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《word文檔處理技巧》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫(kù)。
1、Word文檔處理技巧1、Word打印設(shè)置技巧六則一.逆頁(yè)序打印如果你有一篇很多頁(yè)的文檔需要打印,按照Word中的默認(rèn)設(shè)置總是從第一頁(yè)打印到最后一頁(yè),所以整篇文檔打印完后是最后一頁(yè)在最上面,第一頁(yè)在最下面,這樣我們又要手工將所有的頁(yè)逆序整理一邊,十分麻煩。其實(shí)我們?cè)诖蛴∏爸灰仍凇肮ぞ摺薄?“選項(xiàng)”—>“打印”選項(xiàng)卡中選中“逆頁(yè)序打印”,即可在打印時(shí)按逆序從最后一頁(yè)打印到第一頁(yè),從而打印完后所有的頁(yè)是順序排列的。二.打印同一文檔時(shí)使用不同的頁(yè)面方向如果要在一篇文檔中同時(shí)使用豎向和橫向兩種不同的頁(yè)面方向,我們可先選中需要改變方向的文檔內(nèi)
2、容,然后選擇“文件”-“頁(yè)面設(shè)置”命令,在彈出的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“紙型”選項(xiàng)卡中設(shè)置所需的頁(yè)面方向,并在“應(yīng)用”選項(xiàng)欄中選中“所選文字”即可。其實(shí)Word是在所選內(nèi)容的前后各插入一個(gè)分節(jié)符,并僅對(duì)這一節(jié)中的內(nèi)容進(jìn)行頁(yè)面方向更改,從而實(shí)現(xiàn)了在同一文檔中使用不同的頁(yè)面方向。三.避免打印出不必要的附加信息有時(shí)在打印一篇文當(dāng)時(shí)會(huì)莫名其妙的打印出一些附加信息,如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息,只要在打印前在“工具”—>“選項(xiàng)”—>“打印”選項(xiàng)卡中的“打印文檔的附加信息”下不選中相應(yīng)的項(xiàng)即可。四.打印含窗體的格式化
3、文檔利用Word中的窗體可以創(chuàng)建諸如統(tǒng)計(jì)表格之類的格式化的文檔,其他用戶可在文檔中特定的地方填寫相關(guān)的信息,而不能更改其他處于非填寫區(qū)的內(nèi)容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔(即在填寫區(qū)還沒(méi)有填寫內(nèi)容)來(lái)打印多份不同的統(tǒng)計(jì)信息,我們可以在“工具”—>“選項(xiàng)”—>“打印”選項(xiàng)卡中選中“僅打印窗體域內(nèi)容”,這樣當(dāng)在窗體中填寫完信息后,打印出來(lái)的將僅僅是所填寫的信息,而不是將整個(gè)統(tǒng)計(jì)表格文檔打印出來(lái)。五.打印到文檔如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進(jìn)行打印,而正好這臺(tái)電腦又沒(méi)有配備打印機(jī),我們可以在“打印”對(duì)話框中選中“打印到文
