談?wù)劅熖锘A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的檔案管理

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1、談?wù)劅熖锘A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的檔案管理談?wù)劅熖锘A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的檔案管理談?wù)劅熖锘A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的檔案管理　　編者按：煙基檔案是煙基建設(shè)工程的重要組成部分，是煙基建設(shè)的真實記錄，本刊請省局機關(guān)專職檔案管理員林巧良館員煙田基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案是煙基建設(shè)工程施工管理，檢驗工程質(zhì)量、竣工驗收的重要憑證；是為煙基建設(shè)項目的使用、維護、改建、擴建提供準確、真實、可靠的依據(jù)；是為煙基建設(shè)項目日后產(chǎn)生的事故處理、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、債務(wù)糾紛等提供重要的證據(jù)。因此，做好煙基檔案管理對我們及時總結(jié)煙基建設(shè)的經(jīng)驗教訓，開展煙基建設(shè)的科學研究，指導今后的煙基建設(shè)工作具有重要的意義。當前，我省煙基建設(shè)項目數(shù)量多、投資大、工程量小、工

2、期短、分布廣、相應(yīng)地產(chǎn)生大量的工程項目檔案。由于煙基建設(shè)專業(yè)性強，參建單位多，管理難度大等客觀因素，不利于煙基檔案的收集、整理、歸檔。容易造成檔案管理滯后于項目建設(shè)，做好煙基檔案管理應(yīng)注意以下幾個問題：強化責任，建管并重。煙基建設(shè)的項目，是一個個看得見，摸得著，實實在在，工程參建各方一致努力，領(lǐng)導關(guān)心，社會各界關(guān)注，而項目檔案，只是一個“軟件”，往往容易被忽視。同時承建方考慮更多的是如何抓質(zhì)量，搶進度，促關(guān)鍵目標的實現(xiàn)等問題，對于工程文件的收集、積累和歸檔等工作較易忽視，無意識中影響了項目檔案的完整與齊全。但煙基建設(shè)要實行終身質(zhì)量負責制，就離不開煙基檔案。因此，要從思想上真正重視檔案工

3、作，克服重建設(shè)、輕管理的傾向。要有專人管理。煙基檔案工作的好壞與各級領(lǐng)導的重視密切相關(guān)。在人手少的條件下，必須確保一名煙技員或煙基辦人員擔負起煙基檔案的管理，與各參建單位工程技術(shù)人員一起負責現(xiàn)場技術(shù)文件、工程圖紙的積累、收集整理。建章立制，規(guī)范管理。要使煙基建設(shè)項目各階段、各部門、單位形成的項目檔案規(guī)范準確、收集齊全、管理科學，就必須依法制定、健全一整套行之有效的規(guī)章制度。明確項目檔案的分管領(lǐng)導及各部門職責分工，將項目文件的形成、積累和管理列入有關(guān)領(lǐng)導、部門、人員的職責范圍或崗位責任制。并對項目檔案的形成要求、收集范圍、歸檔時間、整理規(guī)范和移交手續(xù)等都要有明確的規(guī)定，作為企業(yè)內(nèi)部考核的

4、內(nèi)容之一。要把煙基檔案收集齊，整理妥，保管好，利用活，應(yīng)做好以下幾個方面：首先要做好檔案人員的培訓。目前，煙基建設(shè)檔案人員多以兼職為主，專業(yè)知識有限，勢必影響工程項目文件的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量。因此，組織相關(guān)人員進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓，使他們能盡快熟悉掌握檔案業(yè)務(wù)技能，確保煙基建設(shè)檔案完整、齊全、準確、系統(tǒng)。檔案工作納入工程合同，為煙基檔案提供法律保障。要充分應(yīng)用法律手段確保工程竣工檔案的準確、完整和齊全，在工程合同簽訂之時，應(yīng)明確參建各方的檔案責任。把項目文件材料的積累、整理、歸檔，作為合同的重要內(nèi)容確定下來，明確參建各方文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數(shù)，并提出檔案質(zhì)量要求，明確

5、檔案權(quán)屬，使參建各方能夠高度重視工程檔案的歸檔工作，并成為參建各方依法執(zhí)行項目建設(shè)的條件，以避免項目檔案的原件、原始記錄等歸檔不全。同時，還應(yīng)當把工程文件材料納入項目驗收的標準范圍。材料收集是煙基檔案完備的前提。煙基檔案要靠平時收集，逐步積累起來的。收集工作沒有做好，煙基檔案材料則殘缺不全，整理工作就不能順利進行，就不可能有完整、齊全的檔案，就會給其他環(huán)節(jié)的工作造成困難。因此，要從工程項目的立項開始注重抓好文件材料的形成和積累工作，使其能緊跟煙基建設(shè)進度，與工程建設(shè)同步，才能保證歸檔文件齊全、完整。相互配合，做好工程竣工驗收的檔案工作。在項目驗收階段，應(yīng)加強檔案人員與工程技術(shù)人員的密切

6、配合，嚴格把關(guān)，按要求對移交來的各施工單位編制的竣工圖、文字材料、施工報告進行認真核查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設(shè)計變更單的落實情況，認真查對竣工圖及文字材料是否完整、準確，以保證竣工檔案的真實性和準確性，使竣工檔案在使用過程中，真正發(fā)揮憑證作用。加強煙基檔案的整理。煙基建設(shè)材料的歸檔范圍與時間。煙基檔案是指煙基建設(shè)項目從提出、建設(shè)到竣工驗收、投入使用、管理維護的全過程中形成的，應(yīng)當歸檔保存的文件，包括受益煙農(nóng)的申請、村委會決議；項目立項、設(shè)計、論證、審核、工程招投標、合同簽訂、施工、竣工、使用等活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

7、根據(jù)煙基建設(shè)項目工程量小、周期短的特點，采用按工程結(jié)束時間歸檔，即一個工程建設(shè)結(jié)束后，圍繞該項目工程所產(chǎn)生的工程文件也相應(yīng)形成，在這時候把有保存價值的文件系統(tǒng)整理后歸檔，既符合工程建設(shè)活動的自然過程，也易于保持文件的完整，并使歸檔工作和工程的總結(jié)收尾工作相協(xié)調(diào)。煙基檔案的分類原則與方法：煙基檔案的整理，就是在對煙基建設(shè)過程中形成的文件材料進行完整收集的基礎(chǔ)上，按照一定的原則和方法，進行系統(tǒng)的整理和科學的編目。以揭示其內(nèi)容和成份，有利于科學管理煙