淺議工程檔案管理中存在問(wèn)題和措施

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1、淺議工程檔案管理中存在問(wèn)題和措施　　摘要：本文結(jié)合了作者多年的工作總概述了當(dāng)前工程檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的一些處理方法，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步提高工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案管理；處理措施中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1工程檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題1．1檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)7淺議工程檔案管理中存在問(wèn)題和措施　　摘要：本文結(jié)合了作者多年的工作總概述了當(dāng)前工程檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的一些處理方法，強(qiáng)化檔案管理意

2、識(shí)，切實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步提高工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案管理；處理措施中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1工程檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題1．1檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)7主要有四個(gè)方面：(1)一般情況下一項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后，就交付給業(yè)主使用，短期內(nèi)沒(méi)有出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，施工企業(yè)也就認(rèn)為大功告成，隨即將有關(guān)施工檔案束之高閣。對(duì)于施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，工程檔案即使有用，也只是一些如竣工驗(yàn)收證書或竣工圖等少量部分有用，至于其它大部分工程檔案也就暫時(shí)沒(méi)有用了，因此，有些人對(duì)施工企業(yè)的工程檔案重視

3、不夠，甚至認(rèn)為城建檔案館與建設(shè)單位已經(jīng)存檔了，我們施工企業(yè)再存檔是多余的。(2)由于當(dāng)前社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的手工工作方法，保管設(shè)施和存檔設(shè)備過(guò)于陳舊；往往是只有紙質(zhì)的，沒(méi)有電子的，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。(3)一些中小型施工單位往往只強(qiáng)調(diào)工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)工程技術(shù)資料不重視，沒(méi)有專職的內(nèi)業(yè)資料員，一個(gè)資料員往往要兼職幾個(gè)施工單位的內(nèi)業(yè)資料整理工作，每個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中雖然有數(shù)個(gè)單位對(duì)其進(jìn)行

4、質(zhì)量與安全檢查，但是有些資料是為了應(yīng)付檢查而補(bǔ)做的。(4)許多中小城市對(duì)建設(shè)工程技術(shù)檔案還沒(méi)有專門的收藏機(jī)構(gòu)，檔案往往被丟失或損壞，檔案管理的不完善就對(duì)以后城市規(guī)劃、改造、建設(shè)提供不出有效的資料，因此會(huì)造成失誤和損失。1．2檔案管理的基礎(chǔ)工作不扎實(shí)7主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：(1)檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。目前機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問(wèn)題是：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。(2)內(nèi)業(yè)資料文字多，影像圖片少，尤

5、其是一些隱蔽工程沒(méi)有影像圖片而僅有文字記錄，難以令人信服，使內(nèi)業(yè)資料不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況。(3)一些項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符，竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，無(wú)設(shè)計(jì)與竣工數(shù)量對(duì)照表，由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失真。(4)某些工程項(xiàng)目不重視平時(shí)的資料積累，資料內(nèi)容制作缺乏真實(shí)性，施工中有些材料已經(jīng)使用而材料質(zhì)量證明后來(lái)才到，造成質(zhì)保資料與施工進(jìn)度不同步，極易出現(xiàn)工程質(zhì)量漏洞。1．3檔案管理的人才匱乏檔案

6、管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)目前，我國(guó)從事工程檔案管理的大部分人員存在知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)層次低等問(wèn)題。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多。這些人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉。另外，大多數(shù)檔案管理人員是兼職的，業(yè)務(wù)生疏，缺少必要的檔案管理技能。另外，由于管理資金短缺、檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)

7、、檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致后續(xù)的資金投入嚴(yán)重不足，無(wú)力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備，也進(jìn)一步加劇了人才引進(jìn)困難，甚至人才流失的惡性循環(huán)局面。2加強(qiáng)工程檔案管理工作應(yīng)采取的措施7工程檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，是讓建設(shè)單位與施工企業(yè)一道去實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，是一切有組織的集體活動(dòng)所不可缺少的要素。做好工程檔案管理工作，首先要從管理本身的基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，在這里人是管理的第一要素。只有明確了檔案管理的真實(shí)意義，我們才能制定有效的管理措施，進(jìn)而實(shí)

8、施有效的管理。2．1立法建制，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)近幾年來(lái)，我國(guó)檔案法律法規(guī)體系逐步完善，在國(guó)家頒布了《檔案法》及其實(shí)施辦法等一系列法規(guī)之后，各個(gè)省市也隨之制定了相應(yīng)的地方性法規(guī)。在工程建設(shè)方面，國(guó)家檔案局與國(guó)家計(jì)委分別于1988～20O1年頒布了《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行辦法》等一系列規(guī)章制度，為進(jìn)一步做好工程檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了