公路局文書管理制度

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1、公路局文書管理制度公路局文書管理制度第一章總則第一條為確保文書事務(wù)工作的正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理的工作效率，特制定本制度。第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、明傳電報、各種賬簿、圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由公路局辦公室負(fù)責(zé)。第二章文書的收發(fā)第四條到達(dá)文書全部由辦公室接收，并按下列要點(diǎn)處置:1.一般文書予以啟封，分送各部門；2.私人文書不必開啟，直接送收信人;’3.分送各單位的文書若有差錯，必須立即退回辦公室。第三章文書的處理第五條文書按機(jī)密程度可分為

2、以下幾類：1.絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書;1.秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公路局內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書；2.機(jī)密。指不宜向公路局以外人員透露內(nèi)容的文書；4.普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論；5.傳閱。指在本公路局內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第六條普通文書的處理原則如下：1.由科室負(fù)責(zé)人以上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理；2.如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理；3.各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與各部門商

3、議后方能予以處置。第七條機(jī)密文書的處理原則如下：1.機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理；2.指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘；3.到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第八條文書的閱覽原則如下：1.某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，閱文者不得在文書正文中亂作標(biāo)記，閱畢轉(zhuǎn)給或交還文書的主管人員。2.有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿

4、”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第九條與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。第四章請示審批第十條凡公路局經(jīng)辦重要事項，都必須請示局長或分管局長，得到局長或分管局長批準(zhǔn)之后，方能實(shí)行。第十一條須請示審批事項如下：1.職務(wù)及重要人事安排；2.各種制度性規(guī)定的變更；3.重要契約的締結(jié)、解除與變更；4.訴訟行為；5.與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請求回執(zhí)、申請等等5.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；6.大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支；

5、7.分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；8.預(yù)算與決算事宜;9.借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更；10.重要高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售；11.定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂；12.有關(guān)公路局經(jīng)營的重要計劃；13.其他上述未涉及的重要事項。第十二條請示審批者為局領(lǐng)導(dǎo)。第十三條請示審批的事項，必須以提案文書的方式請示審批。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫書面文書補(bǔ)報。第十四條請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門，如業(yè)務(wù)部門、出版部門、辦公室部門和

6、財務(wù)部門等等。第十五條請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者、所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第十六條請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并作出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。第十七條請示提案原件由辦公室保管。第五章文書的制作第十八條文書制作要領(lǐng)如下：1.文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范；2.起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程加以證明必須作出交代，必要時附上相關(guān)資料與文件；3.必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名；4.對請示提案文書進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，簽署修改者姓名。第十九條

7、文書的起草必須征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并且在主管領(lǐng)導(dǎo)有了明確的決定之后進(jìn)行。文書起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十條重要文書，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十一條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1.公路局內(nèi)部文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由局長署名，或者簽署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)；1.對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署主要負(fù)責(zé)人職務(wù)與姓名

8、。如果是主要負(fù)責(zé)人委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十二條文書的蓋章按下