物業(yè)公司業(yè)戶檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

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1、物業(yè)公司業(yè)戶檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1、目的:規(guī)范業(yè)戶檔案的保管與跟蹤工作。   2、適用范圍:適用于物業(yè)公司業(yè)戶檔案的保管與跟蹤工作。   3、職責(zé):客戶服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)戶檔案保管與跟蹤工作。   物業(yè)主任/主管負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)戶檔案的保管與跟蹤。 4、程序要點   4.1業(yè)戶檔案內(nèi)容,分為三大部分:分別為樓宇的基本資料、樓宇的裝修資料和樓宇的其它資料。 4.2檔案夾的制作:   4.1.1根據(jù)檔案夾的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)有檔案標(biāo)簽紙。   4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上原本印出標(biāo)準(zhǔn)字體的檔案類別名稱。   4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼在檔案盒在側(cè)立面距

2、頂部3CM位置上, 并排列在檔案柜中。 4.3業(yè)戶檔案的制作:   4.3.1準(zhǔn)備適量的26CM×34CM左右尺寸的檔案袋。   4.3.2將寫在“樓層號、房號”的標(biāo)貼紙貼在檔案封面上。   4.4將業(yè)戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案內(nèi)。   4.5將業(yè)戶的檔案袋樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。   4.6按檔案盒內(nèi)的各業(yè)戶的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)戶   檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等欄目。 4.7業(yè)戶檔案的跟蹤   4.7.1當(dāng)發(fā)生一列情況變化時,臺接待員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中; a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式

3、發(fā)生變化時; b)業(yè)戶發(fā)生更替時;   4..8業(yè)戶檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報部門經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)前臺接待員 辦理登記手續(xù)方可查閱。 4.9業(yè)戶檔案應(yīng)永久保存。   4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦進(jìn)行管理。   4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案員績效考評的依據(jù)之一。

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