如何加強高?;n案管理

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1、如何加強高?;n案管理 高校基建檔案是高等學校在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是建設過程的真實反映和記錄,又是建設發(fā)展的重要基礎和依據(jù)。近十幾年來,我國的高等教育發(fā)展較快,隨著國家對教育事業(yè)的重視,國家對教育的投入逐年遞增,高校的基本建設進入了高速發(fā)展時期。此外,高校的合并與重組,是20世紀末、21世紀初,我國高等教育發(fā)展體制改革的重要舉措,就連一些著名高校也加入了合并的行列。從1999年到2004年期間,合并調(diào)整后的高校數(shù)目達到416所,原有612所高校合并組建為250所,數(shù)量之大,空前少有。高校建設離不開基建檔案。隨著

2、高?;窘ㄔO的高速發(fā)展,高校基建檔案管理工作如何在新的平臺上發(fā)揮應有的作用,是擺在高校管理層和檔案工作者面前的新課題,這已成為高?;ú块T和高校檔案部門工作的重要組成部分。    1我國高?;n案管理的現(xiàn)狀  1.1檔案意識淡薄,材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠,導致高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作重視不夠,造成一些基建管理人員檔案意識淡薄,存在重建設,輕檔案的思想,基建檔案材料收集不齊全,案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍?! ?.2制度不嚴,缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年,但是,許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度;有些高校所制定的

3、基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭;有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架,沒有細則,造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失,表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣,需要專用的設備和經(jīng)費支持,但學校每年用于檔案的專項費用很少,使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足?! ?.3歸檔的基建檔案質量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn),基建檔案的材料普遍質量不高,如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件,而是復印件;有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低,在已歸檔的基建檔案中,一般學校只

4、能做到目錄級的管理,即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄,而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度,只是上交材料,需要檔案部門進一步整理?! ?.4檔案載體不豐富。按規(guī)定,施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件,但實際情況是,要么特殊載體的材料匱乏,要么沒有相應的材料,給學校造成不可彌補的損失?!   ?完善高?;n案管理的對策  2.1更新觀念,重視高校基建檔案管理。首先,進一步增強檔案部門的服務意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容,也是檔案管理工作最為活躍的一個環(huán)節(jié)。但基建檔案的利用率卻不是很高,其中,很大的一個原因就是基礎工作薄弱,被動服務,直接制約

5、了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強,參與意識淡薄,檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢,停留在收集保管檔案上,缺乏主動性,從而使利用工作相對滯后。其次,廣泛宣傳營造良好的外部環(huán)境。使得大家能主動配合工作取得高校基建檔案管理的良性循環(huán)。  2.2制定和實施符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施  2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度,是做好基建檔案管理的基礎。首先,要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往,各個高校的基建檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設部門的《城建檔案管理規(guī)定》實施細則來規(guī)定,認為這樣做,收集的材料比較齊全,但收集的材料太多,因此,高校的基建檔

6、案管理者應從本校的實際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍,這樣,既減少了歸檔收集時的工作強度,又使檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。其次,實行部門立卷制度是做好高?;n案管理的關鍵之一,可以提高部門歸檔意識,擴大檔案宣傳力度,增強立卷部門的責任感,整理的案卷質量也較高。除了部門立卷之外,進行立卷改革也相當重要,把檔案實體由傳統(tǒng)的以卷為單位改為以件為單位進行歸檔,這樣做,更為靈活簡便。最后,制定基建檔案接收移交制度,可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面,從而主動有效地指導、監(jiān)督基建檔案及時規(guī)范歸檔,將工作變被動為主動。  2.2.2建立特殊時期的高?;n案管理辦法。除了日常的高?;n案

7、管理,還有一些特殊時期(如學校的合并時期)的基建檔案管理也應加以考慮。學校在合并期間的基建檔案管理應從思想上重視,制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規(guī)定,要求堅持集中統(tǒng)管原則,確保安全保密。遵循基建檔案實體和人財物相對集中管理的辦法,對于相鄰學校的合并,應當創(chuàng)造條件實現(xiàn)基建檔案實體的相對集中和人財物的高度融合;對于遠距離合并的學校,可以從實際出發(fā),按相對集中的思路進行融合。具體做法可視情況而定,但在運行機制上應實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一?! ?.2.3保障制度(措施)的制定和實施。重大制度的落實

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