物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

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1、物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程提要：物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。來自物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。2適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。3職責(zé)物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。4程序要點(diǎn)檔案的編號(hào)公司、管理處編號(hào)：a）物業(yè)管理有限公司編號(hào)為：※※探；b）物業(yè)管理處編號(hào)為：※※探。部門編號(hào)：a）綜合部編號(hào)為:Z?Hb）財(cái)

2、務(wù)部編號(hào)為:c?wc）管理部編號(hào)為:G-wd）項(xiàng)目部編號(hào)為:X?me）工程部編號(hào)為：G?c;年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2017、2017……。檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、…。檔案編號(hào)舉例：a）物業(yè)管理有限公司編號(hào)：探探※-※※-※※※-探探探檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b）管理處編號(hào)：探探探一※※※一※※一※※※一探探探檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)檔案的分類區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類：a）行政、人事類；b）財(cái)

3、務(wù)類；c）物業(yè)管理類；d）保潔類；e）工程維修類；f）保安類全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性，我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法，如：收文類發(fā)文類合同類a）綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報(bào)表類b）財(cái)務(wù)部帳冊(cè)類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c）管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類計(jì)劃總結(jié)類立卷與編制目錄立卷:就是物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程提要：物業(yè)總經(jīng)理審批

4、檔案的借閱申請(qǐng)及清單。綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。來自按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒將檔案分別立卷:a）根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;□□b）在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如:…物業(yè)管理有限公司綜合部收文：※※※-X?Z■收文;--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-c?w報(bào)表;「管理部業(yè)主檔案：※※※一※探探?G?w■業(yè)主檔案。C）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置處，并排列在檔案

5、柜中；d）將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒內(nèi)。編制目錄：a）檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉；b）每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉中，以便查閱。檔案的保管期限檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。檔案的保管檔案保管的工作任務(wù)是：a）便于查閱；b）保證檔案的安全；c）防止檔案的損壞；d）采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。檔案保管的責(zé)任部門：a）財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案；b）綜合部

6、保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門所需保管的資料；c）管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料：d）管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案；e）各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。檔案的保管程序：a）各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員；b）檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一

7、編號(hào)；c）檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦，以便查詢；d）檔案原則上保管原件。檔案的密級(jí)檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通：日）絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;b）機(jī)密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；e）普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。檔案的查閱權(quán)限物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。物業(yè)副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有

8、檔案。其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的查閱/借閱/復(fù)制查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。檔案管理員審核其查閱資格：日）權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理；b）權(quán)限外的，檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù)：屬部門的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司