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《實(shí)用職場(chǎng)英文寫作教程Unit4Memorandums》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、04UnitMemorandums備忘錄Memorandumisacommonformofcommunicationwithinacompany,usuallycalledamemo.MemosarewrittenbyeveryonefromjuniorexecutivesandengineerstoCEOstoconveyinformationwithinanorganization.Hence,itisessentialtomasterthisbasiccommunicationform.Now,let’slookintothecontentandformatofm
2、emorandums.1ContentandFormat3SampleReading5YourTry24WritingTechniquesUsefulExpressionsandSentences內(nèi)容大綱6Exercises7AnswerContentandFormatWhatIsaMemo備忘錄(MemorandumorMemo)是最常用的辦公寫作文體之一，因其舍棄了正式信函復(fù)雜繁冗的格式而備受追求效率的辦公人士的青睞。根據(jù)備忘錄的使用場(chǎng)合及其正式程度大致可分為正式公文（formalmemo）和非正式便函（informalmemo）兩類。正式公文，常作為外交函件或商務(wù)
3、合同的補(bǔ)充條款或事項(xiàng)，具有一定的法律約束性，因此文體正規(guī)，措辭嚴(yán)謹(jǐn)。非正式便函，格式簡明，語言通俗，多用于公司內(nèi)部或機(jī)關(guān)內(nèi)部，是以書面形式來交流內(nèi)部事務(wù)的一種簡便函件，可用于解釋政策、程序和指示，發(fā)布通知，提出信息和行動(dòng)要求，答復(fù)要求，也可用來提醒事務(wù)，或?qū)Q定、電話交談、會(huì)議提供書面記錄。本單元主要介紹的是第二類備忘錄，即商務(wù)備忘錄（OfficeMemos）。HowtoClassifyMemos備忘錄可以根據(jù)用途和具體內(nèi)容的不同大致分為類，如下圖所示：What’stheStructureofaMemo備忘錄的格式通常較為固定，一般由開頭（Heading）和正文（Mes
4、sage）兩部分組成。Memoheadings備忘錄的開頭一般包含To（收函人therecipient）,From（發(fā)函人thesender）,Date（日期）,Subject/Ref（主題）四項(xiàng)，其中日期的位置較為靈活，可置于From和Subject/Ref之間，也可置于最上方或右上角。如果該備忘錄是在由上級(jí)授權(quán)或經(jīng)上級(jí)許可的情況下寫作，可在From之后添加Trough一項(xiàng)表明授權(quán)人的姓名及職務(wù)。Memomessage備忘錄正文部分通常包括：開頭（opening）、主體（body）和結(jié)尾（closing）?？砷L可短，可正式或非正式，但一般不超過兩頁，可以有附件。正文后
5、面往往沒有簽名（signature），但個(gè)別的也有簽名。有些大公司或機(jī)構(gòu)會(huì)準(zhǔn)備有打印好的備忘錄紙箋，紙箋上端通常印有公司或機(jī)構(gòu)的名稱或標(biāo)語（Logo）并印有開頭部分：To,From,Date和Subject，在每次寫備忘錄時(shí)只需填入具體內(nèi)容即可。備忘錄可以是紙質(zhì)的，也可以是電子版的。打印或書寫備忘錄時(shí)，通常有兩種格式：縮進(jìn)式和齊頭式，前者每段首行縮進(jìn)，后者每一行頂格左邊對(duì)齊。What’stheFormatofAMemoWritingTechniques1.Memo是Memorandum縮寫，因此也可以用Memorandum，此外還有InternalMemorandum和
6、InterofficeMemorandum，其意思都是一樣的。2.To這一標(biāo)題后面應(yīng)寫收信人的姓名與職銜，姓名前可以用尊稱或不用。如：To：Mr.JohnSmith，SalesManagerFrom這一標(biāo)題后應(yīng)寫發(fā)信人的姓名與職銜：職銜可根據(jù)需要決定寫或不寫，但姓名前不要用尊稱。如From:JohnSmith,GeneralManager4．Date日期的寫法同書信里日期寫法的要求完全一樣，不要用數(shù)字來表示月份。5．Subject這一標(biāo)題后是寫事由的，即用一個(gè)或幾個(gè)詞匯簡單概括便函的內(nèi)容，以便查閱。事由必須簡潔明了，概括性強(qiáng)，不要用完整的句子，如：ChangesinTr
7、avelAdvanceFormPromotionofStaffVacationScheduleParticipationinTrainingProgram6．Message正文常常不需要注明這一標(biāo)題。正文與一般書信有所不同，可長可短，往往使用簡短地句子和段落。有時(shí)只有一句話，有時(shí)有好幾個(gè)段落。為了使閱讀者一目了然，各段前還可以寫上序號(hào)。7．商務(wù)備忘錄多用于公司內(nèi)部，因此無須對(duì)背景信息進(jìn)行贅述，開門見山直奔主題即可。在措辭選擇上，應(yīng)避免繁瑣的表達(dá)和句式，如“becauseofthefactthat”可直接用“because”等。8．限制主題
