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1、04UnitMemorandums備忘錄Memorandumisacommonformofcommunicationwithinacompany,usuallycalledamemo.MemosarewrittenbyeveryonefromjuniorexecutivesandengineerstoCEOstoconveyinformationwithinanorganization.Hence,itisessentialtomasterthisbasiccommunicationform.Now,let’slookintothecontentandformatofm
2、emorandums.1ContentandFormat3SampleReading5YourTry24WritingTechniquesUsefulExpressionsandSentences內容大綱6Exercises7AnswerContentandFormatWhatIsaMemo備忘錄(MemorandumorMemo)是最常用的辦公寫作文體之一，因其舍棄了正式信函復雜繁冗的格式而備受追求效率的辦公人士的青睞。根據備忘錄的使用場合及其正式程度大致可分為正式公文（formalmemo）和非正式便函（informalmemo）兩類。正式公文，常作為外交函件或商務
3、合同的補充條款或事項，具有一定的法律約束性，因此文體正規(guī)，措辭嚴謹。非正式便函，格式簡明，語言通俗，多用于公司內部或機關內部，是以書面形式來交流內部事務的一種簡便函件，可用于解釋政策、程序和指示，發(fā)布通知，提出信息和行動要求，答復要求，也可用來提醒事務，或對決定、電話交談、會議提供書面記錄。本單元主要介紹的是第二類備忘錄，即商務備忘錄（OfficeMemos）。HowtoClassifyMemos備忘錄可以根據用途和具體內容的不同大致分為類，如下圖所示：What’stheStructureofaMemo備忘錄的格式通常較為固定，一般由開頭（Heading）和正文（Mes
4、sage）兩部分組成。Memoheadings備忘錄的開頭一般包含To（收函人therecipient）,From（發(fā)函人thesender）,Date（日期）,Subject/Ref（主題）四項，其中日期的位置較為靈活，可置于From和Subject/Ref之間，也可置于最上方或右上角。如果該備忘錄是在由上級授權或經上級許可的情況下寫作，可在From之后添加Trough一項表明授權人的姓名及職務。Memomessage備忘錄正文部分通常包括：開頭（opening）、主體（body）和結尾（closing）。可長可短，可正式或非正式，但一般不超過兩頁，可以有附件。正文后
5、面往往沒有簽名（signature），但個別的也有簽名。有些大公司或機構會準備有打印好的備忘錄紙箋，紙箋上端通常印有公司或機構的名稱或標語（Logo）并印有開頭部分：To,From,Date和Subject，在每次寫備忘錄時只需填入具體內容即可。備忘錄可以是紙質的，也可以是電子版的。打印或書寫備忘錄時，通常有兩種格式：縮進式和齊頭式，前者每段首行縮進，后者每一行頂格左邊對齊。What’stheFormatofAMemoWritingTechniques1.Memo是Memorandum縮寫，因此也可以用Memorandum，此外還有InternalMemorandum和
6、InterofficeMemorandum，其意思都是一樣的。2.To這一標題后面應寫收信人的姓名與職銜，姓名前可以用尊稱或不用。如：To：Mr.JohnSmith，SalesManagerFrom這一標題后應寫發(fā)信人的姓名與職銜：職銜可根據需要決定寫或不寫，但姓名前不要用尊稱。如From:JohnSmith,GeneralManager4．Date日期的寫法同書信里日期寫法的要求完全一樣，不要用數字來表示月份。5．Subject這一標題后是寫事由的，即用一個或幾個詞匯簡單概括便函的內容，以便查閱。事由必須簡潔明了，概括性強，不要用完整的句子，如：ChangesinTr
7、avelAdvanceFormPromotionofStaffVacationScheduleParticipationinTrainingProgram6．Message正文常常不需要注明這一標題。正文與一般書信有所不同，可長可短，往往使用簡短地句子和段落。有時只有一句話，有時有好幾個段落。為了使閱讀者一目了然，各段前還可以寫上序號。7．商務備忘錄多用于公司內部，因此無須對背景信息進行贅述，開門見山直奔主題即可。在措辭選擇上，應避免繁瑣的表達和句式，如“becauseofthefactthat”可直接用“because”等。8．限制主題
