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1、如何才能更好地加強檔案管理【中圖分類號】G2【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1007-4309（2012）05-0128-1.5一、充分認(rèn)識檔案的價值檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。當(dāng)檔案的原始記錄性或如識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。檔案的作用一般可以概括為以下幾個方面。檔案是機關(guān)行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。檔案是由機關(guān)、團體和社會組織在社會活動中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，是機關(guān)公務(wù)活動
2、的記錄，反映了機關(guān)和社會組織活動的完整情況。它是機關(guān)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉機關(guān)工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，將給機關(guān)工作帶來困難。6檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。檔案來源于生產(chǎn)活動，記錄了人類在其發(fā)展中世世代代同大自然作斗爭積累下來的寶貴的經(jīng)驗，可以為社會建設(shè)提供重要的依據(jù)和參考資料，特別是科技檔案更是作為企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學(xué)管理的重要條件，在企業(yè)經(jīng)營管理和提高生產(chǎn)力方面發(fā)揮著重要的作用。檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。一切科學(xué)研究，無論是計會科學(xué)研究或是自然科學(xué)研
3、究，都必須充分占有一定的材料，這是一個不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實驗和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考。科學(xué)研究工作的發(fā)展，主要依靠人類的實踐，通過不斷地總結(jié)前人研究的成果。吸取共小有益的經(jīng)驗教圳，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎(chǔ)和條件。檔案是宣傳教育的生動素材。檔案的內(nèi)容極其豐富，記錄了各個歷史時期反動勢力、進步勢力以及各種英雄人物的事跡材料，是著朽立說、文藝
4、創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對人民進行革命傳統(tǒng)教育、愛國主義教育的生動素材，具有較強的說服力和感染力。近年來．檔案館巳充分認(rèn)識到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛國主義教育的重要基地。二、充分了解檔案的現(xiàn)狀和存在的問題6對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適
5、應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大
6、多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致檔案的不完整。檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺6少的材料不能及時補充、完善、更新；二是檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。檔案管理人員對檔案重要性認(rèn)識不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對
7、個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。三、實現(xiàn)手段創(chuàng)新體現(xiàn)檔案的價值創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、
8、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。6手段創(chuàng)新。建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位
