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《14:檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫(kù)。
1、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。2.0 適用范圍適用于公司各類檔案的管理。3.0職責(zé) 公司和管理處內(nèi)勤為檔案管理員,負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。4.0 程序要點(diǎn)4.1檔案的編號(hào)4.1.1公司、管理處編號(hào):A物業(yè)管理有限公司:編號(hào)為:凱旋物業(yè);B凱旋城管理處:管1;以后每增加一個(gè)管理處:即按管2、管3、管4、管5等的順序往下編。4.1.2公司檔案類別編號(hào):A公司文件,簡(jiǎn)稱:GWB外來(lái)文件,簡(jiǎn)稱:WWC行政管理,簡(jiǎn)稱:XZD人事管理,簡(jiǎn)稱:RSE品質(zhì)管理,簡(jiǎn)稱:
2、BZF財(cái)務(wù)管理,簡(jiǎn)稱:CWG經(jīng)營(yíng)管理,簡(jiǎn)稱:JYH項(xiàng)目資料,簡(jiǎn)稱:XMI圖紙資料,簡(jiǎn)稱:TZJ政策法規(guī),簡(jiǎn)稱:ZFK參考資料,簡(jiǎn)稱:CK4.1.3管理處檔案類別編號(hào):A基礎(chǔ)管理,簡(jiǎn)稱:JGB房屋管理與維修養(yǎng)護(hù),簡(jiǎn)稱:FWC共用設(shè)施設(shè)備管理,簡(jiǎn)稱:SBD保安、消防、車輛管理,簡(jiǎn)稱:BAE環(huán)境衛(wèi)生管理,簡(jiǎn)稱:HJF綠化管理,簡(jiǎn)稱:LHG精神文明建設(shè),簡(jiǎn)稱:JWH管理效益,簡(jiǎn)稱:GX4.1.4類別小類號(hào):根據(jù)實(shí)際情況54.1.5檔案流水號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字—001、002、003……4.1
3、.6檔案編號(hào)舉例:A公司檔案編號(hào):※※※-※※※-※※※-※※※檔案流水號(hào)類別小類號(hào)類別編號(hào)公司編號(hào)B管理處檔案編號(hào):※※※-※※※-※※-※※※-※※※ 檔案流水號(hào)類別小類號(hào)類別編號(hào)管理處編號(hào)公司編號(hào)4.2檔案分類的原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。4.2.1存檔文件按公司或管理處編號(hào)—類別—類別小類—流水號(hào)的方式形成唯一的檔案號(hào)。4.2.2每卷內(nèi)編寫該卷文件清單《檔案目錄
4、》,檔案卷封面應(yīng)注明卷內(nèi)檔案年度、起始號(hào)等信息。4.3立卷與編制目錄4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按檔案類別進(jìn)行分類,用檔案盒將檔案分別立卷:A根據(jù)檔案的規(guī)格標(biāo)示相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;B在檔案標(biāo)貼紙上打印出黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是有公司編號(hào)、類別編號(hào)、類別小類號(hào)組成,如:----公司員工人事檔案:凱旋物業(yè)—人事管理(RS)—員工檔案;----凱旋城管理處客戶服務(wù)部業(yè)主檔案:凱旋物業(yè)—管1—基礎(chǔ)管理(JG)—業(yè)主檔案。C將制作好的檔案標(biāo)貼紙
5、貼在檔案盒左側(cè)立面距離頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中;5D將需要?dú)w檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于檔案盒內(nèi);E檔案盒的外形、顏色、規(guī)格須保持一致。4.3.2編制目錄:A《檔案目錄》一式兩份,一份用于檔案盒內(nèi)首頁(yè),另一份匯總為檔案目錄索引;B每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》中,以便查閱。4.4檔案的保管期限4.4.1檔案的保管期限分為永久、定期保存兩種。4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)、公司的檔案保存期限規(guī)范進(jìn)行檔案的保存和銷毀。4.5檔案的保管4.
6、5.1檔案保管的工作任務(wù)是:A便于查閱;B保證檔案的安全;C防止檔案的損壞;D采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案的壽命。4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:A行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案(公司部分)、公司設(shè)備、工程檔案、往來(lái)文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案、資料、質(zhì)量記錄(公司部分);B財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;C管理處下屬各業(yè)務(wù)部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案;管理處客戶服務(wù)中心保管管理處設(shè)備檔案、業(yè)主檔案;管理處內(nèi)勤保管各下屬各部門往來(lái)文書檔案(管理處部分)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案(管理處部分)。D
7、各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。4.5.3檔案的保管程序:A各職能部門和管理處下屬各業(yè)務(wù)部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;B檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并同意編號(hào);C檔案管理員每周一次將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;D對(duì)于存放于電腦的文件資料,須至少每月在本機(jī)上備份一次(對(duì)重要資料應(yīng)每周備份一次)。E檔案原則上保管原件。4.6檔案的密級(jí)4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。A絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管
8、理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;5B機(jī)密檔案包括:?jiǎn)T工人事檔案、ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案;C普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。4.7檔案的查閱權(quán)限4.7.1總經(jīng)理、副總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。4.7.2行政部可查閱分管工作的檔案。4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。4.8檔案的查閱/