行政 管 理 程 序.doc

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1、會(huì)議管理程序文件類別:.文件編號(hào):.撰寫單位:.版本:第1版生效日期：機(jī)密等級(jí):□絕密□機(jī)密□秘密合計(jì)頁(yè)數(shù):共頁(yè)核準(zhǔn)審核制定會(huì)議管理程序1目的本辦法明確了公司會(huì)議的種類、會(huì)議的組織、會(huì)務(wù)的管理等工作相關(guān)容，確保會(huì)議召開的質(zhì)量和效率。2適用圍本辦法適用于公司各單位召開的各項(xiàng)會(huì)議的組織與管理。3名詞解釋3.1會(huì)議：會(huì)議是指三個(gè)或三個(gè)以上的人員（其中一個(gè)為主持人）集合于一定的場(chǎng)所，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通，并努力去達(dá)成某些共通的結(jié)論的管理工具。3.2會(huì)議議題：是會(huì)議要解決的問題。3.3會(huì)議議程：是會(huì)議的議事時(shí)間順序，會(huì)前要對(duì)議題進(jìn)行排序。4職責(zé)4.1

2、XXXXXX公司人力行政部協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定公司會(huì)議的種類、組織會(huì)議、主持會(huì)議、參加會(huì)議以及會(huì)務(wù)管理相關(guān)制度的制定、發(fā)布和推廣。4.2會(huì)議主辦人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議通知、會(huì)議組織、會(huì)議記錄及會(huì)議決議催辦落實(shí)完成工作。5作業(yè)程序5.1會(huì)議的種類5.1.1公司舉行的會(huì)議依周期分為以下二類：A定期會(huì)議：也稱例會(huì)，指公司各級(jí)單位按照規(guī)定定期召開的會(huì)議。如：年度工作會(huì)議。B不定期會(huì)議：召開時(shí)間沒有特別規(guī)定，根據(jù)實(shí)際需要可隨時(shí)召開的會(huì)議,如：主管會(huì)等。5.1.2公司舉行的會(huì)議依性質(zhì)分為以下三類：A說(shuō)明式會(huì)議：向與會(huì)者宣布或說(shuō)明某些消息與資訊，并答復(fù)疑問的會(huì)議。B討論式會(huì)議：與會(huì)者

3、相互交換彼此的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、看法的會(huì)議。a指導(dǎo)性會(huì)議：會(huì)議前已有結(jié)論，讓與會(huì)者提出討論，由主持者引導(dǎo)做出與會(huì)議負(fù)責(zé)人同樣或更好的結(jié)論。b研討性會(huì)議：就同一問題，征詢實(shí)用的意見，使每一位與會(huì)者都可把會(huì)中的意見或資訊，運(yùn)用在工作中。c決策性會(huì)議：由特定的管理人員組成，針對(duì)同一特定的問題，提出解決的辦法，形成共同認(rèn)知的結(jié)論。會(huì)議應(yīng)在與會(huì)人員充分發(fā)表意見和看法的基礎(chǔ)上做出相應(yīng)決議。C整合式會(huì)議：讓與會(huì)者針對(duì)組織的目標(biāo)與企業(yè)、外的環(huán)境提出意見，然后把這些意見加以比較整合，減少彼此在認(rèn)識(shí)上的差異。5.1.3會(huì)議人員應(yīng)根據(jù)不同類型的會(huì)議，來(lái)進(jìn)行會(huì)議組織。5.2.會(huì)議的提出5.2

4、.1各項(xiàng)定期會(huì)議由副總經(jīng)理根據(jù)公司組織和總體經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要規(guī)定提出，各部門須按照事先規(guī)定的會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議報(bào)告容等做充分準(zhǔn)備參會(huì)。如因特殊情況需對(duì)規(guī)定事項(xiàng)進(jìn)行修改，另行說(shuō)明。5.2.2與上級(jí)溝通的不定期會(huì)議召開，由會(huì)議主辦單位根據(jù)工作需要和會(huì)議容，向上一級(jí)單位提出，提報(bào)《會(huì)議申請(qǐng)單》。經(jīng)上級(jí)單位審批，如批準(zhǔn)開會(huì)，會(huì)前準(zhǔn)備相關(guān)事宜由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)，同時(shí)參照本程序執(zhí)行。5.2.3與平級(jí)溝通的不定期會(huì)議召開，由會(huì)議發(fā)起單位提出并參照本程序執(zhí)行。5.2.4各專業(yè)系統(tǒng)的縱向溝通的不定期會(huì)議召開，由相關(guān)部門提出并參照本程序執(zhí)行。5.3會(huì)議組織單位5.3.1定期會(huì)議

