如何作好專案管理

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1、如何作好項(xiàng)目管理一、前言近年來，由于科技的發(fā)明、成本及價(jià)格之?dāng)D壓、小批量之生產(chǎn)等趨勢，以及強(qiáng)調(diào)在研究發(fā)展之規(guī)劃、產(chǎn)品改變之研究等，都促成項(xiàng)目管理被世人重視之主因。尤其，無論政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)界每年都編有一筆特別預(yù)算作為設(shè)備或體質(zhì)改善、質(zhì)量或產(chǎn)量的提升之計(jì)劃，而這些工作可分為短程、中程，且大多以項(xiàng)目方式進(jìn)行，因此如何做好項(xiàng)目管理幾乎是每一個行業(yè)刻不容緩的工作，筆者有鑒于此，以從事項(xiàng)目管理多年之經(jīng)驗(yàn)，特撰文以供參考。二、認(rèn)識項(xiàng)目1.項(xiàng)目的定義項(xiàng)目基本上系一種非經(jīng)常性，非重復(fù)性的工作，有其特定的工作目標(biāo)，在一定的預(yù)算下，運(yùn)用已設(shè)定之工作程序以預(yù)定的

2、時間內(nèi)完成它。2.項(xiàng)目的特性就其工作內(nèi)容而言，具有下列特性：特定的目標(biāo)明確的時程成本限制復(fù)雜性以目標(biāo)為中心非重復(fù)性不確定性3.專案的生命周期項(xiàng)目的生命周期可分為四個階段(如下圖)4.成功的項(xiàng)目計(jì)劃一個成功的項(xiàng)目計(jì)劃必須滿足下列條件．時程－在預(yù)定的時間內(nèi)完成．成本－在既定的預(yù)算成本內(nèi)．效益－達(dá)到適當(dāng)?shù)墓δ芑蛞?guī)格水平．質(zhì)量－滿足顧客/用戶的需求三.完善之規(guī)劃項(xiàng)目計(jì)劃是由項(xiàng)目三維所組成的三個計(jì)劃(如下圖)一個成效計(jì)劃(WBS工作分工架構(gòu))、一個時程計(jì)劃(網(wǎng)絡(luò)圖、里程碑圖或條線圖)以及一個成本計(jì)劃(財(cái)務(wù)預(yù)估)。這三個計(jì)劃是依序產(chǎn)生的，首先是根據(jù)項(xiàng)

3、目目標(biāo)的需求，并以此訂定專案成效所須達(dá)成的規(guī)格，再據(jù)此推演出工作分工架構(gòu)，制訂成項(xiàng)目成效計(jì)劃。接著由工作分工架構(gòu)的各項(xiàng)分別工作項(xiàng)目尋求及確立彼此間關(guān)聯(lián)順序上的關(guān)系而編成工作分項(xiàng)順序關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖，最后再配合真實(shí)的時歷坐標(biāo)成為時程計(jì)劃。最后由成效計(jì)劃與時程計(jì)劃，可推算出項(xiàng)目執(zhí)行時人力、設(shè)備及其他資源的使用情形，再以此換算成所需的經(jīng)費(fèi)預(yù)算即為成本計(jì)劃(如下圖)。1.成效的計(jì)劃方法工作分工架構(gòu)(WBS,WORKBREAKDOWNSTRUCTURE)是將工作條款所載之工作細(xì)分成較小、具體易懂、易做之工作分項(xiàng)(WORKELEMENT)的簡易方法。且常與

4、功能性組織結(jié)構(gòu)(FUNCTIONALORGANIZATION)結(jié)合，構(gòu)成垂直與水平之責(zé)任矩陣(RESPONSIBILITYASSIGNMENTMATRIX)，WBS通常可分到3-5層，WBS必須辨明完成項(xiàng)目所需的所有工作，亦即當(dāng)WWBS中各項(xiàng)工作分項(xiàng)皆完成時，項(xiàng)目就能滿足所訂的規(guī)格。然而每個項(xiàng)目有其自己的環(huán)境、目標(biāo)、特性等，因此并沒有一個簡易的方法能構(gòu)建所有的項(xiàng)目WBS，通常需要經(jīng)驗(yàn)豐富、思考嚴(yán)密的人員來進(jìn)行WBS的構(gòu)建工作。而WBS也是時程計(jì)劃、成本計(jì)劃的基礎(chǔ)，因?yàn)楣ぷ鞒尚c項(xiàng)目時程及成本必須緊密配合才能使項(xiàng)目計(jì)劃圓滿達(dá)成。2.時程的計(jì)

