辦公軟件使用小技巧.ppt

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1、辦公軟件使用小技巧Word實(shí)用操作技巧**插入特定文字對(duì)于要經(jīng)常輸入的文字段，每次都一個(gè)字一個(gè)字的敲入，確實(shí)很麻煩！其實(shí)可以把它制成一個(gè)按鈕放在工具欄里，以后需要時(shí)，用鼠標(biāo)一點(diǎn)即可。方法是：在“插入”/自動(dòng)圖文集/自動(dòng)圖文集中添加一項(xiàng)“特定文字”，然后打開“自定義”對(duì)話框，選取“命令”選項(xiàng)，在“類型”列表框中單擊“自動(dòng)圖文集”，在右邊命令框中找到剛才添加的“特定文字”項(xiàng)，將其拖放到工具欄即可。**一次保存全部WORD文檔.如果要打開多個(gè)Word文檔，修改完之后，需要對(duì)每個(gè)文檔逐一進(jìn)行保存。其實(shí)在Word中提供了全部保存的功能，能夠一次保存全部Word文檔。按住Shift鍵，然后點(diǎn)擊Word

2、菜單中的“文件”，會(huì)在彈出的菜單中多出“全部保存”和“全部關(guān)閉”兩個(gè)選項(xiàng)，點(diǎn)擊“全部保存”按鈕即可。**隱藏Office剪切板在Word中，按下CTRL+C組合鍵兩次，窗體右側(cè)便會(huì)出現(xiàn)剪切板任務(wù)窗格，有時(shí)候我們并不想讓它顯示出來(lái)，如何隱藏它呢？點(diǎn)擊剪切板任務(wù)窗格下方的“選項(xiàng)”按鈕，然后選中“收集而不顯示OFFICE剪切板”。在WORD中隱藏文字有時(shí)候我們不希望別人看到自己在WORD上所寫的文字，要隱藏它。方法是：選中要隱藏的文字，然后點(diǎn)擊主菜單欄中的“格式”--“字體”，在“字體”選項(xiàng)卡中，選中“隱藏文字”。而要查看文檔中的隱藏文字該怎么辦呢？可以點(diǎn)擊“常用”工具欄中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記

3、”按鈕。用密碼保護(hù)好你的文檔點(diǎn)擊主菜單中的“工具”--“選項(xiàng)”，然后點(diǎn)擊“安全性”選項(xiàng)卡，在“打開權(quán)限密碼”處輸入密碼，然后按下回車鍵，這時(shí)彈出“確認(rèn)密碼”對(duì)話框，再次輸入密碼后，點(diǎn)擊“確定”。這樣一來(lái)，以后一旦要打開此文件，就要先輸入密碼，否則文檔無(wú)法打開。在Word中，我們插入頁(yè)眉頁(yè)腳時(shí)，頁(yè)眉總會(huì)有很煩人的橫線，如何去掉這根橫線呢,總結(jié)了四種方法。方法一：雙擊頁(yè)眉，打開“頁(yè)眉和頁(yè)腳”界面，再點(diǎn)擊“格式”--“邊框和底紋”，選擇“邊框”選項(xiàng)卡中的“無(wú)”并應(yīng)用于段落。方法二：打開"視圖"--"任務(wù)窗格"，選擇"樣式和格式"，雙擊文檔中的頁(yè)眉部分，在任務(wù)窗格中點(diǎn)"頁(yè)眉"旁邊的下拉三角，選擇"

4、修改"。選擇"格式"--"邊框"，選擇"無(wú)"可以去掉所有的邊框線。方法三：打開"視圖"--“任務(wù)窗格”，選擇“樣式和格式”，雙擊文檔中的頁(yè)眉部分，將“樣式”圖表欄里面的“頁(yè)眉”換成“正文”。方法四：雙擊頁(yè)眉,打開“頁(yè)眉和頁(yè)腳”界面，再點(diǎn)擊“格式”--“邊框和底紋”，選擇“邊框”選項(xiàng)卡中的“方框”，顏色選“白色”并應(yīng)用于“段落”。**替換為特殊格式的字體要將文檔中的某個(gè)詞或字統(tǒng)一替換為另一種格式，例如將“XP”改為斜體、下劃線的字體格式，可以這樣操作：?jiǎn)螕舨藛巍熬庉?替換”，在“查找內(nèi)容”中輸入“XP”，在“替換為”中同樣也輸入“XP”，然后打擊“高級(jí)”選項(xiàng)，打開“格式”菜單，將字體設(shè)置為斜

5、體、下劃線，最后單擊“全部替換”。**一次插入多個(gè)圖片要在文檔中插入多個(gè)圖片，沒(méi)必要一個(gè)一個(gè)的插入，你可以單擊菜單“插入/圖片/來(lái)自文件”，然后在插入圖片對(duì)話框中，按住Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)逐個(gè)點(diǎn)擊要添加的圖片，最后按“插入”即可。**將文字替換為圖片具體方法是：先把圖片復(fù)制到剪貼板中，然后打開替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”框中輸入將被替換的文字，接著在“替換為”框中輸入“^c”（注意：c必須是小寫的半角字符），單擊替換即可?！癪c”的含義是讓W(xué)ordXP以剪貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”框中的內(nèi)容，因此“^c”還可替換包括回車符在內(nèi)的大段文本。**節(jié)約打印紙張的技巧WordXP中新引入的縮放

6、功能通過(guò)在一張紙上打印幾頁(yè)文檔來(lái)節(jié)約紙張。方法是：在屏幕上顯示有文檔時(shí)，選擇“文件”/打印，然后把鼠標(biāo)移到對(duì)話框右下角的“縮放”區(qū)，在“每頁(yè)的版數(shù)”域選擇一個(gè)合適的數(shù)字，使“按紙型縮放”選項(xiàng)仍然保持缺省的“無(wú)縮放”，然后點(diǎn)擊“OK”按鈕。EXCEL實(shí)用操作技巧**多工作表同時(shí)錄入技巧有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)遇到這樣一個(gè)問(wèn)題，幾個(gè)工作表需要在同一位置錄入相同的數(shù)據(jù)，如果每次都是自己一個(gè)工作表一個(gè)工作表這樣錄入的話，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。Excel為我們提供了一個(gè)被稱為工作表組的功能，將幾個(gè)工作表組合到一起后，無(wú)論在其中任何一個(gè)工作表中輸入的數(shù)據(jù)，都會(huì)被自動(dòng)復(fù)制到其他工作表的相同位置。而且不光是數(shù)值，就連格式和

7、公式也能夠自動(dòng)復(fù)制。1.首先要按住Ctrl鍵再用鼠標(biāo)依次點(diǎn)擊每個(gè)需要組合的工作表標(biāo)簽，將它們組合在一起（工作表組合支持跳躍式選擇），操作完畢后，您會(huì)發(fā)現(xiàn)工作表的標(biāo)題區(qū)中已經(jīng)顯示了“工作組”字樣了。2.隨后在任何一個(gè)成組工作表中輸入需要的數(shù)據(jù)即可。3.等所有的數(shù)據(jù)輸入完畢后，您就可以直接在成組工作表的標(biāo)簽上點(diǎn)擊右鍵，選擇“取消成組工作表”命令，這時(shí)您就會(huì)發(fā)現(xiàn)，剛才組合為一組的這幾份工作表中的數(shù)據(jù)已經(jīng)完全一樣了。**在單元格