檔案管理信息化的探討

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1、檔案管理信息化的探討  當(dāng)前,信息化技術(shù)得到快速發(fā)展,我國已經(jīng)進入信息化社會,信息資源有力推動著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展,在社會各個領(lǐng)域,信息化建設(shè)得到了普遍重視。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的時代,檔案管理工作一定要引入電子檔案技術(shù),才能得到持續(xù)性發(fā)展?! ∫弧n案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點 ?。ㄒ唬┐龠M辦公效率大幅度提高。利用計算機的信息處理能力有利于提高檔案管理效率,在傳統(tǒng)檔案管理工作中,檔案管理人員都是手工操作,不但需要大量的人力物力而且工作效率也較為低下。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機軟件,可以明顯加快資料的收集

2、、儲存、分類和統(tǒng)計工作,有利于提高工作效率?! 。ǘ┐龠M檔案文件信息得到充分的交流與共享。在傳統(tǒng)檔案管理工作中,不同單位與不同部門掌握的檔案資料不能實現(xiàn)互通有無,不利用查找文件和信息。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)以后,檔案管理工作得到了較快升級,并逐步形成一個完整的系統(tǒng),同時有利于實現(xiàn)不同單位與不同部門間的信息共享,檔案文件信息可以實現(xiàn)各種方式的查詢,使檔案更好地服務(wù)于人民,提高了工作效率?! 。ㄈ┯兄跈n案保存穩(wěn)定性。檔案電子文件載體材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體對比,具有更長的保留時間。如VCD、DVD光碟,U盤,移動硬盤等,這些電子載體都具備一個

3、突出的優(yōu)點就是易于存取、較快傳遞、容易保存、不受外界環(huán)境的影響、不易損壞,穩(wěn)定性較高?! 。ㄋ模┐蟠筇岣吡宋募鬟f的速度和安全性。檔案管理信息系統(tǒng)依靠計算機網(wǎng)絡(luò),發(fā)揮安全認證等技術(shù)手段的作用,可以實現(xiàn)快速的傳播,有效保證了文件傳遞的安全性?! 《n案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的方法 ?。ㄒ唬┌褜嶓w管理變?yōu)樾畔⒐芾怼T趥鹘y(tǒng)檔案管理過程中,一般情況下依靠紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等形式保存,都是工作人員手工操作,在管理過程中存在著繁雜的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供等工作,因此檔案工作人員每天都需承擔(dān)繁重的工作量,而且不易于操作,操作過程中容易產(chǎn)生失

4、誤。因為每天都要進行大量檔案資料的整理與保管,因此不具備時間對檔案資料進行提煉和加工,很多檔案信息資源不能發(fā)揮應(yīng)有的作用,形成嚴重的浪費現(xiàn)象。當(dāng)前,大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備進入檔案管理工作中,特別是隨著計算機、光盤、多媒體技術(shù)的引用,有效提高了工作效率,實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化,逐步淘汰了傳統(tǒng)檔案管理模式。當(dāng)前,檔案管理工作的核心內(nèi)容是信息管理,在管理檔案信息資源過程中普遍應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段。利用信息化處理的檔案資源可以實現(xiàn)廣泛傳播,檔案資源只有實現(xiàn)信息化管理,檔案資源才能真正為人民所用,才能展現(xiàn)更大的作用,檔案管理工作才能有力支持我國經(jīng)濟發(fā)展

5、、科技進步與社會繁榮;同時實現(xiàn)信息化管理的檔案資源也可以創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益與社會效益,一定會促進我國國民經(jīng)濟的持續(xù)性發(fā)展?! 。ǘ┙⒂行У男畔⑾到y(tǒng),充分、合理、安全地使用電子檔案。在檔案利用信息化手段進行管理時,首先要具備計算機信息系統(tǒng),因此,檔案管理部門首先要明確下面工作:一是科學(xué)設(shè)計,保證基于計算機的文件檔案管理工作流程的規(guī)范性,達到檔案信息管理的標準。二是以文件處理方式為標準,盡快開發(fā)檔案信息化系統(tǒng)軟件。三是實現(xiàn)信息化管理過程中,要根據(jù)實際情況,實行內(nèi)部控制制度,才能保證檔案材料的可靠性。應(yīng)用電子檔案過程中,電子檔案的真實性具有關(guān)鍵作用

6、。在操作過程中,由于檔案材料自電子文件一直到歸檔不具備程序化管理體系,不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的有效鏈接,因此基于現(xiàn)在技術(shù)的電子文件原數(shù)據(jù)的完整性還受到一些因素的影響,大量電子檔案還不能達到與對應(yīng)紙質(zhì)檔案材料的一致性;再就是保存電子檔案的載體使用壽命不能保證等,這些都不利于做到檔案材料的真實與安全。 ?。ㄈ┨岣邫n案工的專業(yè)素質(zhì),實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化,安全化。人在應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備中具有關(guān)鍵性影響,檔案管理的每一項工作都需要人來完成。所以要求每一位檔案工作人員都必須具備現(xiàn)代化知識。再有,要求盡快提高檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)水平,所以需要利用最短的時間建立一支掌握現(xiàn)代科

7、學(xué)技術(shù)、專業(yè)技術(shù)的專業(yè)隊伍:一是在當(dāng)前的檔案管理工作中應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科學(xué)成果,所以檔案工作人員要樹立終身學(xué)習(xí)意識,尤其是盡快掌握計算機技術(shù)、數(shù)學(xué)知識等,這些都嚴重影響著檔案管理信息化程度、現(xiàn)代化程度的提高。二是具備高水平的檔案專業(yè)知識,如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理、檔案標引、檢索、編研、復(fù)制等技術(shù)。三是分析當(dāng)前的檔案管理發(fā)展情況可以得到,檔案工作人員一定要具備現(xiàn)代化檔案管理技術(shù),學(xué)會分析檔案信息,能夠開展高級檔案信息咨詢工作,能夠提供更高水平的服務(wù)等。檔案管理人員一定要樹立終身學(xué)習(xí)意識,同時上級檔案管理部門要為工作人員學(xué)

8、習(xí)創(chuàng)造條件,可以定期指定工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參加技術(shù)指導(dǎo),還可以結(jié)合應(yīng)用老一輩幫助新人的做法,提倡相互促進、相互幫助、共同提高等,才能

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