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《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、l.oa的2.3333444檔案管理標準作業(yè)規(guī)程規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。0適用范圍適用于物、Ik管理公司各類檔案的管理。o職責1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。2行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。0程序要點1檔案的編號。1.1公司、管理處編號:a)行政部、人事部編號為:※※※(公司英文縮寫);b)物業(yè)管理處編號為:※※※(管理處英文縮寫)。1.2部門編號:a)行政部、人事部編號為:X?Z;b)財務部編號為:C?W;c)公共事務部編號為:S
2、?W;d)保潔部編號為:B?Je)園林綠化部編號為:Y?Lf)機電維修部編號為:J?Dg)經(jīng)營部編號為:J?Yh)品質(zhì)部編號為:P?乙1.3年份編號:引用年份序號一2000、2001、2002……1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取三位有效數(shù)字一001、002、0031.5檔案編號舉例:a)物、Ik管理冇限公司編號:4.4.4.4.※※※一※※一※※※一※※※b)管理處編號:XXX—※※※一※※一※※※一XXX4.2檔案的分類4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類:a)業(yè)主檔案,包
3、括:①經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;②經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;③《業(yè)主家庭情況登記表》;④《鑰匙領用登記表》;⑤《業(yè)主證領用登記表》;⑥《業(yè)主入住驗房表》;⑦《裝修申請審批表》、《裝修安全責任書》、相關閣紙及裝修施工隊資料;⑧《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;⑨業(yè)主的有關證件復印件;⑩業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書);?其他應保存的業(yè)主資料。b)工程檔案,包括:①物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項目開發(fā)批準報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線閣等);②綜合竣工驗收資料(竣工閣
4、:包括總平面布置閣、總豎向布置閣、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工閣及地下管線綜合布置竣工閣;建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);③施工設計材料(地質(zhì)報告書;全套設計閣紙;閣紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重耍的施工會議紀耍;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。①其他應保存的工程資料。C)設備檔案,包
5、拈:①設備臺帳;②設備出廠合格證;③設備使用說明書(要求中文);④設備安裝、調(diào)試報告;⑤保修卞、保修協(xié)議;⑥設備運行記錄;⑦設備維修、保養(yǎng)記錄;⑧設備更新改造記錄;⑨設備管理制度;⑩其他應保存的設備資料。d)物業(yè)管理運作檔案,包拈:①公司管理運作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他和關運作記錄);②管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區(qū)文化活動記錄;達標創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關運作記錄)。e)來往文書檔案,包拈
6、:管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。g)員工人事檔案,包括:員工入職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。h)財務檔案,包括:岡定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:耍從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排它性和仲縮性。4.3立卷與編制目錄。4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小
7、組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:①物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:X※※一X?Z—員工檔案;②物業(yè)管理有限公司財務部報表:XXX—C?W—報表;③物業(yè)管理處公共事務部運作檔案:XX※一※※※一S?W—運作檔案。C)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位罝處,并排列在檔案柜中;d)將需歸檔的資
8、料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于和應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。4.3.2編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。4.4檔案的保管期限。4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。4.5檔案