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1、流程圖的繪制方法【本講重點(diǎn)】流程圖的有關(guān)問題繪制流程圖?生活中的一條原則：如果一件事情我不能在5分鐘之內(nèi)解釋清楚，我就不會(huì)去使用它?！ 评铡た肆_斯比（由公司經(jīng)理轉(zhuǎn)成的福音傳道者）?流程圖的有關(guān)問題?1．流程圖的通常畫法——矩陣式流程圖?表3－1 矩陣式流程圖?總裁運(yùn)營(yíng)總監(jiān)生產(chǎn)管理部長(zhǎng)物流公司經(jīng)理營(yíng)銷公司經(jīng)理子公司的經(jīng)理1??????2??????3??????4??????5??????6??????7??????8??????9??????橫坐標(biāo)表示部門和崗位的名稱，從左上角開始，級(jí)別從高向低逐步下降
2、。部門或者崗位的名稱也要編碼，一般用英文字母表示，比如總裁用Ａ，部門總監(jiān)用Ｂ，生產(chǎn)管理部用Ｃ，物流中心用Ｄ，營(yíng)銷公司用Ｅ，工廠或者子公司用Ｆ等等?？v坐標(biāo)是時(shí)間順序，即先做何事，后做何事，按照時(shí)間順序編為1、2、3、4、5、6、7、8、9、10。?2．流程圖的層次◆第一個(gè)層次是公司級(jí)的。即全公司的主導(dǎo)業(yè)務(wù)流程、公司的決策流程等?！舻诙€(gè)層次是職能部門的。例如人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)、生產(chǎn)管理、計(jì)劃管理流程等?！舻谌齻€(gè)層次是某一個(gè)部門內(nèi)部的。例如人力資源管理中的員工管理、薪酬管理、培訓(xùn)管理及考核管理流程等。?
3、3．流程圖的編號(hào)◆公司代號(hào)——×（表示第×個(gè)層次）——×××（表示第×個(gè)層次的第×××張圖）。◆編號(hào)為管理信息化提供依據(jù)?！粼贓RP等系統(tǒng)里，編號(hào)代表節(jié)點(diǎn)。◆節(jié)點(diǎn)一定要有編號(hào)，而且這個(gè)編號(hào)是唯一的?！袅鞒虉D下面要注明公司名稱、編制單位、編制人和密級(jí)?！魳?biāo)明流程圖的頁數(shù)?！糇⒚髁鞒痰闹鞴懿块T。?4．圖示方法◆流程圖不要太復(fù)雜，一般只用三種圖形：■第一種圖形 橢圓，只表示開始和結(jié)束兩個(gè)節(jié)點(diǎn)?！龅诙N圖形 矩形，表示任務(wù)?！龅谌N圖形 菱形，表示判定。例如審批這種環(huán)節(jié)都用菱形?！暨M(jìn)口、出口與交叉通常矩形和菱形都要求
4、有進(jìn)口和出口，如果只有進(jìn)口沒有出口，或者只有出口沒有進(jìn)口，都說明流程圖有問題。一些工作做完以后，并不一定和其他人有關(guān)系，就要用一條曲線表示結(jié)束。例如某計(jì)劃總裁批準(zhǔn)后，交檔案室存檔，就要用虛線和表示結(jié)束的橢圓形連接。兩條線交叉時(shí)用拐彎的箭頭，表示兩條線并未相交，不存在節(jié)點(diǎn)。?5．管理標(biāo)準(zhǔn)和管理表單管理標(biāo)準(zhǔn)是一種表格，與流程圖相匹配，是對(duì)流程圖的解釋。◆第一欄是任務(wù)名稱。◆第二欄是跟流程圖對(duì)應(yīng)的節(jié)點(diǎn)。流程圖中不明白的地方，依據(jù)節(jié)點(diǎn)查管理標(biāo)準(zhǔn)?！舻谌龣谑侨蝿?wù)程序和重點(diǎn)，也是最核心的一欄。例如年度生產(chǎn)計(jì)劃表有三個(gè)程序
5、，第一個(gè)是生產(chǎn)管理部編制的公司生產(chǎn)計(jì)劃，第二個(gè)是報(bào)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)審查的程序，第三個(gè)是報(bào)公司總經(jīng)理審批的程序。管理表單就是對(duì)各種管理工作規(guī)定的規(guī)范化表格。設(shè)計(jì)表格時(shí)要考慮與管理信息化系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，要有節(jié)點(diǎn)號(hào)。?6．繪制流程圖的步驟◆第一步 描述公司原來的管理流程。