酒店會議接待服務流程

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1、-會議服務流程一、會前準備1、掌握會議情況。根據(jù)酒店營銷部門或餐飲預定部門送發(fā)的“會議通知單”了解并掌握會議的有關(guān)情況。(1)會議主辦單位及會議名稱。(2)參加會議的人數(shù)和會議時間。(3)會議主席臺的人數(shù)、名單、身份等。(4)會議的茶水、水要等要求。(5)會議室布置要求。(6)會議的服務要求,等等。2、會議室布置:(1)搞好會議室的清潔衛(wèi)生工作。(2)布置好會議主席臺人員的會前休息室。(3)按主辦單位要求懸掛會標。(4)按主席臺人數(shù)布置主席臺。(5)按會議客人人數(shù)排好會議桌及座椅或沙發(fā)。(6)備好話筒,調(diào)試好擴音設備。(7

2、)以盆景花草裝飾主席臺及會議室。(8)調(diào)好會議室溫度,應控制在22攝度到24攝度。3、準備用具并擺放:--(1)根據(jù)會議人數(shù)準備足量的熱水瓶、茶杯、茶葉、毛巾、巾籃、煙灰缸等用具,并按規(guī)定整齊擺放,應確保茶具的衛(wèi)生與完好無損。如會議需用礦泉水等飲料,則應準備相應的水杯或吸管。(2)會議材料及文具(紙或筆記本、筆)等應按主辦單位要求事先擺好。(3)如主席臺需用名卡,則應按主辦單位要求制作并擺放。(4)如會議需用水果,應按主辦單位要求的品種與數(shù)量準備并擺放(用保鮮膜包蓋)。(5)做好會議主席臺人員會前休息室的茶水、毛巾、水果等

3、的準備。(6)搞好公共洗手間的衛(wèi)生,各種衛(wèi)生用呂供應充足。(7)搞好衣帽間的衛(wèi)生,并備足衣架、存衣牌等物品。4、檢查。上述準備工作完成以后,應作一次全面而又仔細的檢查。如發(fā)現(xiàn)有錯漏之處應及時糾正。最好能與會務組或大會秘書處的工作人員一起檢查。最后整理好自己的儀且儀容,恭候客人的到來。二、會議服務1、迎領服務:(1)客人前來,迎領員應站在電梯口或會議室門口迎接客人,禮貌問候。(2)及時引領客人進人會議室,請客人入座,以免大量客人擁堵會議室門口。(3)根據(jù)需要提供衣帽服務。(4)如有需要,應協(xié)助會議工作人員分發(fā)會議材料。--(

4、5)將會議主席臺人員引入會前休息室,休息室服務員在禮貌問候后提供茶水、點心或水果服務。(6)會議客人全部進入會議室后,應及時關(guān)上會議室的門,但應事先明確會議工作人員的所坐位置,以便能及時聯(lián)絡。2、會中服務:(1)客人入座后,會議室服務應由里到外依次為客人斟倒茶水,撤去水果盤上的保鮮膜。(2)適時續(xù)水。一般要求會議室服務員半小時為客人斟倒一次茶水。(3)適時換毛巾。一般要求在會議中途休息時為客人更換一次毛巾。如主辦單位要求,還應在會中提供點心服務。(4)會中休息時還應及時清理會議桌上的果皮等雜物,并撤換煙灰缸。(5)注意觀察

5、會議室溫度及音響效果,如有不當,應及時報告上級或通知工程維修部門。3、會后服務:(1)會議結(jié)束時應及時打開會議室的門,服務人員應熱情送客、禮貌道別。如客人衣帽寄存,應及時取遞,協(xié)助穿戴。(2)將會議中的場租費、茶水費、水果費等費用的匯總賬單請會議工作人員簽單,并及時送交飯店財務記入會議總賬。(3)詢問會議工作人員下次會議的有關(guān)事宜,以便做好相應的準備工作。(4)向會議工作人員征求服務方面的意見和要求,以便改進工作。--(5)迎領員應將客人送出會議室門口,并引領至電梯口,按好電梯,示意客人進入電梯后道別。三、會后整理1、待會

6、議客人全部離開后,關(guān)閉空調(diào),打開會議室的門窗通風換氣。2、檢查有無尚未熄滅的煙蒂及客人的遺留物品,如有則應正確處理(方法與餐廳相同)。3、將茶具、毛巾等物品分類整理,及時送至工作間進行清洗消毒。4、檢查設備、用具有無短缺或毀損,如有,則應開具賠償單請會議工作人員簽單后交財務入賬。5、清理后有垃圾,搞好會議室的清潔衛(wèi)生,必要時進行消毒。6、關(guān)上窗戶,、拉好窗簾,關(guān)閉電燈等所有電器的開關(guān),鎖好會議室的門。四、注意事項1、如有年老體弱客人參加會議,應提供特殊服務,并密切關(guān)注其情況。2、應做好主席臺人員的休息室服務,在會前、會中休

7、息時提供茶水、毛巾、點心、水果等服務。3、主席臺講話人如有更換,應及時調(diào)換茶具并斟倒茶水。4、如會議內(nèi)容不便讓服務人員知道,服務人員應及時退出會議室,但應備足開水、飲料等。5、與會議工作人員隨時保持聯(lián)系,以便及時了解會議客人需要,從而做好相應的針對性服務。--6、會前、會中如客人要租借設備、物品,或要求其他代辦服務,應盡量滿足客人要求。7、在會議進行中,如有電話找與會客人時,應通過會議工作人員尋找客人,不能大聲尋呼。8、在會議進行過程中,應保持會議室周圍的安靜,以確保會議安全。-

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