淺談宋代檔案管理機(jī)構(gòu)及文卷分類制度研究

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1、淺談宋代檔案管理機(jī)構(gòu)及文卷分類制度研究宋代經(jīng)過后唐的戰(zhàn)亂和地方割據(jù)的影響,統(tǒng)治者十分擔(dān)心地方各地以及中央各部門的權(quán)力過于集中而形成后唐似的軍閥割據(jù),于是對(duì)職官制度和行政機(jī)構(gòu)制度進(jìn)行了改革。宋代的行政體制改革,改變了隋唐時(shí)期形成的三省六部制,建立了宋代獨(dú)特的中央集權(quán)的制度體系。這次改革中,檔案管理機(jī)構(gòu)也發(fā)生了變化。中央最高行政首長,漢代時(shí)期為宰相,宰相管理著全國除軍事和最高人事任免權(quán)以外的職權(quán),地方各級(jí)和中央各部門的奏章都是宰相批閱,監(jiān)察機(jī)構(gòu)也是受宰相管轄,對(duì)朝廷內(nèi)外的百官進(jìn)行監(jiān)督,其中中央檔案管理工作也由宰相管轄。

2、到了隋唐,三省六部制的確立,中央最高行政機(jī)構(gòu)發(fā)生了變化,中央行政權(quán)已經(jīng)落在了皇帝一個(gè)人手中,宰相只能作為輔政機(jī)構(gòu)。在三省六部制之下,三省分別是中書省、門下省和尚書省,三省的最高長官分別為中書令、侍中和尚書令,在唐代三省的最高長官就被稱為宰相,這樣一個(gè)國家就有了三個(gè)宰相數(shù)量比漢代有所增加,同時(shí)宰相沒有完全的最高行政決策權(quán),在行政權(quán)的決策上,這三個(gè)宰相分別擔(dān)當(dāng)著相應(yīng)的職能,他們分別負(fù)責(zé)中央最高行政命令的草擬、審核和執(zhí)行,同時(shí)他們擬制的中央行政命令要經(jīng)過皇帝的批準(zhǔn)以后才能生效,所以說此時(shí)皇帝才是中央最高行政長官。在檔案管

3、理上,唐代形成了中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行的檔案處理流程,同時(shí)三省和中央各個(gè)部門以及地方各級(jí)政府都專門設(shè)置了檔案管理人員。宋代在唐代的基礎(chǔ)上,又進(jìn)行了改革,進(jìn)一步削弱了三省的權(quán)力,宋代在中央設(shè)置了政事堂政事堂在唐代也存在,但那時(shí)候政事堂只是作為一個(gè)宰相的議事機(jī)構(gòu),而非國家機(jī)構(gòu),宋代的政事堂亦稱為中書門下就是朝廷的最高行政輔政機(jī)關(guān),也是檔案管理的最高機(jī)關(guān),其他的檔案管理機(jī)構(gòu)職能也進(jìn)行了重新劃分。在宋代的檔案管理基本制度框架下,宋代的文卷管理也更加具有特色,其中最重要的管理制度就是文卷分類制度?！　∫弧⑺未臋n案管理

4、概況　　宋代的檔案管理機(jī)構(gòu)建立于其職官制度和國家行政機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上,每一個(gè)重要的國家機(jī)玲都有相應(yīng)的檔案管理人員和機(jī)構(gòu)?！　∷未恼绿檬亲罡叩男姓o政機(jī)構(gòu),其最高長官稱為中書門下平章事,即為正宰相,副職為參知政事為副宰相,宰相的職責(zé)是佐天子,總百官,平庶政,事無不統(tǒng)。在政事堂之下設(shè)有五房,分別具體負(fù)責(zé)政事堂的具體事務(wù),在這五房當(dāng)中,孔目房、購銷房屬于文書檔案管理機(jī)構(gòu),其中孔目房的職責(zé)是掌管文書案犢,購銷房主要負(fù)責(zé)掌管印章和符信。同時(shí),政事堂還設(shè)置專門管理檔案的官員,這些官員稱為檢正官,政事堂的五房中,每房一人,具體負(fù)

