關于舉辦論壇活動的全套詳細流程

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舉辦論壇活動流程（一）前期工作1.確定組織方主辦單位聯(lián)系人及聯(lián)絡方式經費經費用途承辦單位聯(lián)系人及聯(lián)絡方式協(xié)辦單位聯(lián)系人及聯(lián)絡方式2.會前宣傳事項內容落實人備注宣傳稿件涵蓋召開時間、地點、論壇主題、報名方式等信息網站宣傳注意活動信息是否有更新微信宣傳注意活動信息是否有更新新聞媒體宣傳注意活動信息是否有更新其他3.聯(lián)絡嘉賓擬邀請嘉賓名單類型姓名職務聯(lián)系方式聯(lián)絡人政府部門ABCD金融領域ABCD新聞媒體ABCD律師行業(yè)ABCD4.確定會議主題 （二）籌備工作1．活動安排事項內容備注確定時間第一天上午下午晚上第二天上午下午晚上選擇地點會議地點提前預定場地用餐地點考慮用餐類型，中餐/西餐/自助餐住宿地點提前與酒店聯(lián)系，預定房間統(tǒng)計報名人數已報名每天進行更新匯總待定根據預計人數，有選擇性跟進統(tǒng)計收費情況免費每天進行更新匯總已繳費每天進行更新匯總待定根據預計人數，有選擇性跟進統(tǒng)計住宿信息第一類參會人數共計名和與會人員電話或郵件確認住宿的信息，持續(xù)更新信息。單人間標準間第二類參會人數共計名和與會人員電話或郵件確認住宿的信息，持續(xù)更新信息。單人間標準間第三類參會人數共計名和與會人員電話或郵件確認住宿的信息，持續(xù)更新信息。單人間標準間2.會務籌備人員及分工類別人員姓名聯(lián)系方式工作內容領導小組組長副組長會務籌備組組長組員A負責準備背景板、橫幅、音響、投影等工作組員B負責準備筆、本子、手提電腦、會議記錄組員C負責打印胸牌、會議指南、準備資料袋、簽到表、嘉賓牌組員D負責準備鮮花、水、餐券組員E負責更新統(tǒng)計報名人數、住宿信息 嘉賓聯(lián)系組組長組員A與嘉賓聯(lián)絡，準備嘉賓發(fā)言PPT，嘉賓個人簡介等組員B負責嘉賓機場酒店的接送組員C配合嘉賓其他需求，如退宿等組員D會后給嘉賓寄發(fā)票、寫感謝信現(xiàn)場布置組組長組員A布置背景板、橫幅組員B調試投影儀、電腦、音響、麥克風組員C擺放紙筆、水、及座位卡宣傳報道組組長組員A聯(lián)系媒體、記者組員B現(xiàn)場拍照、錄音錄像組員C通訊稿的整理、會議速記3.活動具體流程安排事項具體安排備注時間簽到時間：在活動開始前的2-3個小時地點：準備事項簽到表做好排序，盡量與會務材料一致，方便發(fā)放。簽到臺提前與酒店協(xié)商好，并放置收納名片的托盤打印機檢查是否可以打印簽字筆備用2-3支微信指示牌設置微信公眾賬號，引導大家掃碼加入討論群組領導致辭發(fā)言人領導A5分鐘領導B5分鐘主持人合影15分鐘主題演講演講人主題備注時間X法官準備法官PPT、法官簡介、演講大綱等Y律師準備律師PPT、律師簡介、演講大綱等主持人進行現(xiàn)場互動提示嘉賓是否需要提前準備一些問題30分鐘Z律師準備律師PPT、律師簡介、演講大綱等 午餐時間地點統(tǒng)計好就餐人數1-2個小時主題演講演講人主題備注時間嘉賓A準備嘉賓PPT、嘉賓簡介、演講大綱等嘉賓B準備嘉賓PPT、嘉賓簡介、演講大綱等茶歇15分鐘嘉賓C準備嘉賓PPT、嘉賓簡介、演講大綱等主持人現(xiàn)場現(xiàn)場互動視活動具體時間情況而定會議總結總結人：15分鐘會后合影4.經費預算預算經費類型費用備注餐費統(tǒng)計好就餐人數場地費與酒店提前協(xié)商嘉賓住宿費及車費酒店停車票材料會務費背景板橫幅會務資料攝影費鮮花、水講課費決算決算經費類型預計支出實際支出備注餐費場地費嘉賓住宿費及車費材料會務費講課費 （三）會后工作事項負責人工作內容備注送嘉賓及與會人員離場組員A送嘉賓到機場、火車站組員B幫助嘉賓退宿組員C發(fā)放停車券會場清理組員A確保會場沒有遺漏任何與論壇有關的資料組員B清理簽到臺組員C檢查是否有參會人員遺漏物品會后宣傳組員A整理通訊稿件組員B向主要嘉賓發(fā)送感謝信組員C向組織方寄送發(fā)票等資料會后結算組員A向酒店結算住宿費用組員B餐飲費結算組員C其他費用核算