4、檔”選項(xiàng),在輸入文件名后即可生成一個(gè)后綴名為prn的打印機(jī)文件,在其他配備打印機(jī)的電腦上用這個(gè)打印機(jī)文件即可將文檔進(jìn)行打印,即使那臺(tái)電腦上沒(méi)有安裝Word也行。六.在打印預(yù)覽界面下編輯文檔我們一般在打印預(yù)覽界面中通過(guò)放大和縮小來(lái)預(yù)覽文檔最終的打印效果,其實(shí)只要點(diǎn)擊打印預(yù)覽工具條中的“放大鏡”按鈕(使按鈕處于不按下的狀態(tài)),就可以在打印預(yù)覽界面中直接編輯文檔了,而不用關(guān)閉打印預(yù)覽。2、巧用Word分節(jié)符在Word的6.0至Word2002版本中,我們每次開啟一個(gè)新的空白文檔時(shí),都可以在Word窗口的左下角發(fā)現(xiàn)"1頁(yè)1節(jié)"的字樣。由此我
5、們可以知道,在此文檔中,只包含一個(gè)"節(jié)"。那么,什么是"節(jié)"呢?所謂的"節(jié)",就是Word用來(lái)劃分文檔的一種方式。之所以引入"節(jié)"的概念,是因?yàn)槲覀冊(cè)诰庉嬑臋n的時(shí)候,有時(shí)并不是從頭到尾所有的頁(yè)面都采用相同的外觀。例如,在某些文檔中,可能會(huì)使用較寬的表格,這時(shí)我們就希望這個(gè)帶有表格文檔的頁(yè)面可以進(jìn)行"旋轉(zhuǎn)",以便能夠取得更好的顯示效果。這時(shí)候就需要利用"分節(jié)"的技術(shù),來(lái)控制某個(gè)特定頁(yè)面的版式屬性。本文就以Word的最新版本W(wǎng)ord2002為例,跟大家討論一下有關(guān)"節(jié)"的方方面面。分節(jié)符所包含的信息分節(jié)符可以包含以下信息:頁(yè)面方向(橫向
6、或縱向)、頁(yè)邊距、分欄狀態(tài)、縱向?qū)R方式、行號(hào)、頁(yè)眉和頁(yè)腳樣式、頁(yè)碼、紙型大小及紙張來(lái)源。一、插入分節(jié)符插入分節(jié)符的辦法為,選擇"插入"*"分隔符",彈出"分節(jié)符"對(duì)話框(如圖1所示)。然后選擇合適的分節(jié)符類型,點(diǎn)擊"確定"按鈕即可。注意:我們可以把分節(jié)符當(dāng)作一種隱藏的代碼,它包含了所在的位置之前頁(yè)面的各種信息(注意:一定是其所在位置之前的,用戶在刪除分節(jié)符的時(shí)候,了解這一概念非常必要)。二、讓分節(jié)符現(xiàn)形插入了分節(jié)符之后,您很可能看不到它。因?yàn)樵谖覀冏畛S玫?頁(yè)面"視圖模式下,通常是看不到分節(jié)符的。這時(shí),我們可以單擊"常用"工具欄上
7、的"顯示/隱藏/編輯標(biāo)記"按鈕,讓分節(jié)符現(xiàn)出原形。在文檔中顯示的分節(jié)符如圖2所示。從圖2可以看出,分節(jié)符使用雙行的虛線表示,同時(shí)括號(hào)里注明了該分節(jié)符的類型。三、了解分節(jié)符的類型從圖1中我們可以看到,在Word2002中有4種分節(jié)符可供選擇,它們分別是"下一頁(yè)"、"連續(xù)"、"奇數(shù)頁(yè)"和"偶數(shù)頁(yè)"選項(xiàng)。下面就一一介紹各個(gè)分節(jié)符的具體作用。下一頁(yè)在插入此分節(jié)符的地方,Word會(huì)強(qiáng)制分頁(yè),新的"節(jié)"從下一頁(yè)開始。如果要在不同頁(yè)面上分別應(yīng)用不同的頁(yè)碼樣式、頁(yè)眉和頁(yè)腳文字,以及想改變頁(yè)面的紙張方向、縱向?qū)R方式或者紙型,應(yīng)該使用這種分節(jié)符。連續(xù)
8、插入"連續(xù)"分節(jié)符后,文檔不會(huì)被強(qiáng)制分頁(yè)。但是,如果"連續(xù)"分節(jié)符前后的頁(yè)面設(shè)置不同,例如紙型和紙張走向等,即使選擇使用"連續(xù)"分節(jié)符,Word也會(huì)在分節(jié)符處強(qiáng)制文檔分頁(yè)。而"連續(xù)"分節(jié)符的作用,主要是幫助用戶在同一頁(yè)面上創(chuàng)建不同的分