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1、檔案保管及查閱制度第一條為了檔案的完整性、及時性，更好的利用檔案，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有相關檔案管理工作。第三條本制度規(guī)范性引用文件為《中華人民共和國檔案法》第四條檔案室及各部門檔案管理相關工作人員職責1、確保文件材料的齊全、完整、準確和規(guī)范；2、督促、指導、協(xié)助各部門做好立卷的保管工作；3、加強歸檔工作的宣傳和檔案的科學管理;4、嚴格執(zhí)行檔案查閱制度；5、為公司在管理、運行經營中提供良好的服務。第五條檔案保管要求1、上級機關印發(fā)的有關文件及集團公司產生的各種文件，由辦公室負責積累、整理、保管
2、。2、公司在運行經營中形成的各種文件材料，由各部門檔案員按保管要求做好日常文件材料的收集、整理、保管。3、保管的文件材料必須準確反映公司各項活動的真實內容，保持成套性和完整性。4、文件材料一律用鋼筆書寫。嚴禁用圓珠筆、鉛筆、復寫紙草擬和簽發(fā)。用紙要規(guī)范，破損要裱糊，對于不合要求的檔案，必須修修復后存檔，及時編制錄入檔案文件目錄（附表一）。第六條歸檔范圍1、黨群工作類：黨務、工、青、女、協(xié)會等群團工作方面的文件材料。2、行政工作類：行政管理、人事勞資管理、外聯(lián)工作、安全保衛(wèi)以及法律法規(guī)、規(guī)章制度、章程等文件材料，
3、經濟實體設立、變更、經營決策、計劃統(tǒng)計、出資證明、驗資證明、股權證明等材料，納稅記錄、獲得縣級以上政府表彰、媒體報道、客戶往來記載等，商標注冊、專利、商業(yè)秘密以及縣級以上科研項目立項、審批、成果鑒定等方面文件材料，及在各項活動中形成的錄音、錄像、光盤、照片等實物。3、基本建設類：土地、房屋證明、基本建設規(guī)劃、工程勘探、測繪、設計、施工、竣工驗收等形成的文件材料、圖紙等。設備儀器類：購進設備儀器的全套隨機文件、安裝、調試、運行、檢查維修、驗收過程記錄、設備臺帳等。4、財務管理類：財務報告、帳簿、憑證、報表、審計等
4、。第七條保管辦法1、各部門的檔案由本部門檔案員整理立卷，按歸檔時間及時向行政辦公室檔案室移交，由行政辦公室檔案室集中統(tǒng)一管理。2、各種臨時機構產生的檔案資料，應于該機構撤銷時，由檔案員整理立卷，按規(guī)定移交檔案室。3、各部門將檔案材料整理好移交行政辦公室檔案室，檔案員核對后，如果發(fā)現(xiàn)卷內材料不全的，須通知經辦人補齊，雙方再辦理交接手續(xù)。4、接收檔案必須履行移交手續(xù)，填寫移交清冊，一式兩份，財會檔案一式三份，寫明案卷標題、卷內文件頁數(shù)、案卷數(shù)量、移交時間，交接雙方均應簽字。第八條檔案借閱辦法檔案借閱將根據借閱者的需
5、要和保密制度的要求，視具體情況，提供檔案的原件或復印件、檔案內容的綜合性參考資料或摘抄；就地閱檔或外借，不論提供哪種服務，必須嚴格履行相關的手續(xù)。第九條檔案借閱的審批手續(xù)1、各部門利用檔案，需經有關領導審批。一般文件由部門主管簽字，重要的文件由主管、副總經理簽字同意。2、查閱密級高的檔案及孤本檔案，須分管領導、常務副總經理、總經理批準，只限在指定的地點查閱，不得抄錄，并要有監(jiān)閱人在場。此類檔案，一律不得帶出指定地點。第十條檔案借閱的相關要求1、檔案的利用者，必須負責檔案的完整和安全，未經批準，不得擅自影印、翻印
6、、復制、撕頁、涂改、調換，不準轉借他人，不準攜帶出差。如有丟失、泄密等情況，將按有關規(guī)定予以處理。2、因特殊情況，檔案需要短期外借，必須經主管副總經理批準和登記，時間不得超過三天，超過三天以上的，除主管副總經理簽字同意的具體意見外，還須經由總經理批準；外單位原則上一律不予外借，特殊情況，必須由公司分管副總經理、常務副總經理或總經理簽字同意。借閱工具書、標準文本等可適當放寬借閱期。3、對借出的檔案，檔案工作人員要定期催還，需續(xù)借者應重新辦理借閱手續(xù)。對逾期不還，造成檔案缺失，甚至給公司造成一定損失的，必須追究相關
7、人員責任。4、借閱者不得擅自公布檔案中的細節(jié)和內容，確因工作需要，必須經公司主管領導批準。否則，以泄密查處，若因此造成公司一定經濟利益損失的依法追究法律責任。5、對借閱和利用的檔案，必須填寫《檔案借閱審批單》（附表二）、審批批準后方可登記查閱利用（附表三）。第十一條本制度由行政辦公室負責解釋。第十二條本制度經公司職工大會通過并經總經理辦公會議批準，自公布之日起執(zhí)行。附件1、《檔案文件目錄》2、《檔案借閱審批單》3、《檔案資料借閱登記表》二〇〇八年八月附件1檔案文件目錄序號文號文件題日期頁數(shù)備注檔案類別：附件2檔
8、案借閱審批單借閱日期：年月日擬歸還日期：年月日部門借閱人檔案名稱借閱事由借閱方式借閱地點領導批示-------------------------------------------------------------------附件3檔案資料借閱登記借出時間資料名稱編號份數(shù)借閱人借閱原因收回時間借閱人簽字檔案保管員簽字
