高校檔案資源整合探究

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1、摘要針對當前高校檔案資源建設(shè)和管理工作“政出多門”、“多龍治水”的格局，通過對皖北某髙校檔案資源建設(shè)和管理現(xiàn)狀的梳理，分析了高校檔案資源整合的必要性和整合的現(xiàn)實意義，提出對高校檔案資源進行有效整合的工作思路。中國論文網(wǎng)關(guān)鍵詞高等學校檔案資源?整合中圖分類號：G47文獻標識碼：A對高等學校檔案資源的整合進行立項研究，其動力源于安徽省檔案管理模式改革的探索和實踐，同時■也結(jié)合多年從事高校檔案資源建設(shè)的實踐，特別是結(jié)合了對安徽科技學院檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀的分析和思考。1安徽科技學院檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及存在的主耍問題1.1檔案資源婕設(shè)現(xiàn)狀安徽科技學院創(chuàng)辦于1950年，其前

2、身是農(nóng)業(yè)部立屬的中專學校一農(nóng)校，1964年安徽農(nóng)學院農(nóng)牧系下遷風陽農(nóng)校，更名為安徽農(nóng)學院風陽分院，開始舉辦木科教育。學校現(xiàn)有全口制本科生15000人，管理檔案逾3萬卷，各類檔案分布在校辦、學生處、人事處、財務處、后勤處等多個管檔單位。目前學校擁有檔案庫房總而積達200ni2、空調(diào)5臺，綜合檔案室和干部人事檔案室還配有計算機、碎紙機、除蟲防濕等設(shè)備。1.2存在的主要問題從該校管檔現(xiàn)狀不難看出，盡管辦學（管檔）歷史較長（超過60年）、管檔規(guī)模較人（大于3萬卷），但檔案資源極度分散，學校既存在庫房、計算機、空調(diào)等設(shè)備重復投資浪費現(xiàn)象,同時也存在設(shè)備老化、建設(shè)水平偏

3、低的問題。另外，由于專職管檔人員偏少，兼職管檔人員力量分散，管理水平參差不齊，導致管理手段落后、管理功能弱化以及提供利用水平不高等諸多問題。人員偏少還導致一些該歸檔的材料沒有收集歸檔，許多檔案業(yè)務未能正常開展。2高校檔案資源整合的必要性2.1上級主管部門相關(guān)行政法規(guī)的要求2008年9月1口起，由國家檔案局和教育部聯(lián)合頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）正式牛效，這標志著全國高校的檔案工作步入了法制性、科學性、先進性的新階段。①按照該“辦法”規(guī)定，高校檔案工作應當納入學校的總體規(guī)劃，辦學歷史在50周年以上的高校或全口制在校生規(guī)模在1萬人以上，

4、以及集中管檔在3萬卷以上的高校應當建立獨立建制的檔案館。27號令的頒布實施，明確要求對檔案工作組織機構(gòu)進行整合，在加強檔案機構(gòu)建設(shè)的同時，要加人高校內(nèi)部檔案資源的整合力度，全而提升高校檔案事業(yè)服務學校發(fā)展和經(jīng)濟社會發(fā)展的綜合能力，逐步實現(xiàn)高校檔案管理與學校事業(yè)發(fā)展同步規(guī)劃、同步發(fā)展，同時促進髙校對地方文化的傳承、引領(lǐng)與創(chuàng)新。2.2信息化時代的必然選擇信息化社會背景下，檔案信息源擴大化，極人地豐富了檔案信息服務的文獻信息資源基礎(chǔ)。②海量化的信息資源，涵蓋了眾多的學科、門類。從檔案信息來源來看，有來口不同國度、使用不同語言的；提供檔案信息的機構(gòu)包括國有的、社會組

5、織的還有個人的；網(wǎng)絡信息的受眾相當廣泛，兒乎是所有的網(wǎng)民，盡管具體的利用者在目的性、使用領(lǐng)域和方法等方而可能存在比較大的差異。信息化社會背呆下，出現(xiàn)的這些新情況，無論是檔案的收集、整理和提供利川等各個環(huán)節(jié)都必須有新的要求，新的措施，一個地方或一個單位檔案工作“政出多門”、“多龍治水”的管理格局，不能夠適應這種新形勢和新要求，檔案的集約化管理、檔案資源的整合成為必然趨勢。2.3高校檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。其包括黨群類、行政類、教學

6、類、科研類、財會類等11個一級類目。隨著高校事業(yè)的快速發(fā)展，檔案產(chǎn)生的數(shù)量急劇增長，形式更加多樣，提供利川的頻率也人人增加（尤其在科研及服務社會產(chǎn)學研合作方面）。當前，不少高校在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中由丁資金、理念等主客觀原因制約，投入不足口缺少統(tǒng)籌，科研、人爭、教學等部門為了實現(xiàn)各自的管理職能，按照自己的思路從爭館藏數(shù)字化及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，校園內(nèi)各個部門使用的管理軟件不能做到兼容，形成各自的數(shù)據(jù)庫，由于庫結(jié)構(gòu)不同，格式標準不同，其結(jié)果是共亭性能很差。③建立健全檔案機構(gòu)、人員、功能和信息資源集中統(tǒng)一的管理體制成為高校檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實需要。3高校檔案

7、資源整合的實現(xiàn)路徑3.1和縣檔案管理模式改革的成功經(jīng)驗值得借鑒安徽省檔案局在全國率先推行國家檔案資源管理與利用的新模式，“徽式模式”的實質(zhì)就是進行檔案資源整合，創(chuàng)新體制機制和社會化服務，探索國家檔案資源如何更好地服務經(jīng)濟和社會，充當市場經(jīng)濟的生力軍和社會和諧的穩(wěn)定劑。這項重大改革措施在推行之初進行了小范圍的試點。2004年5月，和縣被安徽省檔案局定為檔案管理模式改革試點縣。經(jīng)過一年多努力，試點工作取得了成功。④概括起來，和縣模式集屮表現(xiàn)在“三化”上：一是整合實體，集中管理，實現(xiàn)檔案資源集約化；二是依托科技，捉升能力，加快業(yè)務建設(shè)標準化；三是改進方式，強化服務

8、，實現(xiàn)服務社會優(yōu)質(zhì)化。和縣檔案管理模式改革的成功為高