office辦公軟件培訓課件.ppt

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1、OFFICE辦公軟件培訓信息化發(fā)展應用部2010年10月目錄一、Excel圖表制作二、Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析三、Excel函數(shù)運用四、其它圖表用于總結規(guī)律和傳遞特定信息，是數(shù)據(jù)的可視表現(xiàn)，強調數(shù)據(jù)之間的關系，且圖表具有動態(tài)性，有助于發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)所不能注意的趨勢和模式。圖表用于總結規(guī)律和傳遞特定信息，是數(shù)據(jù)的可視表現(xiàn)，強調數(shù)據(jù)之間的關系，且圖表具有動態(tài)性，有助于發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)所不能注意的趨勢和模式。一、圖表制作方法創(chuàng)建圖表的方法：1、一鍵生成法：F112、自由點取法：使用圖表工具欄，選擇圖表類型。操作：視圖-工具欄-圖表3、按部就班法：使用圖表向導。操作：插入-圖表，分

2、4步完成圖表的制作。生成基本圖表后，通過右鍵各功能按鈕進行信息完善，如“圖表選項”。如何將此圖片快速、準確的移動到PPT中？1、shift+編輯，復制圖片2、照相功能(工具-自定義-命令-工具-照相機)二、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析1、在Excel工作表的數(shù)據(jù)列表中插入分類匯總分類匯總功能可實現(xiàn)把所有記錄根據(jù)要求條件進行匯總。示例二：分類匯總.xls插入外部分類匯總方法：1、選中需進行分類匯總的源數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊工具欄“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”2、“分類匯總”對話框中各項說明:a、在“分類字段”框中，單擊外部分類匯總的列。在右面的示例中，應當單擊“地區(qū)”。b、在“匯總方式”框中

3、，單擊要用來計算分類匯總的匯總函數(shù)。在右面的示例中，應當選擇“求和”。c、在“選定匯總項”框中，對于包含要計算分類匯總的值的每個列，選中其復選框。在上面的示例，應當選擇“月銷售額”。d、如果想按每個分類匯總自動分頁，請選中“每組數(shù)據(jù)分頁”復選框。e、若要指定匯總行位于明細行的上面，請清除“匯總結果顯示在數(shù)據(jù)下方”復選框。若要指定匯總行位于明細行的下面，請選中“匯總結果顯示在數(shù)據(jù)下方”復選框。f、通過重復以上步驟，可以再次使用“分類匯總”命令，以便使用不同匯總函數(shù)添加更多分類匯總。若要避免覆蓋現(xiàn)有分類匯總，需清除“替換當前分類匯總”復選框。二、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析2、

4、數(shù)據(jù)篩選篩選是查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對某列指定。不滿足條件的數(shù)據(jù)被隱藏。篩選功能支持多列篩選，且每次篩選是在上次篩選結果的基礎上進行篩選，減少了數(shù)據(jù)的子集。對于篩選過的數(shù)據(jù)子集，無需重新排列、移動便可復制、查找、打印等。為獲得最佳結果，同一列的數(shù)據(jù)格式必須相同，不能混合使用文本、數(shù)值等格式，否則篩選結果按出現(xiàn)次數(shù)多的數(shù)據(jù)類型值執(zhí)行。Excel提供了兩種篩選區(qū)域的命令：a、自動篩選：包括按選定內容篩選，它適用于簡單條件。b、高級篩選：適用于復雜條件。高級篩選對話框中“等于”是對數(shù)字或字符串的，篩選出與所選

5、數(shù)字或字符串完全一樣的內容。“始于”、“包含”等是針對字符串的，比如有ABCADBC這三個字符串，使用“始于”功能，后面框中輸入A，就會把ABC與AD這兩個字符串篩選出來。二、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析3、Excel中“高級篩選”刪除重復記錄當表格中有重復記錄時，可用“高級篩選”功能刪除重復記錄。示例：示例四：其它.xls具體方法：選中表中所有記錄，選擇“數(shù)據(jù)-篩選-高級篩選”，單擊“將篩選結果復制到其它位置”，在“復制框”中輸入單元格引用，選中“選擇不重復的記錄”后確定。特別說明：選取粘貼單元格時，一定要確保與數(shù)據(jù)源區(qū)域列數(shù)相同二、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析3、多表間數(shù)據(jù)計算如何

6、把多個格式一致的報表數(shù)據(jù)匯總顯示到一個總表中使用公式？文件目錄變更時公式隨之變更，公式長度受限制，僅支持30個求和參數(shù)。使用“合并計算”功能便能輕松快捷實現(xiàn)多表間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。使用“合并計算”功能要求各表需要具備的條件：每個區(qū)域分別置于單獨的工作表中。不要將任何區(qū)域放在需要放置合并的工作表中。且每個區(qū)域具有相同的布局。設置要合并的數(shù)據(jù)操作方法1、創(chuàng)建一個新表，用來保存匯總后數(shù)據(jù)，選擇其中一個單元格，作為合并后數(shù)據(jù)計算存放的第一個單元格。2、打開“數(shù)據(jù)”—“合并計算”，在“函數(shù)”框中，單擊需要用來對數(shù)據(jù)進行合并的匯總函數(shù)。3、單擊“引用位置”框，再單擊要進行合并

7、的第一個區(qū)域的工作表標簽，鍵入?yún)^(qū)域的給定名稱，再單擊“添加”。對每個區(qū)域重復這一步驟。如果要在源區(qū)域的數(shù)據(jù)更改的任何時候都自動更新合并表，并且確認以后在合并中不需要包括不同的或附加的區(qū)域，請選中“創(chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接”復選框。Excel不將源數(shù)據(jù)中的行或列標志復制到合并中。如果需要合并數(shù)據(jù)的標志，需從源區(qū)域進行復制或手工輸入？=sum(‘D:績效1.xls]互評模板’!$Y$19,‘D:績效2.xls]互評模板’!$Y$19,‘D:績效[3.xls]互評模板’!$Y$19)？EXCEL函數(shù)的作用：簡化公式、實現(xiàn)其它方法無法實現(xiàn)的計算、提高編輯數(shù)據(jù)

8、的速度、實現(xiàn)判斷功能。EXCEL中包含財務、統(tǒng)計、數(shù)