限公司集采中心歸口管理。本標(biāo)準(zhǔn)2017年首次發(fā)布。合同管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了山西華潤(rùn)聯(lián)盛能源投資有限公司合同管理的職責(zé)、管理活動(dòng)的內(nèi)容與方法、重要風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制、檢查與考核、報(bào)

3、告與記錄等要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于山西華潤(rùn)聯(lián)盛能源投資有限公司合同管理。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注口期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包扌舌所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。中華人民共和國(guó)主席令（九屆15號(hào)）《中華人民共和國(guó)合同法》3術(shù)語(yǔ)與定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)4職責(zé)4.1管理團(tuán)隊(duì)一一總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批20萬(wàn)及以上合同。一一分管副總負(fù)責(zé)審批簽訂合同商務(wù)內(nèi)容?！?cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)審批合同內(nèi)財(cái)務(wù)內(nèi)容。4.2集采中心一一負(fù)責(zé)合同的起草、簽訂?！?fù)責(zé)組織合同會(huì)審、會(huì)

4、簽?！?fù)責(zé)合同的執(zhí)行。——負(fù)責(zé)合同糾紛處理?！?fù)責(zé)合同檔案的管理。4.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同會(huì)審、會(huì)簽?！獏⑴c合同糾紛處理。4.4煤礦負(fù)責(zé)接收合同物資。負(fù)責(zé)反饋物資質(zhì)暈問(wèn)題。4.5經(jīng)營(yíng)策劃部一一參與合同糾紛處理。4.6綜合部——參與合同糾紛處理。5管理活動(dòng)的內(nèi)容與方法5.1本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的流程物資采購(gòu)合同會(huì)簽管理流程（管理流程1的名稱(chēng)）。5.2合同起草5.2.1電子平臺(tái)采購(gòu)合同的起草集采中心合同管理員嚴(yán)格按照煤業(yè)采購(gòu)經(jīng)理傳遞的詢(xún)價(jià)結(jié)果及時(shí)起草合同，不得擅自更改詢(xún)價(jià)數(shù)量、單價(jià)、付款方式，并嚴(yán)格按照詢(xún)價(jià)結(jié)果備注采購(gòu)產(chǎn)品的品牌。5.2.2招

5、標(biāo)合同的起草集釆中心合同管理員在收到定標(biāo)通知書(shū)后30天內(nèi)簽訂合同，并根據(jù)標(biāo)書(shū)要求聯(lián)系相關(guān)部門(mén)簽訂技術(shù)協(xié)議。5.3合同的執(zhí)行5.3.1合同的簽訂集釆中心合同管理員在合同起草后將合同一式七份發(fā)送給供應(yīng)商，并對(duì)第一次合作的廠(chǎng)家發(fā)送供貨指南，在供應(yīng)簡(jiǎn)將合同簽字蓋章發(fā)回我司后由我司簽字蓋章并將其中兩份返回供應(yīng)商處，簽訂合同后敦促?gòu)S家供貨。5.3.2合同的執(zhí)行集釆中心駐礦主管在物資到貨后組織相關(guān)人員根據(jù)合同約定驗(yàn)貨，驗(yàn)貨合格后及時(shí)敦促倉(cāng)儲(chǔ)中心辦理驗(yàn)貨入庫(kù)手續(xù)并將驗(yàn)貨單傳遞回公司；如驗(yàn)貨不合格需及時(shí)反饋公司，由公司負(fù)責(zé)處理。5.4合同臺(tái)賬的管理

6、集采中心合同管理員在合同簽訂后及時(shí)更新合同臺(tái)賬，保證簽訂合同與合同臺(tái)賬相符。并敦促未及時(shí)簽訂合同的廠(chǎng)家簽訂合同，如未簽訂則需核實(shí)未簽訂原因并留存相關(guān)證明資料。合同臺(tái)賬應(yīng)包含所有合同簽訂的相關(guān)信息。5.5合同檔案的管理合同簽訂后，合同管理員將合同會(huì)簽單、詢(xún)價(jià)定標(biāo)資料、緊急計(jì)劃審批單（如有）、合同原件、變更函（如有）等合同簽訂的相關(guān)資料裝訂歸檔，并留存電子檔案。電子檔案應(yīng)與合同一致。5.6合同糾紛的處理采購(gòu)合同物資岀現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題糾紛時(shí)，集采中心應(yīng)及時(shí)上報(bào)煤業(yè)集采中心，并組織相關(guān)部門(mén)人員與廠(chǎng)家談判解決質(zhì)量問(wèn)題。采購(gòu)合同出現(xiàn)付款糾紛時(shí)，應(yīng)組

7、織相關(guān)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，經(jīng)協(xié)商不能處理時(shí)交由公司法務(wù)處理。6重要風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制表1給出了基于本標(biāo)準(zhǔn)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)及控制。表1管理流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及控制流程H標(biāo)/要求關(guān)鍵步驟（編號(hào)）與描述關(guān)鍵步驟責(zé)任部門(mén)、崗位風(fēng)險(xiǎn)事件風(fēng)險(xiǎn)成因控制措施嚴(yán)格執(zhí)行詢(xún)價(jià)定標(biāo)結(jié)果5.2.1集釆中心，合同管理員合同起草嚴(yán)格執(zhí)行中標(biāo)結(jié)果合同簽訂數(shù)量、品牌等弓詢(xún)價(jià)結(jié)果不一致嚴(yán)格執(zhí)行合同管理標(biāo)準(zhǔn)，宣貫相關(guān)制度保證供貨質(zhì)量5.6集采中心，駐礦科長(zhǎng)關(guān)注合同執(zhí)行、質(zhì)量糾紛處理產(chǎn)品質(zhì)量不合格嚴(yán)格執(zhí)行合同管理標(biāo)準(zhǔn)，宣貫相關(guān)制度7檢查與考核對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的管理活動(dòng)進(jìn)行檢查與考核，考核

8、內(nèi)容如下表2所示:表2檢查與考核內(nèi)容序號(hào)考核項(xiàng)H考核指標(biāo)執(zhí)行部門(mén)監(jiān)督部門(mén)1根據(jù)采購(gòu)詢(xún)價(jià)結(jié)果簽訂合同詢(xún)價(jià)結(jié)果簽訂合同情況（是否全部簽訂、未簽訂是否有澄清函或取消函）集采中心煤業(yè)集采中心8報(bào)告與記錄表3給出了執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)形成的報(bào)告和記錄。表3報(bào)告與記錄序