淺議高校學生學籍檔案管理問題和對策

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1、淺議高校學生學籍檔案管理問題和對策　　【摘要】眾所周知，學生的學籍檔案是學生在校期間品德表現(xiàn)以及學習情況的總體概括，同時也是個人檔案的組成部分之一，管理好學生學籍檔案是學校檔案管理者的重要職責。對于學生學籍檔案而言，它是培養(yǎng)合格人才、了解學生整體情況以及對學生進行全方位管理的重要依據(jù)，作為學校的檔案管理者，應當不斷加強對學生學籍檔案的管理，這對提升辦學水平以及使用檔案信息是有現(xiàn)實意義的?！娟P(guān)鍵詞】高校；學生學籍檔案；問題；對策學生的學籍檔案顯得至關(guān)重要，因為它直觀的反映出了學生在校期間德、智、體、美等多方面的總體情況，

2、同時也直接反映出了學生在校期間的整體學習情況，更是學生接受了某種教育之后的憑證?？傉w上講，學生學籍檔案可以涵蓋以下內(nèi)容：學籍記錄表、入學登記冊、成績表、學生變動情況表（如退學、轉(zhuǎn)學、留學、留級）等。5一套完整的學生學籍檔案從形成到最終的保管通常要經(jīng)過檔案收集、檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞以及保存等過程。可是隨著現(xiàn)如今各大高校的廣泛擴招，再加上學生的流動性極強，在對學生學籍檔案進行管理過程中，難免出現(xiàn)各種各樣的問題，如果在這方面稍有不慎，就會造成嚴重后果，甚至可能直接影響到學生將來就業(yè)以及自身的發(fā)展。所以，每一所高校都應當切實提升自

3、己院校學生學籍檔案總體質(zhì)量，做到認真仔細，檔案管理者也應當對學生負責，這對從學校內(nèi)部抓好學生學籍檔案管理工作具有十分現(xiàn)實的重要意義。一、目前我國高校學生學籍檔案管理中存有的問題（一）目前我國的學生學籍檔案管理缺少完善的管理體制就目前而言，我國大部分學校從學生入學、注冊以及到最后的頒發(fā)畢業(yè)證期間都沒有一套科學、系統(tǒng)的學籍檔案管理方法，這樣很容易讓重要的學籍檔案出現(xiàn)混亂，同時也并沒有把網(wǎng)絡化管理充分納入到真正的實際工作中。與此同時，學生的學籍檔案也并沒有實現(xiàn)學校和學生之間的信息資源共享，因此，怎樣才可以讓學生學籍檔案得到更

4、加充分的利用，實現(xiàn)信息化管理成為了學籍檔案管理者共同思考的問題之一。（二）對學生學籍檔案缺乏系統(tǒng)性思考5若是要想建立一套完整的學生學籍檔案，那么首先就應當對學生的個人信息以及基本情況進行收集、歸納和總結(jié)，其中的準確性、原始性是學籍檔案建立的關(guān)鍵。對于學生的學籍檔案而言，應當做到實事求是、真實可信。堅決杜絕學生對學籍檔案隨意涂改的現(xiàn)象；除此之外，當學生在填寫學籍檔案時，還應當保證字跡工整、顏色統(tǒng)一，確保檔案今后方便永久保存，可現(xiàn)在有很多學生在填寫自己的學籍檔案時并不重視，在填寫過程中字跡潦草、龍飛鳳舞，這對今后的學籍檔案

5、查找和利用造成了極大不便。在細節(jié)問題上也應當嚴加注意，尤其是很多學生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和戶口上面的資料產(chǎn)生了沖突等等。（三）學籍檔案管理者缺少責任心為了確保學籍檔案管理工作的完整性，在對學籍檔案資料進行了收集、分類之后，則應當進行歸檔工作。而在這一環(huán)節(jié)存在的問題是管理人員的意識淡薄，并沒有按照要求對學籍檔案進行及時歸檔，甚至在歸檔過程中出現(xiàn)了嚴重錯誤；或者電子檔案數(shù)據(jù)和紙質(zhì)的學籍檔案材料嚴重不符；除此之外，在對學籍檔案管理過程中，使用的管理方法老舊，各種設備以及設施的老化也是學

6、籍檔案管理過程中出現(xiàn)各種問題的關(guān)鍵原因。（四）學籍檔案工作缺少專業(yè)的管理人員在對學籍檔案進行傳遞過程中，因為環(huán)節(jié)復雜且人員較多，所以在傳遞過程中很容易出現(xiàn)學籍丟失或錯投以及誤投等情況。其中最為重要的一點是在學籍檔案傳遞過程中，會經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，例如首先從學生本人，再到院校立卷、就業(yè)指導5辦直至最后的就業(yè)單位人事部等，在這些環(huán)節(jié)中，學生的學籍檔案會經(jīng)過多人之手，稍有不慎便很可能使檔案造成遺失或者出現(xiàn)誤投的情況，這將直接影響到學生的就業(yè)發(fā)展，其嚴重性不容忽視。二、提高學生學籍檔案管理的有效措施（一）學校應當從內(nèi)部建立一個信息

7、數(shù)據(jù)庫當新生入學時，學?？梢愿鶕?jù)不同的條件，建立各年級、各班級以及各種專業(yè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在這套學生系統(tǒng)里可以和國家教委的“學籍學歷管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)”相互聯(lián)系。在滿足各種條件的情況下，對學生的年級、專業(yè)以及班級進行排號，形成統(tǒng)一的編排流水號，當新生的基本信息建立之后，可以通過計算機將新生的學籍表進行打印，改變傳統(tǒng)的手工書寫方法，從而確保新生的學籍檔案資料可以和其他資源信息進行共享，這樣便減少了教研室以及學籍管理工作人員的勞動力。（二）注意學籍檔案管理細節(jié)學籍檔案自身存在原始性和真實性，在對學生學籍檔案進行管理過程中要注重其中的

8、細節(jié)，在審查過程中，應當注意以下幾點：1、在收集資料過程中必須及時、準確，尤其是在學籍檔案核實過程中要嚴加注意。2、查看學生在填寫學籍檔案過程中，是否使用的是同一顏色、統(tǒng)一字體字號以及紙型大小。53、對姓氏同音字要進行區(qū)分，在填寫籍貫以及出生年月日時，必須要根據(jù)戶口薄上提供的資料填寫，確保學籍檔案的重要信息和戶口薄一致，嚴禁填寫好