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1、如何作好項目管理一、前言近年來，由于科技的發(fā)明、成本及價格之擠壓、小批量之生產(chǎn)等趨勢，以及強調在研究發(fā)展之規(guī)劃、產(chǎn)品改變之研究等，都促成項目管理被世人重視之主因。尤其，無論政府機構或企業(yè)界每年都編有一筆特別預算作為設備或體質改善、質量或產(chǎn)量的提升之計劃，而這些工作可分為短程、中程，且大多以項目方式進行，因此如何做好項目管理幾乎是每一個行業(yè)刻不容緩的工作，筆者有鑒于此，以從事項目管理多年之經(jīng)驗，特撰文以供參考。二、認識項目1.項目的定義項目基本上系一種非經(jīng)常性，非重復性的工作，有其特定的工作目標，在一定的預算下，運用已設定之工作程序
2、以預定的時間內完成它。2.項目的特性就其工作內容而言，具有下列特性：特定的目標明確的時程成本限制復雜性以目標為中心非重復性不確定性3.專案的生命周期項目的生命周期可分為四個階段(如下圖)4.成功的項目計劃一個成功的項目計劃必須滿足下列條件．時程－在預定的時間內完成．成本－在既定的預算成本內．效益－達到適當?shù)墓δ芑蛞?guī)格水平．質量－滿足顧客/用戶的需求三.完善之規(guī)劃項目計劃是由項目三維所組成的三個計劃(如下圖)一個成效計劃(WBS工作分工架構)、一個時程計劃(網(wǎng)絡圖、里程碑圖或條線圖)以及一個成本計劃(財務預估)。這三個計劃是依序產(chǎn)生
3、的，首先是根據(jù)項目目標的需求，并以此訂定專案成效所須達成的規(guī)格，再據(jù)此推演出工作分工架構，制訂成項目成效計劃。接著由工作分工架構的各項分別工作項目尋求及確立彼此間關聯(lián)順序上的關系而編成工作分項順序關系網(wǎng)絡圖，最后再配合真實的時歷坐標成為時程計劃。最后由成效計劃與時程計劃，可推算出項目執(zhí)行時人力、設備及其他資源的使用情形，再以此換算成所需的經(jīng)費預算即為成本計劃(如下圖)。1.成效的計劃方法工作分工架構(WBS,WORKBREAKDOWNSTRUCTURE)是將工作條款所載之工作細分成較小、具體易懂、易做之工作分項(WORKELEME
4、NT)的簡易方法。且常與功能性組織結構(FUNCTIONALORGANIZATION)結合，構成垂直與水平之責任矩陣(RESPONSIBILITYASSIGNMENTMATRIX)，WBS通?？煞值?-5層，WBS必須辨明完成項目所需的所有工作，亦即當WWBS中各項工作分項皆完成時，項目就能滿足所訂的規(guī)格。然而每個項目有其自己的環(huán)境、目標、特性等，因此并沒有一個簡易的方法能構建所有的項目WBS，通常需要經(jīng)驗豐富、思考嚴密的人員來進行WBS的構建工作。而WBS也是時程計劃、成本計劃的基礎，因為工作成效與項目時程及成本必須緊密配合才能
5、使項目計劃圓滿達成。2.時程的計劃方法項目的時程規(guī)劃必須以合約書或工作授權書中所訂立的工作里程碑(MILESTONE)為依據(jù)，再以WBS的工作分項做基礎排定詳細的工作時程。首先由WBS工作分項及次分項依其先后關系排出進行順序，畫出網(wǎng)絡圖，再以工作里程碑做重要事項的完成期限，進行PERT/CPM的推算，求出所有詳細分項的必須完成時間，最后再以真實日歷坐標劃出條圖做為時程的計劃。工作里程碑是項目工作中一些具體可驗證的重要事件，其訂定目的主要是提供顧客或上層領導者對項目執(zhí)行情形的能見度(VISIBILITY)，以免工作延誤時，上級卻毫不
6、知情，等到預定驗收時才知道情況嚴重，因此項目或分項經(jīng)理必須在問題發(fā)生而足以影響工作里程碑完成之前向上反應。3.成本的計劃方法成本規(guī)劃通常必須在成效及時程計劃完成后才能進行，因此時程不確定時，最基本的人力費用即無法確定。由于項目的所有工作已分成WBS的各工作分項，當各工作分項完成項目即完成，所以總成本即應為各工作分項的成本總和。每一工作分項負責人即須收集相關數(shù)據(jù)進行成本預估，若有歷史數(shù)據(jù)則更能增加精確性。然而項目上層管理人員亦應由上而下的做成本預估，如此當工作分項成本預測之總和過高時才能做適當?shù)牟昧?。而成本所包含內容依一般會計分法?/p>
7、致可分：(1)人力工時成本(2)物料采購成本(3)分攤費用規(guī)劃時需編寫規(guī)劃書，其內容更需詳細而具體。四.人員之選擇1.項目經(jīng)理的條件項目經(jīng)理是成功項目管理的關鍵因素，基本上，項目經(jīng)理應以其技術知識為基礎，但在今日的企業(yè)經(jīng)營環(huán)境中，管理技術、人際技巧與商業(yè)經(jīng)驗亦需作等量齊觀，項目經(jīng)理必須是一位有效的領導者，能夠指揮及激勵從各功能領域選派出來的人員。項目經(jīng)常需扮演咨詢者的角色，能夠協(xié)調項目各階段的發(fā)展，以及與使用者互動。項目經(jīng)理必須掌握技術及管理能力才能使項目進行順遂。因此選擇項目經(jīng)理考慮的要點如下：領導能力技術能力組織能力商業(yè)管理競
8、爭能力溝通能力與公共關系面臨危機處理能力有遠見及正確的態(tài)度卓越計劃管制技巧能力2.項目成員應該具有的特質．要有成就導向之企圖心．愿意接受任務．主動、有專業(yè)知識及創(chuàng)造能力．對項目管理有認知、懂得控制技巧和工具運用．具正確態(tài)度，易于溝通．能接受工作時限
