電話管理規(guī)定

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1、電話管理規(guī)定2適用范圍適用于本集團(tuán)公司所有電話管理。3定義無4職責(zé)4.1人力資源中心：負(fù)責(zé)電話的安裝、使用、維修、停機(jī)等相關(guān)事項(xiàng)的統(tǒng)籌管理。4.2電話責(zé)任人：負(fù)責(zé)管理口己的電話及控制電話費(fèi)川。（一人以上共川一個(gè)電話號(hào)碼的，責(zé)任由所冇使用人共同承擔(dān)。）4.3各部門：負(fù)責(zé)宣導(dǎo)、執(zhí)行本管理規(guī)定。4.4財(cái)務(wù)中心：負(fù)責(zé)對電話費(fèi)用結(jié)算。4.5總裁：負(fù)責(zé)開通國內(nèi)、國際長途電話的審批。5工作內(nèi)容5.1基木原則5.1.1實(shí)行“誰使用誰負(fù)責(zé)”原則，每部電話使用人即為負(fù)責(zé)人，若無固定使用人則視為部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。5.1.2電話號(hào)碼不足時(shí)

2、人力資源中心將按就近原則安排周圍附近數(shù)人共用一個(gè)電話號(hào)碼。5.1.3公司內(nèi)線電話用于各部門Z間的工作聯(lián)絡(luò)，任何人不得用內(nèi)線電話聊天、談笑。5.1.4辦公電話原則上不得作私人電話使用。5.1.5非前臺(tái)人員不得在總機(jī)上接聽/拔打電話。5.1.6辦公室電話主要用于工作聯(lián)系，提倡使用文明、簡捷的語言，以減少通話時(shí)間。5.1.7非本公司工作人員不準(zhǔn)使用本公司話機(jī)打市內(nèi)電話和長途電話。5.1.8嚴(yán)禁用辦公電話拔打信息臺(tái)。5.1.9人員調(diào)動(dòng)或更換工作臺(tái)，原則上電話及電話號(hào)碼不能隨莫帶走。副總監(jiān)級(jí)（含）以上人員可視情況到人力資源

3、中心中請電話移位。5.2電話號(hào)碼的中請與定位5.2.1部門因業(yè)務(wù)擴(kuò)大增加人員需新增電話，山部門填寫《電話申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交由人力資源中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.2.2人力資源中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后山前臺(tái)文員將需求電話號(hào)碼信息傳真至電信局，山電信局安排處理。5.2.3電信局給予電話號(hào)碼后由人力資源中心電工負(fù)責(zé)安裝到部門指定位置上（電話機(jī)由部門自行向采購申請）。5.3電話安裝：5.3.1電話之初裝以開通內(nèi)線為原則。5.3.2各部門電話號(hào)碼如需開通市話、國內(nèi)長途、國際長途、來電顯示等其他需耍另外收費(fèi)的功能，需由巾請部門填寫

4、《電話巾請表》，由部門負(fù)責(zé)人簽字后交由人力資源中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),批準(zhǔn)后方對由前臺(tái)開通和應(yīng)功能，其中開通國內(nèi)、國際長途需交由公司總裁批準(zhǔn)后前?臺(tái)方可開通。5.4電話使用管理5.4.1設(shè)冇密碼保護(hù)的電話號(hào)碼（開通國內(nèi)長途和國際長途的電話）下班后必須鎖定電話，若因未鎖電話而造成的不明話費(fèi)均「h電話負(fù)責(zé)人全額承擔(dān)。另外，為避免其它人員利用下班時(shí)間在前臺(tái)撥打電話，前臺(tái)必須在每天上、下午下班時(shí)將總機(jī)電話加密碼，上班后解密。5.4.2凡外來電話，遇被訪人外出時(shí)，應(yīng)山部門靠近人員接聽，并記錄留言轉(zhuǎn)告。5.4.3前臺(tái)接外線電話至分機(jī)

5、時(shí)，一般電話鈴聲響五次沒人接聽即掛線，相關(guān)要求可參照《前臺(tái)管理規(guī)定》。5.4.4前臺(tái)每次拔打長途電話前應(yīng)在《長途電話使用背記表》上登記聯(lián)系單位、聯(lián)系人、聯(lián)系事由和大約通話時(shí)間等。5.4.5公司總分廠Z間的內(nèi)線電話禁止以市話方式拔打，若以市話方式拔打產(chǎn)生的話費(fèi)由電話責(zé)任人支付，并按情況輕重給予英電話責(zé)任人通報(bào)批評處分。5.5電話移機(jī)、停機(jī)、停用號(hào)碼重新起用5.5.1副總監(jiān)級(jí)以上（含）人員因工作原因發(fā)生辦公地點(diǎn)變動(dòng)需要移機(jī)時(shí)，由部門文員填寫《維修中請單》由部門負(fù)責(zé)人審核交由人力資源中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由電工進(jìn)行移機(jī)。5.

6、5.2部門人員調(diào)整、人員變動(dòng)等各種原因需要停止使用電話時(shí)，部門負(fù)責(zé)人需向人力資源中心報(bào)停，號(hào)碼山人力資源中心收冋保管備用。5.5.3停用號(hào)碼重新起用：按照5.2.1執(zhí)行，原則上停用號(hào)碼只給報(bào)停的部門中請繼續(xù)使用，特殊情況下「h人力資源中心給予靈活調(diào)配，申請電話人如接到找原冇號(hào)碼使用人的電話時(shí)需通知其原有號(hào)碼使用人接電話或告知原有電話使用人現(xiàn)用電話號(hào)碼，使工作溝通管理順暢。5.6電話的故障維修管理：5.6.1使用者如發(fā)現(xiàn)話機(jī)、線路等故障耍及時(shí)報(bào)修。5.6.2非專業(yè)人士不得私自拆裝電話。5.6.3電話故障后需市使用部

7、門及時(shí)填寫《維修申請單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由人力資源屮心電工組人員檢修，電工人員須按照《維修管理規(guī)定》及時(shí)進(jìn)行維修作業(yè)，以確保線路暢通。5.7內(nèi)部通訊錄的更新管理:5.7.1山人力資源中心前臺(tái)文員每月更新內(nèi)部通訊錄的時(shí)機(jī)：A每月初第3個(gè)工作日的固定更新；B遇電話號(hào)碼集體調(diào)整時(shí)。5.7.2內(nèi)部通訊錄更新流程：A齊部門文員將部門內(nèi)部通訊錄及時(shí)通知前臺(tái)文員的時(shí)機(jī)：I部門內(nèi)部通訊錄變更時(shí)；I前臺(tái)文員臨時(shí)調(diào)查通訊錄信息時(shí)；I每月初第1個(gè)工作日的固定更新：無論部門內(nèi)部通訊錄是否變化，均須對該通訊錄進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)部門所有人員的

8、電話號(hào)碼或手機(jī)號(hào)碼無謀后，打印出來交由前臺(tái)文員。B通訊錄的收集、整理與確認(rèn)：I前臺(tái)文員收到所有部門文員提交的通訊錄后進(jìn)行統(tǒng)一編輯整理，并以書面或郵件的方式將通訊錄發(fā)給各部門文員進(jìn)行確認(rèn)。I各部門文員收到前臺(tái)提供的通訊錄后及時(shí)確認(rèn)部門內(nèi)通訊錄正確與否，H必須于24小時(shí)內(nèi)以書面的形式反饋于前臺(tái)文員，由前臺(tái)根據(jù)反饋情況再次確認(rèn)該通訊錄的正確性。I分廠前臺(tái)及時(shí)將分廠調(diào)整后通訊錄轉(zhuǎn)