檔案保管及查閱制度

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1、檔案保管及查閱制度第一條為了檔案的完整性、及時(shí)性，更好的利用檔案，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有相關(guān)檔案管理工作。第三條本制度規(guī)范性引用文件為《中華人民共和國(guó)檔案法》第四條檔案室及各部門(mén)檔案管理相關(guān)工作人員職責(zé)1、確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范；2、督促、指導(dǎo)、協(xié)助各部門(mén)做好立卷的保管工作；3、加強(qiáng)歸檔工作的宣傳和檔案的科學(xué)管理;4、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度；5、為公司在管理、運(yùn)行經(jīng)營(yíng)中提供良好的服務(wù)。第五條檔案保管要求1、上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的有關(guān)文件及集團(tuán)公司產(chǎn)生的各種文件，由辦公室負(fù)責(zé)積累、整理、保管

2、。2、公司在運(yùn)行經(jīng)營(yíng)中形成的各種文件材料，由各部門(mén)檔案員按保管要求做好日常文件材料的收集、整理、保管。3、保管的文件材料必須準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，保持成套性和完整性。4、文件材料一律用鋼筆書(shū)寫(xiě)。嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙草擬和簽發(fā)。用紙要規(guī)范，破損要裱糊，對(duì)于不合要求的檔案，必須修修復(fù)后存檔，及時(shí)編制錄入檔案文件目錄（附表一）。第六條歸檔范圍1、黨群工作類(lèi)：黨務(wù)、工、青、女、協(xié)會(huì)等群團(tuán)工作方面的文件材料。2、行政工作類(lèi)：行政管理、人事勞資管理、外聯(lián)工作、安全保衛(wèi)以及法律法規(guī)、規(guī)章制度、章程等文件材料，

3、經(jīng)濟(jì)實(shí)體設(shè)立、變更、經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、出資證明、驗(yàn)資證明、股權(quán)證明等材料，納稅記錄、獲得縣級(jí)以上政府表彰、媒體報(bào)道、客戶(hù)往來(lái)記載等，商標(biāo)注冊(cè)、專(zhuān)利、商業(yè)秘密以及縣級(jí)以上科研項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、成果鑒定等方面文件材料，及在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的錄音、錄像、光盤(pán)、照片等實(shí)物。3、基本建設(shè)類(lèi)：土地、房屋證明、基本建設(shè)規(guī)劃、工程勘探、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等形成的文件材料、圖紙等。設(shè)備儀器類(lèi)：購(gòu)進(jìn)設(shè)備儀器的全套隨機(jī)文件、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、檢查維修、驗(yàn)收過(guò)程記錄、設(shè)備臺(tái)帳等。4、財(cái)務(wù)管理類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)告、帳簿、憑證、報(bào)表、審計(jì)等

4、。第七條保管辦法1、各部門(mén)的檔案由本部門(mén)檔案員整理立卷，按歸檔時(shí)間及時(shí)向行政辦公室檔案室移交，由行政辦公室檔案室集中統(tǒng)一管理。2、各種臨時(shí)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)于該機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，由檔案員整理立卷，按規(guī)定移交檔案室。3、各部門(mén)將檔案材料整理好移交行政辦公室檔案室，檔案員核對(duì)后，如果發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)材料不全的，須通知經(jīng)辦人補(bǔ)齊，雙方再辦理交接手續(xù)。4、接收檔案必須履行移交手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)，一式兩份，財(cái)會(huì)檔案一式三份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、案卷數(shù)量、移交時(shí)間，交接雙方均應(yīng)簽字。第八條檔案借閱辦法檔案借閱將根據(jù)借閱者的需

5、要和保密制度的要求，視具體情況，提供檔案的原件或復(fù)印件、檔案內(nèi)容的綜合性參考資料或摘抄；就地閱檔或外借，不論提供哪種服務(wù)，必須嚴(yán)格履行相關(guān)的手續(xù)。第九條檔案借閱的審批手續(xù)1、各部門(mén)利用檔案，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般文件由部門(mén)主管簽字，重要的文件由主管、副總經(jīng)理簽字同意。2、查閱密級(jí)高的檔案及孤本檔案，須分管領(lǐng)導(dǎo)、常務(wù)副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)，只限在指定的地點(diǎn)查閱，不得抄錄，并要有監(jiān)閱人在場(chǎng)。此類(lèi)檔案，一律不得帶出指定地點(diǎn)。第十條檔案借閱的相關(guān)要求1、檔案的利用者，必須負(fù)責(zé)檔案的完整和安全，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自影印、翻印

6、、復(fù)制、撕頁(yè)、涂改、調(diào)換，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶出差。如有丟失、泄密等情況，將按有關(guān)規(guī)定予以處理。2、因特殊情況，檔案需要短期外借，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和登記，時(shí)間不得超過(guò)三天，超過(guò)三天以上的，除主管副總經(jīng)理簽字同意的具體意見(jiàn)外，還須經(jīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)；外單位原則上一律不予外借，特殊情況，必須由公司分管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字同意。借閱工具書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)文本等可適當(dāng)放寬借閱期。3、對(duì)借出的檔案，檔案工作人員要定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對(duì)逾期不還，造成檔案缺失，甚至給公司造成一定損失的，必須追究相關(guān)

7、人員責(zé)任。4、借閱者不得擅自公布檔案中的細(xì)節(jié)和內(nèi)容，確因工作需要，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。否則，以泄密查處，若因此造成公司一定經(jīng)濟(jì)利益損失的依法追究法律責(zé)任。5、對(duì)借閱和利用的檔案，必須填寫(xiě)《檔案借閱審批單》（附表二）、審批批準(zhǔn)后方可登記查閱利用（附表三）。第十一條本制度由行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十二條本制度經(jīng)公司職工大會(huì)通過(guò)并經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)，自公布之日起執(zhí)行。附件1、《檔案文件目錄》2、《檔案借閱審批單》3、《檔案資料借閱登記表》二〇〇八年八月附件1檔案文件目錄序號(hào)文號(hào)文件題日期頁(yè)數(shù)備注檔案類(lèi)別：附件2檔

8、案借閱審批單借閱日期：年月日擬歸還日期：年月日部門(mén)借閱人檔案名稱(chēng)借閱事由借閱方式借閱地點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)批示-------------------------------------------------------------------附件3檔案資料借閱登記借出時(shí)間資料名稱(chēng)編號(hào)份數(shù)借閱人借閱原因收回時(shí)間借閱人簽字檔案保管員簽字