關(guān)于舉辦論壇活動(dòng)的全套詳細(xì)流程

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舉辦論壇活動(dòng)流程（一）前期工作1.確定組織方主辦單位聯(lián)系人及聯(lián)絡(luò)方式經(jīng)費(fèi)經(jīng)費(fèi)用途承辦單位聯(lián)系人及聯(lián)絡(luò)方式協(xié)辦單位聯(lián)系人及聯(lián)絡(luò)方式2.會(huì)前宣傳事項(xiàng)內(nèi)容落實(shí)人備注宣傳稿件涵蓋召開時(shí)間、地點(diǎn)、論壇主題、報(bào)名方式等信息網(wǎng)站宣傳注意活動(dòng)信息是否有更新微信宣傳注意活動(dòng)信息是否有更新新聞媒體宣傳注意活動(dòng)信息是否有更新其他3.聯(lián)絡(luò)嘉賓擬邀請(qǐng)嘉賓名單類型姓名職務(wù)聯(lián)系方式聯(lián)絡(luò)人政府部門ABCD金融領(lǐng)域ABCD新聞媒體ABCD律師行業(yè)ABCD4.確定會(huì)議主題 （二）籌備工作1．活動(dòng)安排事項(xiàng)內(nèi)容備注確定時(shí)間第一天上午下午晚上第二天上午下午晚上選擇地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)提前預(yù)定場(chǎng)地用餐地點(diǎn)考慮用餐類型，中餐/西餐/自助餐住宿地點(diǎn)提前與酒店聯(lián)系，預(yù)定房間統(tǒng)計(jì)報(bào)名人數(shù)已報(bào)名每天進(jìn)行更新匯總待定根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)，有選擇性跟進(jìn)統(tǒng)計(jì)收費(fèi)情況免費(fèi)每天進(jìn)行更新匯總已繳費(fèi)每天進(jìn)行更新匯總待定根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)，有選擇性跟進(jìn)統(tǒng)計(jì)住宿信息第一類參會(huì)人數(shù)共計(jì)名和與會(huì)人員電話或郵件確認(rèn)住宿的信息，持續(xù)更新信息。單人間標(biāo)準(zhǔn)間第二類參會(huì)人數(shù)共計(jì)名和與會(huì)人員電話或郵件確認(rèn)住宿的信息，持續(xù)更新信息。單人間標(biāo)準(zhǔn)間第三類參會(huì)人數(shù)共計(jì)名和與會(huì)人員電話或郵件確認(rèn)住宿的信息，持續(xù)更新信息。單人間標(biāo)準(zhǔn)間2.會(huì)務(wù)籌備人員及分工類別人員姓名聯(lián)系方式工作內(nèi)容領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)副組長(zhǎng)會(huì)務(wù)籌備組組長(zhǎng)組員A負(fù)責(zé)準(zhǔn)備背景板、橫幅、音響、投影等工作組員B負(fù)責(zé)準(zhǔn)備筆、本子、手提電腦、會(huì)議記錄組員C負(fù)責(zé)打印胸牌、會(huì)議指南、準(zhǔn)備資料袋、簽到表、嘉賓牌組員D負(fù)責(zé)準(zhǔn)備鮮花、水、餐券組員E負(fù)責(zé)更新統(tǒng)計(jì)報(bào)名人數(shù)、住宿信息 嘉賓聯(lián)系組組長(zhǎng)組員A與嘉賓聯(lián)絡(luò)，準(zhǔn)備嘉賓發(fā)言PPT，嘉賓個(gè)人簡(jiǎn)介等組員B負(fù)責(zé)嘉賓機(jī)場(chǎng)酒店的接送組員C配合嘉賓其他需求，如退宿等組員D會(huì)后給嘉賓寄發(fā)票、寫感謝信現(xiàn)場(chǎng)布置組組長(zhǎng)組員A布置背景板、橫幅組員B調(diào)試投影儀、電腦、音響、麥克風(fēng)組員C擺放紙筆、水、及座位卡宣傳報(bào)道組組長(zhǎng)組員A聯(lián)系媒體、記者組員B現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄音錄像組員C通訊稿的整理、會(huì)議速記3.活動(dòng)具體流程安排事項(xiàng)具體安排備注時(shí)間簽到時(shí)間：在活動(dòng)開始前的2-3個(gè)小時(shí)地點(diǎn)：準(zhǔn)備事項(xiàng)簽到表做好排序，盡量與會(huì)務(wù)材料一致，方便發(fā)放。簽到臺(tái)提前與酒店協(xié)商好，并放置收納名片的托盤打印機(jī)檢查是否可以打印簽字筆備用2-3支微信指示牌設(shè)置微信公眾賬號(hào)，引導(dǎo)大家掃碼加入討論群組領(lǐng)導(dǎo)致辭發(fā)言人領(lǐng)導(dǎo)A5分鐘領(lǐng)導(dǎo)B5分鐘主持人合影15分鐘主題演講演講人主題備注時(shí)間X法官準(zhǔn)備法官PPT、法官簡(jiǎn)介、演講大綱等Y律師準(zhǔn)備律師PPT、律師簡(jiǎn)介、演講大綱等主持人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)提示嘉賓是否需要提前準(zhǔn)備一些問題30分鐘Z律師準(zhǔn)備律師PPT、律師簡(jiǎn)介、演講大綱等 午餐時(shí)間地點(diǎn)統(tǒng)計(jì)好就餐人數(shù)1-2個(gè)小時(shí)主題演講演講人主題備注時(shí)間嘉賓A準(zhǔn)備嘉賓PPT、嘉賓簡(jiǎn)介、演講大綱等嘉賓B準(zhǔn)備嘉賓PPT、嘉賓簡(jiǎn)介、演講大綱等茶歇15分鐘嘉賓C準(zhǔn)備嘉賓PPT、嘉賓簡(jiǎn)介、演講大綱等主持人現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)視活動(dòng)具體時(shí)間情況而定會(huì)議總結(jié)總結(jié)人：15分鐘會(huì)后合影4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算預(yù)算經(jīng)費(fèi)類型費(fèi)用備注餐費(fèi)統(tǒng)計(jì)好就餐人數(shù)場(chǎng)地費(fèi)與酒店提前協(xié)商嘉賓住宿費(fèi)及車費(fèi)酒店停車票材料會(huì)務(wù)費(fèi)背景板橫幅會(huì)務(wù)資料攝影費(fèi)鮮花、水講課費(fèi)決算決算經(jīng)費(fèi)類型預(yù)計(jì)支出實(shí)際支出備注餐費(fèi)場(chǎng)地費(fèi)嘉賓住宿費(fèi)及車費(fèi)材料會(huì)務(wù)費(fèi)講課費(fèi) （三）會(huì)后工作事項(xiàng)負(fù)責(zé)人工作內(nèi)容備注送嘉賓及與會(huì)人員離場(chǎng)組員A送嘉賓到機(jī)場(chǎng)、火車站組員B幫助嘉賓退宿組員C發(fā)放停車券會(huì)場(chǎng)清理組員A確保會(huì)場(chǎng)沒有遺漏任何與論壇有關(guān)的資料組員B清理簽到臺(tái)組員C檢查是否有參會(huì)人員遺漏物品會(huì)后宣傳組員A整理通訊稿件組員B向主要嘉賓發(fā)送感謝信組員C向組織方寄送發(fā)票等資料會(huì)后結(jié)算組員A向酒店結(jié)算住宿費(fèi)用組員B餐飲費(fèi)結(jié)算組員C其他費(fèi)用核算