物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)

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1、物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)提要:各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞自合同范文物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。職責(zé)行政部主管負責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。管理處經(jīng)理負責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。管理部負責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。各部門主管負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。辦公區(qū)各崗位工作人員負責(zé)本崗位的日常管理工作。程序

2、要點物品擺放。辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標識。辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。常用辦公設(shè)備的使用。常用辦公設(shè)備包

3、括:電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。電腦。a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。b)啟動與關(guān)閉的一般程序:—啟動電源插座開關(guān);―啟動穩(wěn)壓器開關(guān);—啟動電腦主機開關(guān);―啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);―關(guān)閉電腦程序:首先在”開始”欄選擇”關(guān)閉計算機”對話框,用鼠標點擊'關(guān)閉計算機”,然后按開啟程序的反方向操作。C)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。d)正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進

4、行操作。e)財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。打印機。a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。b)打印機啟動與關(guān)閉的一般程序、--啟動打印機開關(guān);一放好所需打印的紙張;—在電腦對話框進行打印操作;—關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。c)打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作。d)正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進行操作。e)打印文稿須經(jīng)部門負責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。f)打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然

5、后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。復(fù)印機。a)管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源:—開啟復(fù)印機開關(guān),復(fù)印機需自動預(yù)熱;―檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);—復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān);―關(guān)閉復(fù)印機電源插座;—正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進行操作。b)復(fù)印程序:—所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;—復(fù)印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責(zé)人在《

6、打印復(fù)印審批表》上批準簽字后,方可復(fù)印;一復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按”開始”鍵復(fù)印;―復(fù)印機管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認;—如果復(fù)印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。c)復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。a)接收傳真:—傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真

7、紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;--收物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)提要:各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞自合同范文到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);-10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:—傳真機管理員依據(jù)傳真審

8、批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;—文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;一文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。一傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。碎紙機:a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙

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