人事檔案管理實施細(xì)則

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1、人事檔案管理實施細(xì)則一、總則1.目的第一條為了提高檔案管理水平，建立和完善科學(xué)、規(guī)范的公司人事檔案管理，理順勞動關(guān)系的變動轉(zhuǎn)移程序，做好個人檔案的收集、整理工作，有效地保護和使用檔案，特制定本實施細(xì)則。2.原則第二條人事檔案管理按照“一人一號、一人一檔、專人負(fù)責(zé)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)?！钡脑瓌t，由人事行政部門負(fù)責(zé)人事檔案的歸集和管理，以保證檔案完整與安全。人事檔案屬永久性保存檔案，任何部門或個人不得銷毀或丟失檔案。3.適用范圍第三條本實施細(xì)則適用于公司全部職員。二、分則（一）人事檔案的建立第四條凡是公司的職工，人事行政部門應(yīng)為其

2、建立個人檔案編號和檔案卷宗，并按公司檔案規(guī)范進行分類管理。第五條為了方便人事檔案的歸檔和查詢，本著“簡便、有效”的原則，對公司人事檔案進行統(tǒng)一編號。編號由兩部分組成：第一部分為公司代碼，即公司名稱中“雪峰”的大寫拼音字母：XF；第二部分為個人編碼。例：張三個人編號為0001，則張三的人事檔案編號為XF0001。第六條人事檔案是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料，主要包括入職檔案、履職檔案、離職檔案等，具體如下：（1）入職檔案：員工編號：序

3、號名稱內(nèi)容摘要備注（頁碼、有無）1應(yīng)聘簡歷2應(yīng)聘資質(zhì)身份證、戶口簿、學(xué)歷證書、專業(yè)技術(shù)證件等3健康證明4面試通知書5應(yīng)聘登記表6面試評價表7錄用通知書8入職登記表9勞動關(guān)系解除或終止證明與上一家供職單位解除或終止勞動關(guān)系的證明10入職手續(xù)交接單包括新員工報到手續(xù)表、物品領(lǐng)用單、交接單等11勞動合同書包括勞動合同、特別約定、保密和競業(yè)限制協(xié)議12職位說明書13規(guī)章制度包括員工手冊、規(guī)章制度等14培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議15擔(dān)保書16聲明書（2）履職檔案：員工編號：序號名稱內(nèi)容摘要備注1轉(zhuǎn)正申請書2轉(zhuǎn)正同意書3技術(shù)資質(zhì)在職期間是否

4、獲得相應(yīng)專業(yè)技術(shù)或職稱等4請假條5基本考核情況6績效考核情況7培訓(xùn)情況8崗位變動9工作地點變動10薪酬變動11年度工資發(fā)放表12獎勵、處罰13年度體檢14年度社保繳費表15勞動合同續(xù)約書（3）離職檔案：員工編號：序號名稱內(nèi)容摘要備注1辭職申請書2辭職批準(zhǔn)書3開除、解除、終止勞動合同通知書4離職交接表5停繳社會保險同意書6保密與競業(yè)限制確認(rèn)書7離職評價表8910第七條在制作上述人事檔案資料時，應(yīng)當(dāng)按照序號和名稱放入相應(yīng)檔案內(nèi)，并在備注中注明頁碼，存有資料的一欄在備注中畫“√”，無相應(yīng)資料的留空不填。裝卷應(yīng)按檔案分類統(tǒng)一

5、裝入“檔案袋”中，在檔案袋上寫明員工姓名、檔案編號，并按檔案類別順序存放在相應(yīng)的檔案柜中。第八條人事行政部按檔案編號、姓名為每位職員建立“人事管理信息表”，并將員工個人基本信息錄入表中，具體包括編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、健康證期限、所持資格證、入職聲明、入職前經(jīng)歷、勞動合同簽訂時間、社會保險購買期間、員工考核、競職、獎勵、處罰等信息。第九條員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。有關(guān)員工信息的變更，必須當(dāng)月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行

6、備份。以確保電子檔案的安全管理。（二）人事檔案的管理第十條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。第十一條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案保管應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度，做好防火、防潮、防盜的保護措施。第十二條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按借閱程序辦理。第十三條職工本人有正當(dāng)理由需要查閱檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》（附后），經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和人事部門負(fù)責(zé)人同意的，能查閱本人的人事檔案，任何他人的檔案概不查閱

7、。人事檔案查閱申請表檔案號姓名查閱時間查詢原因：查閱□（）復(fù)印□（）其它□（）查閱人簽字查詢情況：部門負(fù)責(zé)人人事行政部負(fù)責(zé)人第十四條經(jīng)理及以上人員可直接借閱所管部門員工檔案，跨部門借閱員工檔案需附總經(jīng)理審批同意的簽字，具體見《人事檔案借閱表》附后）。借閱需在“檔案借閱登記本”上登記，不得私自復(fù)印員工檔案，確因工作原因復(fù)印的須經(jīng)人事部經(jīng)理批準(zhǔn)后由人事部操作復(fù)印。人事檔案借閱申請表借閱人部門借閱時間借閱原因：□（）□（）□（）借閱期限借閱人簽字借閱情況：是否復(fù)?。喝耸滦姓控?fù)責(zé)人總經(jīng)理第十五條借閱檔案者應(yīng)在規(guī)定借閱期內(nèi)按

8、時歸還完整的檔案，逾期者按每天20元進行處罰；如將借出的檔案丟失者，必須承擔(dān)因檔案丟失的全部損失（包括但不限于資料本身、因丟失資料導(dǎo)致勞動爭議的賠償?shù)龋?。第十六條人事行政部檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，人事行政部遺失檔案的，除相應(yīng)處罰外，必須承擔(dān)因檔案丟失的全部損失（包括但不限于資料本身、因丟失資料導(dǎo)致勞動爭議