5、劃方法項(xiàng)目的時程規(guī)劃必須以合約書或工作授權(quán)書中所訂立的工作里程碑(MILESTONE)為依據(jù)，再以WBS的工作分項(xiàng)做基礎(chǔ)排定詳細(xì)的工作時程。首先由WBS工作分項(xiàng)及次分項(xiàng)依其先后關(guān)系排出進(jìn)行順序，畫出網(wǎng)絡(luò)圖，再以工作里程碑做重要事項(xiàng)的完成期限，進(jìn)行PERT/CPM的推算，求出所有詳細(xì)分項(xiàng)的必須完成時間，最后再以真實(shí)日歷坐標(biāo)劃出條圖做為時程的計(jì)劃。工作里程碑是項(xiàng)目工作中一些具體可驗(yàn)證的重要事件，其訂定目的主要是提供顧客或上層領(lǐng)導(dǎo)者對項(xiàng)目執(zhí)行情形的能見度(VISIBILITY)，以免工作延誤時，上級卻毫不知情，等到預(yù)定驗(yàn)收時才知道情況嚴(yán)重，因此

6、項(xiàng)目或分項(xiàng)經(jīng)理必須在問題發(fā)生而足以影響工作里程碑完成之前向上反應(yīng)。3.成本的計(jì)劃方法成本規(guī)劃通常必須在成效及時程計(jì)劃完成后才能進(jìn)行，因此時程不確定時，最基本的人力費(fèi)用即無法確定。由于項(xiàng)目的所有工作已分成WBS的各工作分項(xiàng)，當(dāng)各工作分項(xiàng)完成項(xiàng)目即完成，所以總成本即應(yīng)為各工作分項(xiàng)的成本總和。每一工作分項(xiàng)負(fù)責(zé)人即須收集相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行成本預(yù)估，若有歷史數(shù)據(jù)則更能增加精確性。然而項(xiàng)目上層管理人員亦應(yīng)由上而下的做成本預(yù)估，如此當(dāng)工作分項(xiàng)成本預(yù)測之總和過高時才能做適當(dāng)?shù)牟昧?。而成本所包含?nèi)容依一般會計(jì)分法大致可分：(1)人力工時成本(2)物料采購成本(3

7、)分?jǐn)傎M(fèi)用規(guī)劃時需編寫規(guī)劃書，其內(nèi)容更需詳細(xì)而具體。四.人員之選擇1.項(xiàng)目經(jīng)理的條件項(xiàng)目經(jīng)理是成功項(xiàng)目管理的關(guān)鍵因素，基本上，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)以其技術(shù)知識為基礎(chǔ)，但在今日的企業(yè)經(jīng)營環(huán)境中，管理技術(shù)、人際技巧與商業(yè)經(jīng)驗(yàn)亦需作等量齊觀，項(xiàng)目經(jīng)理必須是一位有效的領(lǐng)導(dǎo)者，能夠指揮及激勵從各功能領(lǐng)域選派出來的人員。項(xiàng)目經(jīng)常需扮演咨詢者的角色，能夠協(xié)調(diào)項(xiàng)目各階段的發(fā)展，以及與使用者互動。項(xiàng)目經(jīng)理必須掌握技術(shù)及管理能力才能使項(xiàng)目進(jìn)行順?biāo)臁Ｒ虼诉x擇項(xiàng)目經(jīng)理考慮的要點(diǎn)如下：領(lǐng)導(dǎo)能力技術(shù)能力組織能力商業(yè)管理競爭能力溝通能力與公共關(guān)系面臨危機(jī)處理能力有遠(yuǎn)見及正確的態(tài)

8、度卓越計(jì)劃管制技巧能力2.項(xiàng)目成員應(yīng)該具有的特質(zhì)．要有成就導(dǎo)向之企圖心．愿意接受任務(wù)．主動、有專業(yè)知識及創(chuàng)造能力．對項(xiàng)目管理有認(rèn)知、懂得控制技巧和工具運(yùn)用．具正確態(tài)度，易于溝通．能接受工作時限