文書工作與檔 案管理精品課件.ppt

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1、文書工作與檔案管理經(jīng)濟(jì)管理系文秘專業(yè)薛勝男廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院精品課程文書檔案管理課程認(rèn)知文書、檔案管理崗位6規(guī)范完成發(fā)文工作10規(guī)范完成收文工作6規(guī)范合理進(jìn)行檔案管理8412四大學(xué)習(xí)任務(wù)3任務(wù)四：文書檔案管理經(jīng)濟(jì)管理系文秘專業(yè)薛勝男廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院精品課程任務(wù)四：文書檔案管理5.任務(wù)考核1.任務(wù)分析2.技能目標(biāo)3.知識(shí)目標(biāo)4.模擬實(shí)訓(xùn)崗位認(rèn)知五大環(huán)節(jié)任務(wù)四：文書檔案管理流溪河會(huì)議服務(wù)公司經(jīng)理辦公室的小劉將對(duì)2009年的文件進(jìn)行立卷。她將怎么完成此項(xiàng)任務(wù)？1.模擬任務(wù)分析任務(wù)四：文書檔案管理項(xiàng)目1：收集鑒定檔案1項(xiàng)目2：整理檔案2項(xiàng)目3：

2、登記統(tǒng)計(jì)檔案3項(xiàng)目4：檢索檔案4任務(wù)四由下列五個(gè)項(xiàng)目構(gòu)成5項(xiàng)目5：保管利用檔案任務(wù)四：文書檔案管理知識(shí)目標(biāo)了解“全宗”的概念能夠以“件”為單位整理檔案能夠以“卷”為單位整理檔案能夠擬寫立卷說(shuō)明了解“件”的概念了解“卷”的概念2.技能目標(biāo)3.知識(shí)目標(biāo)項(xiàng)目二：整理檔案技能目標(biāo)任務(wù)四：文書檔案管理3.1“件”的概念一般以每份文件為一件。特別注意：正本與定稿為一件正文與附件為一件來(lái)文與復(fù)文為一件原件與復(fù)制件為一件正文與發(fā)文稿紙、文件處理單為一件報(bào)表圖冊(cè)名冊(cè)按原來(lái)裝訂方式，一冊(cè)為為一件項(xiàng)目二：整理檔案3、知識(shí)目標(biāo)任務(wù)四：文書檔案管理3.2“卷”的概念案

3、卷是由來(lái)源時(shí)間內(nèi)容和外形上互有聯(lián)系的若干文件組合而成，并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位。一個(gè)案卷包括有案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件，卷內(nèi)備考表。說(shuō)明：2000年國(guó)家檔案局頒布《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案整理單位以“件”代替“卷”是改革最根本的一條。項(xiàng)目二：整理檔案3、知識(shí)目標(biāo)任務(wù)四：文書檔案管理3.3“全宗”的概念字面意義就是全部卷宗。全宗是檔案的基本分類和管理單位，指一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。一般分為兩類：組織全宗：通常情況，一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的單位所形成的檔案應(yīng)組成一個(gè)全宗。（獨(dú)立行文、財(cái)權(quán)、人事權(quán)）而機(jī)關(guān)內(nèi)

4、部的組織機(jī)構(gòu)則稱“立卷單位”。個(gè)人全宗：對(duì)社會(huì)有突出貢獻(xiàn)或重要影響的個(gè)人，其檔案才可能成為一個(gè)實(shí)際的個(gè)人全宗。項(xiàng)目二：整理檔案3、知識(shí)目標(biāo)任務(wù)四：文書檔案管理4.1.1按“件”整理檔案4.1.2按“卷”整理檔案4.1.3編寫立卷說(shuō)明能夠規(guī)范完成立卷工作、擬寫立卷說(shuō)明項(xiàng)目二：整理檔案4.1實(shí)訓(xùn)目的4、模擬實(shí)訓(xùn)任務(wù)四：文書檔案管理4.2應(yīng)用環(huán)境.天開電化廣州分公司小劉是經(jīng)理辦公室秘書對(duì)2009年資料進(jìn)行收集整理項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)任務(wù)四：文書檔案管理4.3實(shí)訓(xùn)設(shè)備設(shè)施：電腦、打印機(jī)檔案裝具、裝訂工具錄入軟件項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)任務(wù)

5、四：文書檔案管理4.4.1準(zhǔn)備工具4.4.3擬寫立卷說(shuō)明4.4.2立卷（件）（卷）4.4實(shí)訓(xùn)步驟項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)任務(wù)四：文書檔案管理4.4.2立卷（2）分類（1）裝訂（3）排列（5）編目（4）編號(hào)（6）裝盒項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)（件）任務(wù)四：文書檔案管理①文件排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后；有文件處理單的，放在最前加蓋歸檔章。項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑴裝訂任務(wù)四：文書檔案管理②裝訂方式左側(cè)裝訂左上角裝訂不

6、銹鋼釘裝訂鐵夾背裝訂項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑵裝訂任務(wù)四：文書檔案管理2000年國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》選擇了年度、機(jī)構(gòu)、保管期限作為通用的分類方法。年度分類法：根據(jù)形成和處理的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類一般以文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；跨年度形成的文件統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔；幾份文件作為一件時(shí)，以裝訂在前的文件日期為準(zhǔn)。機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書處理階段和承辦單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行歸類。一般一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)一個(gè)類。項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑵分類任務(wù)四：文書檔案管理2006年國(guó)家檔案局《機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》：永久和定期；定期又分為：30

7、年和10年。保管期限分類法：項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑵分類任務(wù)四：文書檔案管理如我們采取的保管期限-年度-機(jī)構(gòu)的分類辦法。具體操作：在同一年度里，先將文件按保管期限分為3類；然后在同一期限內(nèi)再按機(jī)構(gòu)分類；最后文件應(yīng)在機(jī)構(gòu)下進(jìn)行排列；同一事由內(nèi)的文件按時(shí)間或重要程度排列不同事由按時(shí)間或重要程度排列項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑶排列任務(wù)四：文書檔案管理在每件歸檔文件的首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑷編號(hào)（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)）3×15mm2×8mm任務(wù)四：文書檔

8、案管理項(xiàng)目二：整理檔案4、模擬實(shí)訓(xùn)⑸編目件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件題名日期頁(yè)數(shù)備注1天開電化廣州分公司天開[2005]3號(hào)關(guān)于XXXXXXXXXXXXXXXXX的通知200