淺談高校電子學(xué)籍檔案的管理

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1、淺談高校電子學(xué)籍檔案的管理淺談高校電子學(xué)籍檔案的管理一、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的異同　　（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案歸檔時間上的不同　　高校電子文件檔案是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對于學(xué)校的資料進(jìn)行整理，電子檔案在歸檔過程中不用人力的抄送，這就使得電子文件檔案在文件整理完后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送給檔案部的工作人員，由檔案工作人員接收登記整理。歸檔時間上具有隨意性，而傳統(tǒng)的檔案歸檔的這個過程都是人力而為，這就使得傳統(tǒng)檔案在歸檔時間既不能達(dá)到一致，時間上比電子檔案還要長?！　。ǘ╇娮游募n案與傳統(tǒng)檔案管理方式上的不同　

2、　電子檔案是保存在計(jì)算機(jī)中的文件，所以電子檔案在管理過程中也是采用計(jì)算機(jī)的方式，檔案部門在接收到文件同時，便給每份文件編制一個唯一的文件號，并且給出每個電子檔案的分類號和檔案號，根據(jù)電子檔案上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞著錄、標(biāo)引。這樣人們就可以通過搜索檔案號查找自己需要的電子文件檔案?！　。ǘ╇娮游募n案與傳統(tǒng)檔案歸檔方式上的不同　　電子文件是采用一系列計(jì)算機(jī)電子編碼技術(shù)，對于檔案可以進(jìn)行隨意的編輯修改，通過關(guān)鍵信息來鑒別文件憑證性，當(dāng)然這些使用電子文件的原始憑證性辨別變

3、得復(fù)雜，對于電子文件進(jìn)行信息認(rèn)證和加密的方式，能夠保證電子檔案在處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，保證電子檔案的真實(shí)性和原始性。　?。ㄋ模╇娮游募n案與傳統(tǒng)檔案保存方式上的不同　　電子文件雖然方便快捷，但是由于電子文件的載體是不斷更新?lián)Q代的計(jì)算機(jī)，影響電子文件的長期可讀。想要永遠(yuǎn)的保存電子檔案，就需要檔案部門能夠在接到電子文件后，電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，這樣就能夠保存信息資源?！　《?、高校電子學(xué)籍檔案的管理有效措施　?。ㄒ唬┳龊酶咝ｎI(lǐng)導(dǎo)工作　　高校學(xué)籍檔案是辦好學(xué)校的重要基

4、礎(chǔ)工作之一，這就要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視電子學(xué)籍檔案的管理工作，在人力、財(cái)力、設(shè)施上給予大力支持。一是電子學(xué)籍檔案領(lǐng)導(dǎo)部門要加大對電子學(xué)籍檔案的重視程度，強(qiáng)化依法治檔本文由.L.收集整理的意識。二是根據(jù)電子學(xué)籍檔案的特點(diǎn)，制定相關(guān)的制度規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來支持，三是要做好電子文件的自動上傳收集。改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，在學(xué)籍檔案室的服務(wù)器上歸檔。四是強(qiáng)化培訓(xùn)，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的學(xué)籍檔案工作人員。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒

5、體文件的處理和操作。為的是要選擇和調(diào)配具備計(jì)算機(jī)知識的學(xué)籍檔案人員和了解學(xué)籍檔案知識、有一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)人員和縮微技術(shù)人員，優(yōu)化學(xué)籍檔案部門的人員結(jié)構(gòu)?！　。ǘ┙W(xué)籍檔案信息安全保障體系建設(shè)　　一是在開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的學(xué)籍檔案信息一律不得上網(wǎng)，在因特網(wǎng)上提供已公開的學(xué)籍檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。二是加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔

6、電子文件的真實(shí)、完整、有效?！　。ㄈ┘哟蟾咝W(xué)籍檔案投入力度　　高校學(xué)籍檔案建設(shè)是一項(xiàng)大投人、長積累、晚見效的工作，檔案部門不創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也無創(chuàng)收渠道，經(jīng)費(fèi)只能由財(cái)政供給。資金籌集難度很大。一是檔案部門要理直氣壯地爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列人信息化工程，解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。二是要加大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)資金的投人力度，以緩解電子學(xué)籍檔案建設(shè)資金總量不足、供需矛盾突出的問題。三是要做好電子學(xué)籍檔案，最基本的投人渠道只能是財(cái)政，同時，堅(jiān)持爭取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合，注意發(fā)揮自

7、身的主觀能動性，廣開籌資渠道凈取多方面支持，多渠道解決?！　。ㄋ模┙⒏咚刭|(zhì)、專業(yè)化電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)　　管理人員的業(yè)務(wù)水平提高了，才能適應(yīng)電子檔案的需要.傳統(tǒng)的檔案服務(wù)水平明顯滯后于時代的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足電子檔案的需求。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在未來的社會中占主導(dǎo)地位，高校要充分利用多種教育培訓(xùn)，加大對在職檔案人員的培訓(xùn)力度。要加強(qiáng)對檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、高新技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能做好電子學(xué)籍檔案工作?！　?/p>

8、（五）加強(qiáng)檔案設(shè)備、安全管理監(jiān)察工作　　一是要建立健全規(guī)范化的電子介質(zhì)操作方案，方案要詳細(xì)的規(guī)定使用、操作電子文件過程中應(yīng)當(dāng)遵循的程序，減少人為操作因素造成的損失；二是要建立常態(tài)化的設(shè)備、安全管理制度，定期、定時對機(jī)器設(shè)備和電子文件載體進(jìn)行檢測，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即補(bǔ)救，減少環(huán)境因素影響設(shè)備產(chǎn)生的損失。同時由于電子檔案可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子學(xué)籍檔案的真實(shí)性要采取專門技術(shù)措施?！　∪?、小結(jié)　　學(xué)籍檔案是