5、責(zé)該房的具體的文書事務(wù)。這些檢正官都是京朝官擔(dān)任。除了檢正官以外,堂后官也是政事堂中的負(fù)責(zé)檔案管理的重要官員,堂后官每房有三人,其職能分工為,一人負(fù)責(zé)文書檔案的登記,一人負(fù)責(zé)公文文書的謄寫抄復(fù),一人負(fù)責(zé)對(duì)公文文書的校對(duì)和印發(fā)工作。從職能分工上來看,檢正官和堂后官的分工相當(dāng)于檢正官負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督管理,堂后官負(fù)責(zé)檔案的制定、印發(fā)和校正,形成了科學(xué)而嚴(yán)密的工作體系。宋代后期,經(jīng)過元豐改制以后,三省的權(quán)力逐漸增強(qiáng),檔案管理方面的職能又重新恢復(fù)到三省,由中書舍人、給事中和郎官掌管檔案管理職權(quán)?！　∷未娜≡谒纬趼毮鼙患?/p>

6、空,由政事堂掌握著行政大權(quán),元豐改制后政事堂的權(quán)力被重新整合,三省又重新恢復(fù)了職能,在檔案管理上的職能也逐漸恢復(fù)到隋唐時(shí)期確定的職權(quán)狀態(tài)。中書省的主要職責(zé)是制法文書,在中書省下設(shè)八房作為辦事機(jī)構(gòu),在這八房中具有檔案管理職能的有主事房、點(diǎn)檢房、催驅(qū)房、班簿房和制救房,其中主事房在檔案管理中的具體職責(zé)是負(fù)責(zé)文書的收發(fā)登記,相當(dāng)于今天的辦公室檔案工作部門點(diǎn)檢房受中書舍人管理,主要負(fù)責(zé)點(diǎn)檢各房的文書檔案工作,從事檔案監(jiān)督管理工作催驅(qū)房在檔案管理中主要負(fù)責(zé)督促和催辦文書等事務(wù)班簿房的具體工作是掌管朝廷官員的名冊以及官吏的人事

7、檔案,相當(dāng)于人事檔案的管理人員制救房具體負(fù)責(zé)對(duì)文書詔令等重要的檔案資料的保管。宋代元豐以后的門下省在檔案管理上的職責(zé)和隋唐相仿,主要負(fù)責(zé)對(duì)中書省制定的章令的審議封駁,門下省又下設(shè)通進(jìn)司、銀臺(tái)司、章奏房、封駁房、發(fā)救司、進(jìn)奏院以及文登鼓院和文登鼓檢。門下省負(fù)責(zé)掌受文武官及士民章奏表疏,是由下級(jí)上傳的文書的重要管理機(jī)構(gòu)。尚書省管轄六部,下設(shè)十房辦理各項(xiàng)事務(wù),同時(shí)設(shè)置左右司郎中和員外郎,負(fù)責(zé)掌管各房的文書檔案工作,主要負(fù)責(zé)督查各房的檔案處置情況。三省之外,樞密院和三司也都設(shè)置有相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。樞密院是宋代的最高軍政機(jī)

8、玲,下設(shè)十二房作為事務(wù)辦理機(jī)構(gòu),分別負(fù)責(zé)軍事、郵政、國家機(jī)密等重要文書檔案的管理工作。鹽鐵司、戶部司和支度司是國家財(cái)政金融的重要管理機(jī)構(gòu),三司之下也分別設(shè)置有都磨勘司、開拆司、發(fā)放司等掌管國家經(jīng)濟(jì)檔案?！　〉胤缴?宋代檔案管理機(jī)構(gòu)與行政管理機(jī)構(gòu)一并設(shè)立。在路一級(jí)設(shè)置帥司、潛司、倉司和憲司,分別掌管該地方的民政、財(cái)賦、司法和經(jīng)濟(jì)方面的事務(wù)。四司中都專設(shè)了文書檔