電話管理規(guī)定[1]

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1、江恥田輾I髀限公司文件江華宸字[2011]2號電話管理規(guī)定第一章總則第一條為了加強電話使用管理，提高辦事效率，降低行政費用，特制定本規(guī)定。第一早定電話的管理第二條電話增設(shè)和電話移機程序：1、公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要需配備電話機時，填寫《電話機增設(shè)申請單》,并說明理由。2、部門經(jīng)理批準后報行政部確認該增設(shè)申請是否在辦公設(shè)備配置標準內(nèi)，并簽署意見，再上報總經(jīng)理審批。3、總經(jīng)理批準后，由行政部與電信聯(lián)系安裝事宜。申請部門填寫電話機申購單報采購部購買。4、部門需移機的，報行政部與電信聯(lián)系移機事宜。5、部門因業(yè)務(wù)需要開通外線功能時報總經(jīng)理批準后，由行政部與電信聯(lián)系開通事宜。第三條電話的維修及換新

2、：1、當電話出現(xiàn)異常時，報行政部與電信聯(lián)系解決。2、當電話機出現(xiàn)損壞無法正常使用時，部門填寫申購單報采購部采買，電話機到貨后需憑舊機到行政部門換取新機，否則不予處理。第三章電話接聽要求第四條前臺電話轉(zhuǎn)接1、行政專員及值班人員接聽外線電話的標準用語為：”您好，江漢油田華宸工程有限公司”。當對方告知分機電話時，說：”請稍等!”如分機占線，說”電話占線，請稍后再打!”接聽內(nèi)線電話的用語為：”您好，前臺!”其他內(nèi)容視情況回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。鈴響5聲，若無人接聽，則掛斷重播。2、行政專員及值班人員在轉(zhuǎn)接外線電話時，需嚴格填寫《電話外線轉(zhuǎn)牌》,填寫內(nèi)容包括：轉(zhuǎn)接時間、內(nèi)線、轉(zhuǎn)接申請

3、人、被轉(zhuǎn)接電話、記錄人。3、行政專員及值班人員可視情況轉(zhuǎn)接電話。無外線功能的電話因公事需轉(zhuǎn)外線的，給予轉(zhuǎn)接，私事不得轉(zhuǎn)接；具備外線功能電話需轉(zhuǎn)外線的，不予轉(zhuǎn)接。第五條部門電話轉(zhuǎn)接1、部門員工因工作需要打電話時，應(yīng)注意禮節(jié)，用語盡量簡潔、明確，以減少通話時間，正常通話時間限制在3分鐘內(nèi)。鈴響5聲，若無人接聽，則掛斷重播。2、開通外線功能的部門電話要避免自前臺轉(zhuǎn)撥外線，以免影響他人轉(zhuǎn)接電話的需要。3、部門自前臺轉(zhuǎn)撥的外線電話（手機用戶自前臺轉(zhuǎn)撥的除外），均依據(jù)《前臺電話外線轉(zhuǎn)接單》記錄、電信話費清單，將通話費用計入話機所屬部門的當月電話費用限額中。第四章固定電話費用管理第六條電話費定額核

4、定。財務(wù)部根據(jù)各部門固定電話使用情況和電信提供的話費清單制定《公司電話使用標準表》，報公司總經(jīng)理批準確定。超出額定部分由部門由責(zé)任人分攤支付，落實不到責(zé)任人的，由部門主任承擔(dān)。財務(wù)部匯總超額部分每月送人力資源部進行扣款。第七條話費核算。由財務(wù)部通過電信打出的清單對各部門話費進行統(tǒng)計核算，并根據(jù)《電話外線轉(zhuǎn)接單》的記錄對非正常電話費用予以處理。第五章移動電話費用管理第八條移動電話是指公司沒提供移動電話卻又必須在外進行業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系的人員使用自備的移動電話。第九條扌艮銷標準：1、董事長200元/月2、總經(jīng)理200元/月3、副總經(jīng)理100元/月4、經(jīng)營部副主任100元/月5、生產(chǎn)辦主任10

5、0元/月6、材料員100元/月7、安全員50元/月8、行政辦公室副主任50元/月9、行政辦公室職員20元/月9、財務(wù)部主任40元/月10、財務(wù)部職員20元/月第十條自備電話人員的電話費（除公司高層領(lǐng)導(dǎo)外）由公司發(fā)放到其當月工資中，超出部分由其自行承擔(dān)。第"一條更換手機號碼的需及時到行政部備案、登記，否則到時不予報銷。第十二條部門人員調(diào)整需報銷話費的，按照以下情況進行：1、新增崗位需報銷話費的，報部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批。2、原崗位需報銷話費的，以工作聯(lián)絡(luò)單的形式報行政部備案，注明使用的電話號碼。3、部門技術(shù)員及職能部門職員，經(jīng)申請可報銷電話費。第六章獎懲規(guī)定第十三條對擅自打私人電話

6、、公話私用者，除按規(guī)定收取當次電話費外,每次罰款50元。每月累計3次，部門負責(zé)人罰款50元。第十四條行政專員及值班人員未按《電話外線轉(zhuǎn)接單》記錄即幫他人轉(zhuǎn)接外線電話的，除電話費由其負責(zé)外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款10元。每月累計3次,部門負責(zé)人罰款50元。第十五條員工不按規(guī)定即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)長途電話的，除承擔(dān)通話費用外，每次罰款50元。第十六條員工報銷電話費的手機，必須24小時處于開機狀態(tài)下，并不準無故不接聽電話，否則取消其電話費的報銷資格。第七章附則第十七條本管理規(guī)定由行政部負責(zé)解釋和修訂。第十八條本管理規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行,若與本規(guī)定相抵觸的規(guī)定，則一律以本規(guī)定為準

7、。公司電話使用標準表部I'J崗位固定電話移動電話總限額號碼限額使用者開通類別號碼限額備注董事長辦董事長6503998200張建業(yè)長話+內(nèi)線18986953368200400總經(jīng)辦總經(jīng)理6509810200張曉江長話+內(nèi)線13349717999200400行政人事部主任6502513200張宜平長話+內(nèi)線1347742532750職員盛小紅長話+內(nèi)線1388695997820財務(wù)部:匸任6509933120彭美蘭長話+內(nèi)線1398693412940主管會計鄭