信息化環(huán)境下高校檔案管理探究

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1、信息化環(huán)境下高校檔案管理探究　　[摘要]隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善，社會(huì)信息化早已成為必然趨勢(shì)。數(shù)字信息化又是數(shù)字化校園建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。高校檔案信息化建設(shè)是通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化校園的創(chuàng)建，是高校順應(yīng)社會(huì)信息化的一種有效手段，從而推進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化原理和電子信息技術(shù)等使檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，從而使檔案管理的效率和效益得到更好的發(fā)揮，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，充分發(fā)揮高校檔案社會(huì)服務(wù)化功能。然而如何達(dá)到這一理想模式，是高校檔案工作者應(yīng)當(dāng)積極尋求解決的一個(gè)問(wèn)題。[關(guān)鍵詞]高校檔案管理信息化建設(shè)[中圖分類號(hào)]G271；G64

2、7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1009-5349（2013）06-0067-02高校檔案既是國(guó)家檔案系統(tǒng)中的一個(gè)要素，同時(shí)也在社會(huì)信息系統(tǒng)中占有重要地位。隨著信息化的不斷推進(jìn)和數(shù)字化校園的建設(shè)，高校信息化管理系統(tǒng)在校園的各個(gè)方面廣泛開(kāi)展。積極推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是高校檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是高校檔案工作改革與發(fā)展的必由之路，只有這樣才能充分實(shí)現(xiàn)高校辦學(xué)最大效益，滿足教育發(fā)展和社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迫切需要。9一、信息化環(huán)境下高校檔案管理的重要性高校檔案管理信息化建設(shè)是與時(shí)俱進(jìn)踐行科學(xué)發(fā)展觀的要求，實(shí)際上也

3、是檔案自身發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，更是順應(yīng)高等教育改革和社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果。（一）高校檔案管理信息化更利于檔案自身的保管、開(kāi)發(fā)及使用電子信息化未出現(xiàn)前，傳統(tǒng)的檔案管理方式全部為手工操作。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的信息量逐漸增多，這種檔案管理方式的局限性也日益突顯。檢索效率較低，查閱繁瑣甚至困難，尤其是電子類型的檔案，傳統(tǒng)的管理方式很難對(duì)其進(jìn)行采集、整理、歸檔及供閱，這就容易造成檔案的丟失。所以，信息化道路是高校檔案管理必走之路。信息化建設(shè)使得檔案信息的采集、保存、歸檔及查閱變得省時(shí)省力。高校檔案管理的信息化建設(shè)可以使得高校日常教學(xué)及科研活動(dòng)更加有序

4、地開(kāi)展。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)可以對(duì)各個(gè)部門檔案信息資源的整理與共享并為其提供相關(guān)信息的查閱服務(wù)，促進(jìn)部門間的溝通，提高部門的工作效率，提升學(xué)校的教學(xué)、科研水平。9建立檔案的直接目的是向有需要的使用者提供服務(wù)。信息化建設(shè)可以更好地為教職員工、在校學(xué)生及畢業(yè)學(xué)生提供服務(wù)。如果說(shuō)高校檔案僅僅以記錄各類信息為目的，而不是為了向需求者提供服務(wù)，那么檔案也就失去了其存在的意義。所以，在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時(shí)，要考慮檔案的信息能否為檔案的需求者提供有價(jià)值的參考。高校檔案的信息化建設(shè)要不斷地適應(yīng)高校及社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)地采集記錄檔案信息，規(guī)范化管理，從而更好地為學(xué)校的教學(xué)

5、科研工作及社會(huì)發(fā)展提供檔案服務(wù)。（二）高校檔案管理信息化體現(xiàn)了高校改革發(fā)展的必然性檔案建立的基礎(chǔ)是學(xué)校教學(xué)科研工作中出現(xiàn)的有價(jià)值的信息資源。隨著社會(huì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，高校的管理已經(jīng)步入了數(shù)字化、信息化及自動(dòng)化時(shí)代，因此創(chuàng)建檔案管理的信息化勢(shì)在必行。檔案管理的信息化建設(shè)不但不會(huì)讓檔案的根本價(jià)值發(fā)生變化，而且會(huì)極大地推動(dòng)其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。檔案只有提供給需求者使用，才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，而且利用程度越高越能體現(xiàn)其價(jià)值。在信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)的今天，高校正在進(jìn)行數(shù)字化校園的建設(shè)工作，作為數(shù)字化校園建設(shè)工作的一部分，高校檔案管理必須進(jìn)行信息化建設(shè)。而且檔案的信息化建設(shè)也應(yīng)列

6、為國(guó)家信息化建設(shè)工作中。在檔案管理信息化的過(guò)程中，基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作應(yīng)當(dāng)是完善檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，工作核心在于檔案信息資源建設(shè)，最終目的在于檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用。只有這樣才能加快信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和管理標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，最終促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化。9（三）高校檔案管理信息化可以促進(jìn)社會(huì)資源與高校資源的互動(dòng)性科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。當(dāng)今社會(huì)處在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，文化和科技無(wú)時(shí)無(wú)刻不體現(xiàn)著其重要的社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)價(jià)值，而高校是科技、文化資源的匯聚地甚至是發(fā)源地，高校檔案又承載著文化科技資源采集與傳播責(zé)任，加強(qiáng)這些資源的傳播與利用，可以更好地促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。二、高校檔案管

7、理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題為了順應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，各個(gè)高等院校采取了諸多積極措施來(lái)推進(jìn)高校檔案管理的信息化進(jìn)程。盡管這一建設(shè)已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是高校檔案管理信息化建設(shè)總體還處在初級(jí)發(fā)展階段，依然存在很多的問(wèn)題。（一）傳統(tǒng)的檔案管理理念滿足不了信息化的發(fā)展需求雖然檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)逐步發(fā)展，但傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社會(huì)發(fā)展的主流，信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。檔案是最初的信息源，將檔案信息資源更快更準(zhǔn)確地傳播出去并轉(zhuǎn)化為社會(huì)生產(chǎn)力，更高效地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展是信息時(shí)代的要求。摒棄“重藏輕用”的管理理念，更新檔案

8、的管理理念，用活用好檔案的信息資源，才能為檔案管理工作注入新的力量，適應(yīng)并推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后，建設(shè)管理費(fèi)用不