【9A文】論秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)

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1、【MeiWei_81重點(diǎn)借鑒文檔】論秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)摘要：秘書(shū)作為一項(xiàng)綜合性和專業(yè)性都很強(qiáng)的職業(yè)，它對(duì)其從業(yè)人員有很強(qiáng)的能力要求，而且這些能力要求是一個(gè)關(guān)于秘書(shū)各方面素質(zhì)的龐大體系。為了給即將從事或已經(jīng)從事秘書(shū)工作的人員提供一個(gè)素質(zhì)鍛煉詳細(xì)的內(nèi)容參考，我研究查閱了現(xiàn)有各方面的書(shū)籍和信息，粗略的總結(jié)了秘書(shū)應(yīng)具備的一些基本素質(zhì)，從業(yè)務(wù)素質(zhì)、智能素質(zhì)、心理素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)四方面對(duì)秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)加以論述。關(guān)鍵詞：秘書(shū)工作業(yè)務(wù)素質(zhì)智能素質(zhì)心理素質(zhì)職業(yè)道德素質(zhì)秘書(shū)工作，大約是世界上事務(wù)最繁重、精神最緊張的職業(yè)之一，它是專業(yè)性和綜合性兼有的一門(mén)職業(yè)，因此，秘書(shū)人員

2、更需要一些特殊的素質(zhì)。秘書(shū)工作的基本規(guī)律，決定著秘書(shū)人員的素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)和特殊要求。大致說(shuō)來(lái)，“秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)具備業(yè)務(wù)、智能、心理、道德四種素質(zhì)”[①]，這四種素質(zhì)構(gòu)成了秘書(shū)素質(zhì)的有機(jī)整體。我們將在本文探討秘書(shū)這四種素質(zhì)的具體內(nèi)容。一、秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書(shū)的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書(shū)工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書(shū)的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書(shū)工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對(duì)這三種能力分作介紹。（一）辦事的能力“秘書(shū)部門(mén)是辦事機(jī)構(gòu)，秘書(shū)的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書(shū)工作的重要能力”[②]。“辦事能力”是

3、我們習(xí)慣上的說(shuō)法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。1.調(diào)查研究的能力?！罢{(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)”[③]。調(diào)查研究是秘書(shū)人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報(bào)告、處理公文、處理來(lái)信來(lái)訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書(shū)必須熟練掌握調(diào)查研究的各項(xiàng)程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。2.理解和領(lǐng)會(huì)能力。要有較高的理解領(lǐng)會(huì)能力，關(guān)鍵要聽(tīng)得快，聽(tīng)得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固

4、的記憶力和精湛的品評(píng)力。3.口語(yǔ)表達(dá)能力?！綧eiWei_81重點(diǎn)借鑒文檔】【MeiWei_81重點(diǎn)借鑒文檔】這是對(duì)秘書(shū)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話這是一門(mén)學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會(huì)說(shuō)話最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚；表達(dá)準(zhǔn)確；懂得說(shuō)話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。4.應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和方案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不太相符，甚至大相徑庭；有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速作出決策，一案不行另?yè)Q

5、一案，原則不變，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門(mén)學(xué)問(wèn)，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個(gè)秘書(shū)如果很善于交際，見(jiàn)面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會(huì)比較高?！敖浑H能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對(duì)于秘書(shū)人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”[④]，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無(wú)足輕重。還有其他一些能力。總之，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。（二）較強(qiáng)的文字處理能力文字處理能力是秘書(shū)人員的基本功。秘書(shū)幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書(shū)成為“秀才”，道理正在于此?！懊貢?shū)人員的文字處理能力，不

6、是單純的文筆技巧問(wèn)題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書(shū)人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫(xiě)作實(shí)踐。只有在寫(xiě)作實(shí)踐中進(jìn)一步對(duì)有關(guān)寫(xiě)作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫(xiě)多練。（三）熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能“隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書(shū)人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備”[⑥]。這

7、些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書(shū)法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對(duì)技術(shù)。在目前條件下，秘書(shū)人員應(yīng)掌握的主要技能有：會(huì)使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡(jiǎn)單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會(huì)用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書(shū)人員不僅要學(xué)會(huì)硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書(shū)業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書(shū)隊(duì)伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段?！綧eiWei_81重點(diǎn)借鑒文檔】【MeiWei_81重點(diǎn)借鑒文

8、檔】二、智能素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書(shū)