流程圖繪制方法.doc

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1、附錄一：流程圖繪制方法（一）選用流程圖的符號(hào)國(guó)際上通用的一種流程圖是“矩陣式流程圖”，這種流程圖分成縱、橫向兩個(gè)方向，縱向表示工作的先后順序，橫向則表示承擔(dān)該項(xiàng)工作的部門和職位，通過(guò)縱、橫兩個(gè)方向的坐標(biāo)，就可以達(dá)到流程管理的要求，既解決了先做什么、后做什么的順序問(wèn)題，又解決了由誰(shuí)來(lái)做的責(zé)任問(wèn)題。在流程圖中，不同的符號(hào)有不同的含義，在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)統(tǒng)一使用。對(duì)于矩陣式流程圖，美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)學(xué)會(huì)（ANSI）規(guī)定出如下管理流程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)。1.流程的開始或結(jié)束，用橢圓來(lái)表示。2.具體任務(wù)或工作，用矩形來(lái)表示。3.需要決策的事項(xiàng)，用菱形來(lái)表示。4

2、.流程線，用帶箭頭的直線來(lái)表示。5.信息來(lái)源，用倒梯形來(lái)表示。6.信息儲(chǔ)存與輸出，用平行四邊形來(lái)表示。流程設(shè)計(jì)常用符號(hào)如圖9-1所示。橢圓——流程的開始或結(jié)束矩形——具體任務(wù)或工作菱形——需要決策的事項(xiàng)帶箭頭的直線——流程線倒梯形——信息來(lái)源平行四邊形——信息儲(chǔ)存與輸出圖9-1流程圖常用符號(hào)示例實(shí)際上，管理流程設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)遠(yuǎn)不止上述所列的。為了使流程圖簡(jiǎn)潔、明了，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要，使用其中的一部分即可。一般情況下，只使用1-4項(xiàng)規(guī)定的4種符號(hào)就基本可以滿足繪制流程圖的需要了。（二）流程圖的繪制說(shuō)明1.流程圖的縱、橫坐標(biāo)短陣式流程

3、圖分成縱、橫兩個(gè)方向，縱向表示工作的先后順序，橫向表示承擔(dān)該項(xiàng)工作的部門和職位，從圖的左上角開始，職位級(jí)別從高到低排列。通過(guò)縱、橫兩個(gè)方向的坐標(biāo)，就可以將某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作明確定位，使業(yè)務(wù)流程一目了然。2.流程圖的層次級(jí)別一般來(lái)說(shuō)，物業(yè)公司的流程圖可分為一、二、三級(jí)。（1）一級(jí)流程圖即企業(yè)級(jí)的流程圖，如企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策流程圖、主導(dǎo)業(yè)務(wù)流程圖等。（2）二級(jí)流程圖即部門級(jí)的流程圖，如秩序管理流程圖、環(huán)境管理流程圖、人力資源管理流程圖等。（3）三級(jí)流程圖即部門內(nèi)具體工作的流程圖，如業(yè)主入住管理流程圖、物業(yè)報(bào)修服務(wù)流程圖、物業(yè)費(fèi)用收繳流程圖等。流程圖

4、應(yīng)該是環(huán)環(huán)相套的。上一個(gè)級(jí)別的流程圖中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，到下一個(gè)級(jí)別可能就會(huì)演化成一張流程圖。3.繪制流程圖的注意事項(xiàng)繪制流程圖時(shí)，企業(yè)一般要注意以下七個(gè)方面。（1）流程圖要做好編號(hào)，上、下方各欄也要清晰填寫，以便于信息化管理及企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門存檔管理。（2）要在圖中描述出流程的起點(diǎn)和終點(diǎn)，整個(gè)流程是一個(gè)從“開始”到“結(jié)束”的閉環(huán)過(guò)程。（3）要一一繪出流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，避免遺漏。繪制時(shí)，可先考慮以下6個(gè)問(wèn)題：誰(shuí)（Who）、什么（What）、為什么（Why）、何處（Where）、何時(shí)（When）、如何（How）。這樣，有助于大家全面思考問(wèn)題，不

5、致遺漏流程項(xiàng)目。（4）要注意流程節(jié)點(diǎn)的連接方式，弄清楚是并行連接還是串行連接，每一節(jié)點(diǎn)的工作事項(xiàng)一定要與相應(yīng)的職位對(duì)應(yīng)。（5）要注意流程線的指向。（6）要將流程節(jié)點(diǎn)中的一些關(guān)鍵輸入輸出變量在流程圖上標(biāo)示出業(yè)。（7）流程圖要盡量簡(jiǎn)要明了，不太重要的內(nèi)容和解釋說(shuō)明性的文字可在流程說(shuō)明中表述，而不必表現(xiàn)在流程圖中。在實(shí)際操作中，流程圖的制作最好通過(guò)公司中高層領(lǐng)導(dǎo)討論的方式來(lái)進(jìn)行，也可讓公司的員工代表參與進(jìn)來(lái)，這樣可以集思廣益，有助于流程的優(yōu)化。在討論時(shí)可以在預(yù)先準(zhǔn)備的白板上，以報(bào)事貼代表任務(wù)，來(lái)繪制流程草圖，由于報(bào)事貼可以隨時(shí)粘貼、隨時(shí)取

6、下，便于修改。在討論確定之后，再由一位員工執(zhí)筆，并最終確定的流程圖描述下來(lái)。