淺議新時期檔案管理工作

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1、淺議新時期檔案管理工作　　【摘要】本文分析了新時期檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題以及解決辦法，立足于陳舊的檔案管理理念和繁瑣的檔案管理工作，提出了更加新穎的、符合新時期工作要求的檔案管理理念，對于加強檔案管理工作的效率，更好地適應現(xiàn)代社會的需求具有一定的現(xiàn)實意義。【關鍵詞】新時期，檔案管理隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發(fā)展，社會各項制度的改革日益加深，檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為重要。檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工

2、作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應新時期檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。一、檔案管理工作的現(xiàn)狀5（一）大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。（二）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。很多人由于

3、缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。5（三）當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一

4、類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。當前的檔案管理工作急需引進現(xiàn)代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網(wǎng)絡技術為先導，能夠有效的提高檔案管理工作的實

5、效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足。二、檔案管理工作的對策及思考（一）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確

6、保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。5（二）健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風險。首先應加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同

7、時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用，實現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標。5（三）建章立制，有章可循，規(guī)范操作?，F(xiàn)如今，不同的單位在檔