◆第二步 重新界定參與流程的部門和范圍。流程再造的前提是組織結(jié)構(gòu)的流程化，哪個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生變動(dòng)，都要重新調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。例如物流中心跟銷售公司合并了，流程圖就要重新界定。?7．繪制流程圖的原則◆完整性。描述流程時(shí)要表達(dá)完整，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)不要遺漏和重復(fù)?！艉?jiǎn)明性。圖文表
6、達(dá)要簡(jiǎn)潔明了，如果原有的流程看起來不簡(jiǎn)潔，或者不清楚，在描述的時(shí)候要注意把這幾個(gè)流程矩形方塊用紅筆圈一下，提示那將是改造的對(duì)象?！舯阌谟?jì)算機(jī)操作。重點(diǎn)是流程圖、節(jié)點(diǎn)的編號(hào)和管理標(biāo)準(zhǔn)的制作等。?繪制流程圖?【案例】圖3－1 公司主導(dǎo)業(yè)務(wù)流程示意圖?第一階段 市場(chǎng)開發(fā)?1．節(jié)點(diǎn)Ａ2，市場(chǎng)開發(fā)◆營(yíng)銷部進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、公關(guān)活動(dòng)及客戶開發(fā)?！魻I(yíng)銷部業(yè)務(wù)員與客戶洽談，獲得業(yè)務(wù)定單?！魧⒍▎螆?bào)送生產(chǎn)技術(shù)部和財(cái)務(wù)部評(píng)審。?2．節(jié)點(diǎn)Ｂ3、Ｇ3，合同評(píng)審◆生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)車間生產(chǎn)能力和生產(chǎn)計(jì)劃安排評(píng)審營(yíng)銷部報(bào)送的定單?！糌?cái)務(wù)部根據(jù)毛
7、利率評(píng)審營(yíng)銷部報(bào)送的定單?！魧⒃u(píng)審?fù)ㄟ^的定單通知營(yíng)銷部。?3．節(jié)點(diǎn)Ａ4，簽訂合同◆營(yíng)銷部與客戶簽訂合同。◆根據(jù)簽訂的合同向生產(chǎn)技術(shù)部下達(dá)承接任務(wù)單。?第二階段 安排生產(chǎn)?1．節(jié)點(diǎn)Ｂ5，安排生產(chǎn)計(jì)劃◆生產(chǎn)技術(shù)部向車間下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單和限額領(lǐng)料單。?2．節(jié)點(diǎn)Ｅ5，車間生產(chǎn)◆按任務(wù)單向各班組下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)?！舾靼嘟M安排生產(chǎn)計(jì)劃。?3．節(jié)點(diǎn)Ｅ6，印刷或后加工◆按照定單的要求安排印刷或后加工生產(chǎn)?！舫窒揞~領(lǐng)料單領(lǐng)取紙張和生產(chǎn)輔料?！糍|(zhì)檢員進(jìn)行生產(chǎn)過程中的檢驗(yàn)。?4．節(jié)點(diǎn)Ｆ6，發(fā)放材料◆物資供應(yīng)部及時(shí)按生產(chǎn)需要發(fā)放材料。?5
8、．節(jié)點(diǎn)Ｄ6，生產(chǎn)過程中的檢驗(yàn)◆質(zhì)量保證部的質(zhì)檢人員參與生產(chǎn)過程檢驗(yàn)，隨時(shí)把好質(zhì)量關(guān)。◆進(jìn)行各次檢驗(yàn)的原始記錄。?6．節(jié)點(diǎn)Ｄ7，完工檢驗(yàn)◆質(zhì)量保證部根據(jù)質(zhì)檢要求完成出廠檢驗(yàn)工作?！魧⒊善愤\(yùn)送成品庫?！粜枰a(bǔ)印和返工的產(chǎn)品，由車間下達(dá)補(bǔ)印單。?7．節(jié)點(diǎn)Ｃ7，成品入庫◆將成品入庫?！舾鶕?jù)合同的交貨種類、日期等做好詳細(xì)記錄。?第三階段 交貨?1．節(jié)點(diǎn)Ｂ7，送貨◆生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)營(yíng)銷部與客戶商定的交貨時(shí)間安排送
