信息化時代高校檔案管理服務模式探究

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1、信息化時代高校檔案管理服務模式探究　　摘要：在電子信息化時代，迅速、高效的信息已成為各行業(yè)的基本要求，高校檔案管理服務亦如是。闡述了高校檔案管理服務模式與信息化建設(shè)之間的差距，并就服務模式的創(chuàng)新提出筆者的意見。關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；創(chuàng)新中圖分類號：G271文獻標識碼：A隨著高科技的迅猛發(fā)展，我們已進入一個電子化、信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，高校檔案事業(yè)作為社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理工作服務，充分發(fā)揮學校檔案在教

2、育事業(yè)中的作用。1.信息時代高校檔案管理的特點第一，高校的館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化。過去，紙張一直是信息傳遞的主要載體和媒介。隨著計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)與應用，產(chǎn)生了電子檔案，電子文件是依賴計算機數(shù)字設(shè)備、傳輸和處理的文件，電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求。這種電子檔案真正實現(xiàn)了海量存儲。7第二，高校檔案管理正在逐步實現(xiàn)信息化。由于各高校辦學條件、經(jīng)費狀況千差萬別，從而影響著設(shè)備的合理配備，檔案網(wǎng)絡建設(shè)參差不齊，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各高校不同程度地開展了檔案網(wǎng)絡化建設(shè)工作，根據(jù)自身的需要、特點及條件自主進行高校檔案館（室）局域網(wǎng)與校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)

3、等的鏈接。第三，高校檔案館（室）檔案服務模式多樣化。這表現(xiàn)在，從檔案實體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，管理范圍擴大化、管理方法智能化，由此帶來服務模式的多途徑拓展。但仍有部分檔案工作者觀念陳舊，“重收集輕開發(fā)”、“重保管輕利用”，滿足于“閉架借閱”、“你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。2.當前高校檔案管理服務模式與信息化建設(shè)的差距經(jīng)過近些年來的研究和實踐，檔案工作者對文件與檔案間的聯(lián)系、文件的生命周期理論、文檔一體化管理的必要性等問題，基本達成了共識:認為檔案的管理應該涵蓋文件的生成、流傳到歸宿的全過程;檔案人員的視角和職責應該從文件的歸宿拓展至文件的“源”與“流”。檔案界的同仁們也正在努力實踐與探

4、索。但目前大多的檔案管理工作仍是處于以檔案實體管理為主要內(nèi)容的后端管理方式。而歸檔前的文件管理工作由文書處理部門進行管理。這種管理模式產(chǎn)生了以下問題:7第一，文件的制成材料問題。如紙張的質(zhì)量不符合要求，規(guī)格大小不一;油墨等書寫材料達不到質(zhì)量標準;書寫或修改文件使用圓珠筆、鉛筆等，造成歸檔后的檔案材料規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不達標。第二，信息要素記錄的規(guī)范化和完整性問題。有些文件在形成過程中，領(lǐng)導的簽發(fā)日期與文件的落款日期不一致;文件的附件未在文件中注明或雖有注明但歸檔時只把正文歸了檔，而附件卻下落不明;一些重要的文件報表到歸檔時只留下了報表通知，而報表中的數(shù)據(jù)卻早已不見;還有的重要會議記錄

5、的記錄項目不完整等等。第三，文書處理程序混亂問題。文件的運行路線不明確，造成一些文件運轉(zhuǎn)途中擱淺;文件的登記制度不健全，致使歸檔時賬物不符。第四，歸檔材料不齊全。由于不了解學校教育、科研及其管理工作動向，因此無法掌握文件信息產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)的過程、范圍及其時間，只能被動地“收集”檔案，因此歸檔率受到了影響。7第五，電子文檔的原始性、可靠性和安全性問題。電子文件的出現(xiàn)，使檔案存在形式與管理內(nèi)容發(fā)生了根本性的變化，它具有信息與載體相分離的特性，而多媒體技術(shù)的應用更使檔案信息存在的形態(tài)呈多樣化趨勢。因此，電子文件的內(nèi)容是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于修改，而且失去了固定形式，從而使得電子檔案的原始性

6、和憑證作用受到了巨大的沖擊。由于日常的檔案管理工作尚不能對其進行過程監(jiān)控和管理，使得電子文件隨意性大，無論是其內(nèi)容的真實性還是其數(shù)據(jù)的可靠性均得不到保障。3.高校檔案管理服務模式創(chuàng)新發(fā)展策略第一，創(chuàng)新服務手段，滿足社會需求。首先，加強檔案資源建設(shè)，服務民生。高校檔案管理服務部門把全面加強檔案資源建設(shè)作為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，采取多途徑接收、征集檔案和主動記錄等多項措施并舉，使館藏檔案大幅度增長，館藏結(jié)構(gòu)不斷改善，尤其是加強照片檔案、多媒體檔案、實物檔案接收與管理，建立以教學、科研檔案為主體，兼顧其他類別檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)體系，教學名師、學術(shù)帶頭人、科研檔案、畢業(yè)論文等漸漸構(gòu)成高校檔

7、案體系的主要內(nèi)容。為廣大教職工申報職稱、學術(shù)交流服務。為用戶提供養(yǎng)老保險、出具學生在校成績、補辦學歷證明等有償服務。7其次，建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上服務。這應該成為高校檔案管理服務的一種重要形式。高校檔案管理服務要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案信息管理法制化。再次，建立電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)