檔案的分類及管理制度

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1、檔案的分類及管理制度1.工程部檔案：(1)招投標(biāo)資料：包含招標(biāo)文件、圖紙、答疑、回標(biāo)文件(主要是報價匯總及圖紙)等，工程部營銷員領(lǐng)取招標(biāo)文件后，由工程部內(nèi)勤填寫《招標(biāo)文件檔案表》進(jìn)行登記，并將原件存檔，復(fù)印件下發(fā)給相關(guān)人員，投標(biāo)疑問統(tǒng)一由內(nèi)勤發(fā)送，并將疑問及回復(fù)文件及時存檔，以保證招投標(biāo)文件的完整性。(2)日常工作檔案：包括營銷人員跟蹤項目登記表、客戶考察通知單、營銷總結(jié)、合同概況表、分公司宣傳品發(fā)放統(tǒng)計表、客戶檔案及競爭對手調(diào)查表、業(yè)務(wù)費(fèi)及傭金提取表等，由銷售內(nèi)勤分類存檔，便于隨吋查閱。(3)工程部會議紀(jì)要及其他需要存檔的文件。2.行政人事部檔案：(1)分公司相

2、關(guān)行政制度、員工檔案。(2)集團(tuán)公司下發(fā)的相關(guān)文件、制度等。(3)合同文件，由行政部負(fù)責(zé)將各類合同進(jìn)行存檔。需借閱合同者，在具體保管合同的部門簽字登記后方可借閱。凡與合同無關(guān)，因工作需要借閱合同者，除在具體保管合同的部門履行簽字手續(xù)外，還須出具書面借條，寫明借閱原因，借閱期限，經(jīng)部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。(4)其他需要存檔的文件。5.財務(wù)部檔案：(1)包括各種費(fèi)用明細(xì)表等與財務(wù)和關(guān)的資料。保密制度1.凡技術(shù)人員或工作涉及到公司機(jī)密的人員在入、離職時必須簽訂《保密協(xié)議》，保證不泄露公司的機(jī)密資料。2.各部門文件及檔案按類別、按級別、按時間的先后順序進(jìn)行歸類

3、管理，分為三類：一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門經(jīng)理均有權(quán)查閱；保密檔案各部門經(jīng)理如要查閱的，必須由行政部經(jīng)理簽字才能查閱；絕密檔案一般不準(zhǔn)任何人查閱(注：副總、總經(jīng)理除外)，如有特殊情況需要查閱的部門經(jīng)理,必須要總經(jīng)理簽字同意，且必須在行政部所指定的地點進(jìn)行查閱,公司檔案不準(zhǔn)任何人帶出公司。3.除本部門工作人員外，未經(jīng)許可，任何人不得私自進(jìn)入其他辦公場所，未經(jīng)許可，不得使用其它部門人員電腦，不得查看U盤、光盤及軟盤中的文件資料,更不能翻閱、抄錄其他部門資料。4.在打印、復(fù)印文件或資料中，應(yīng)樹立保密意識，不得隨意將文件、資料內(nèi)容泄露給公司外部人員及其他

4、無關(guān)人員，打印、復(fù)印錯誤的重要文件應(yīng)及時銷毀，不得亂丟亂放。5.負(fù)責(zé)文件及檔案的管理人員應(yīng)具有高度保密意識，不得向任何人有意無意泄露公司的機(jī)密。公司員工應(yīng)做到“不該說的話不說”，“不該問的事不問”。廢舊文件不得隨意丟棄，經(jīng)公司認(rèn)定作廢的文件應(yīng)定期銷毀。1.公司員工不得擅自更改公司各種文件或資料。7?財務(wù)人員應(yīng)妥善保管好帳務(wù)、報表、資料，不得將公司機(jī)密泄露給予任何人。8.合同文件、財務(wù)狀況及其它重要的公司內(nèi)部文件應(yīng)特別注意保密原則，各種資料應(yīng)妥善保存，更不能泄露給其他人。9.凡重要文件，未經(jīng)上級允許，不得復(fù)制、抄錄。10.員工的薪金、獎金公司予以保密，嚴(yán)禁任何人互相

5、打聽、攀比。11.員工應(yīng)盡忠盡職、努力工作，珍惜公司信譽(yù)，工作中不得泄露公司商業(yè)秘密或資料。