5、的組織單位年度營(yíng)銷工作會(huì)議由華北地區(qū)人力行政部協(xié)助組織。5.3.2不定期會(huì)議的組織由華北地區(qū)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織。5.3.3會(huì)議主辦單位應(yīng)根據(jù)不同的會(huì)議類型組織會(huì)議。并參照本程序執(zhí)行。5.4會(huì)前準(zhǔn)備5.4.1明確是否要召開會(huì)議在自己職權(quán)圍或是利用、公文書信、個(gè)別與上級(jí)約談就可解決的問題，就不需要再召開會(huì)議；但必須得到更廣泛的協(xié)助事項(xiàng)，則會(huì)前也應(yīng)對(duì)會(huì)議召開的必要性進(jìn)行評(píng)估并考慮事前與上司或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)商量取得協(xié)調(diào)后再?zèng)Q定是否有必要召開會(huì)議。5.4.2設(shè)定會(huì)議目標(biāo)會(huì)議目標(biāo)是會(huì)議應(yīng)達(dá)成的結(jié)果。會(huì)議依其類型的不同，會(huì)議目標(biāo)的確定應(yīng)切合實(shí)際、具體可以衡量、并能夠達(dá)成。會(huì)議目標(biāo)以書

6、面列明，有助于目標(biāo)涵清晰、不容易被遺忘。5.4.3合理安排會(huì)議議題A會(huì)議議題是會(huì)議集中議論或議決事項(xiàng)的摘要或題目，由會(huì)議發(fā)起單位確定。B秘書人員負(fù)責(zé)收集與議題有關(guān)的資料和文件，提供可參考意見或建議，并負(fù)責(zé)對(duì)議題進(jìn)行分類、排序。C議題是應(yīng)在會(huì)議的職權(quán)圍，會(huì)議有權(quán)作出決定和能夠解決的問題。D要清楚明了表述議題，避免含糊或產(chǎn)生歧義；提交與會(huì)議議題有關(guān)的材料應(yīng)準(zhǔn)備充分，供會(huì)議討論和決策時(shí)參考。E安排的議題經(jīng)主辦人員確認(rèn)后提前印發(fā)與會(huì)相關(guān)人員，每一個(gè)議題應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白的標(biāo)示出來(lái)，使與會(huì)人員有充分的心理準(zhǔn)備和資料準(zhǔn)備。F會(huì)議議題在安排時(shí)應(yīng)按議題的輕重緩急安排順序

7、，緊要的事項(xiàng)應(yīng)排在議程的前端處理；同一性質(zhì)的議題集中排列在一起，其相互連續(xù)性便于集中討論；適當(dāng)準(zhǔn)備備用議題，視會(huì)議的進(jìn)展情況在必要和方便的時(shí)候予以討論將性較強(qiáng)的議題安排在最后，以便無(wú)關(guān)人員屆時(shí)退席。5.4.4擬訂會(huì)議議程會(huì)議議程由會(huì)議主持人確定，秘書人員負(fù)責(zé)根據(jù)議程擬出具體的日程、時(shí)間順序，可隨會(huì)議通知事先派發(fā)與會(huì)人員。會(huì)議議程格式見《會(huì)議議程》。5.4.5確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員A定期會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員見附件:年度工作會(huì)議計(jì)劃表。B不定期會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員依以下規(guī)定安排：a選擇與會(huì)者助理人員負(fù)責(zé)提名與會(huì)者，報(bào)請(qǐng)會(huì)議負(fù)責(zé)人確定。與會(huì)者的選擇應(yīng)

8、考慮周到全面，從有利于工