淺析會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

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1、淺析會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制　【摘要】隨著計算機、網(wǎng)絡等信息技術在會計領域的廣泛應用,實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。文章初步探討了電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的新特點與新問題,并就如何加強和完善電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制提出了建議?！　　娟P鍵詞】會計電算化;內(nèi)部控制;措施　　　　內(nèi)部控制一般包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制則是內(nèi)部控制的特殊形式,也是內(nèi)部會計控制深層次的發(fā)展。隨著科學技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展,電子計算機數(shù)據(jù)處理技術在會計領域已得到廣泛的應用。2005年5月份沙曲礦開始組建局域網(wǎng)應用

2、重慶林木森企業(yè)之魂會計核算軟件,開始了簡單的會計電算化工作,在此基礎上到2007年年底利用網(wǎng)絡技術運用北京用友U8軟件進行會計電算化工作,到2009年運用北京ERP智能會計核算系統(tǒng)和OA網(wǎng)絡無紙化辦公系統(tǒng),逐步實現(xiàn)了以電子計算機替代人工記賬、結賬、報賬、自動檢查勾稽關系以及會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷甚至提供決策的過程。它的應用使會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,核算的準確性和可靠性得到了極大的提高,并且使會計人員從繁重的手工會計工作中解脫出來,但也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題,加之會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制

3、的局限性,就如何加強會計電算化內(nèi)部控制在信息和科學技術迅速發(fā)展的今天顯得尤為重要?！　　　∫?、會計電算化系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響　　　　(一)內(nèi)部控制形式的變化　　由于計算機運行具有快速、穩(wěn)定的特點,并按照特定的控制程序,具有很強的邏輯判斷與邏輯推理能力,使內(nèi)部控制的形式發(fā)生了很大的變化:第一,原手工操作的編制科目匯總表,憑證匯總表,資產(chǎn)與負債試算平衡,相關費用、成本的結轉(zhuǎn),賬簿的登記,總賬和明細賬的核對等,這些內(nèi)部控制措施在實施電算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些內(nèi)部控制措施,在實行電算化后轉(zhuǎn)

4、移到了計算機內(nèi)部,如記賬憑證借貸金額的平衡,各科目發(fā)生額的平衡,各賬戶余額的平衡檢查,本表、表與表之間平衡檢查等。由此可見電算化會計的許多內(nèi)部控制方法主要是通過會計電算化軟件實現(xiàn)的。因此,計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制變?yōu)橛嬎銠C控制為主,人工控制為輔的人機控制相結合的形式?！　?二)內(nèi)部控制內(nèi)容的變化　　隨著現(xiàn)代化信息技術在會計領域的廣泛應用,企業(yè)利用電算化帶來便捷、準確信息的同時,也給電算化環(huán)境下的會計工作增加了新的控制內(nèi)容:主要有電算化硬件的配備、維護、管理的控制;軟件的購置、安裝、調(diào)試

5、、維護,以及修改、升級、軟件更換控制;電算化會計主管,系統(tǒng)管理員、軟件操作員的崗位責任控制,以及會計電算化操作控制;會計數(shù)據(jù)存儲保管檔案的管理控制等。　　(三)內(nèi)部控制重點的變化　　手工系統(tǒng)內(nèi)部控制的重點是對會計崗位職務分離的控制,會計基礎規(guī)范的控制,業(yè)務程序的控制,記賬憑證傳遞、保管的控制,記賬程序的控制及賬證核對、賬賬核對、賬實核對、賬表核對的控制。會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的重點放在原始數(shù)據(jù)輸入計算機的控制、會計信息輸出的控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制、系統(tǒng)的安全控制等方面,控制的要求

6、也更加嚴格?！　?四)內(nèi)部控制工具的變化　　手工系統(tǒng)使用的運算工具是算盤、機械的或電子的計算器,計算過程每運算一次要重復一次。由于不能存儲運算結果,會計人員邊運算邊記錄,工作量大、速度慢。電算化系統(tǒng)使用的運算工具是電子計算機,數(shù)據(jù)處理過程由機器完成。由于它能存儲運算結果,人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所預期的信息。　　(五)內(nèi)部控制信息存儲方式的變化　　手工系統(tǒng)的所有信息都以紙張為載體,占用空間大,保管不易,查找困難。電算化系統(tǒng)除必要的會計憑證之外,均可用磁性材料(磁帶、磁盤等)作信息載體,它占用空間小,查找方便

7、,保管容易。　　(六)內(nèi)部控制人員的變化　　手工系統(tǒng)中的人員均是會計專業(yè)人員,其中的權威應該是會計師。電算化系統(tǒng)中的人員將由會計專業(yè)人員,電子計算機軟件、硬件及操作人員組成,其中的權威應該是掌握會計電算化高級知識的會計師。　　　　二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的局限性　　　　在電算化會計系統(tǒng)環(huán)境下,有形記錄與手工會計系統(tǒng)相比大為減少,沙曲礦為避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險,企業(yè)全部的經(jīng)濟業(yè)務均記錄在紙張之上,每年度打印會計賬簿裝訂成冊。但賬務處理的相關數(shù)據(jù)文件存儲于計算機或硬盤等電子介質(zhì)上,特別

8、是在硬盤或其他電子介質(zhì)上更改數(shù)據(jù)不會留下任何痕跡。這樣對會計數(shù)據(jù)的真實性、有效性和完整性造成了威脅,一旦出現(xiàn)舞弊行為,后果將是不堪設想。目前,在會計工作實踐中,會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要表現(xiàn)在以下五方面?！　?一)受管理層干預的影響大　　任何一項制度都是企業(yè)管理和發(fā)展的需要,內(nèi)部控制作為管理的一個組成部分,它理所當然地按其管理人員的管理意圖運行,尤其是單位負責人的決策更是起決定作用。如果單