第四章會(huì)議組織與服務(wù)_秘書實(shí)務(wù)

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1、引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第四章會(huì)議組織與服務(wù)電子教案模版配色（1）通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解會(huì)議的含義、種類與作用2.做好會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作3.做好會(huì)議期間的服務(wù)工作4.做好會(huì)議結(jié)束后的工作學(xué)習(xí)目標(biāo)第四章會(huì)議組織與服務(wù)一片混亂的頒獎(jiǎng)儀式在某企業(yè)召開的年度表彰大會(huì)上，頒獎(jiǎng)儀式正在進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)手拿獎(jiǎng)品獎(jiǎng)狀卻找不到領(lǐng)獎(jiǎng)的人，領(lǐng)獎(jiǎng)的人上臺(tái)后，不知道誰給自己頒獎(jiǎng)。一時(shí)間主席臺(tái)上一片混亂，表彰會(huì)應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。問題：如果你是會(huì)務(wù)人員，如何避免錯(cuò)誤的出現(xiàn)？引入案例第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述第二節(jié)　會(huì)議籌備階

2、段的會(huì)務(wù)操作第三節(jié)　會(huì)議進(jìn)行階段的會(huì)務(wù)操作第四節(jié)　會(huì)議結(jié)束階段的會(huì)務(wù)操作主要內(nèi)容第四章會(huì)議組織與服務(wù)電子教案模版配色（1）第一節(jié)　會(huì)議概述一、會(huì)議的涵義會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計(jì)劃的商議活動(dòng)。形成會(huì)議的主要條件是：有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標(biāo)、具體議題；有明確的時(shí)間、地點(diǎn)；有主持人和參加人員。第四章會(huì)議組織與服務(wù)二、會(huì)議的作用1．集思廣益、科學(xué)決策的作用2．發(fā)揚(yáng)民主、動(dòng)員群眾、宣傳教育的作用3．傳達(dá)信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思路的作用4．協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進(jìn)生產(chǎn)、推動(dòng)工作的作用第四章會(huì)議組織與服務(wù)第

3、一節(jié)　會(huì)議概述第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述三、會(huì)議活動(dòng)的基本要素電子教案模版配色（1）三、會(huì)議活動(dòng)的基本要素1．會(huì)議人員會(huì)議人員是指參與會(huì)議整個(gè)過程的人員，可具體分為會(huì)議主體、會(huì)議客體以及其他與會(huì)議有關(guān)的人員。（1）會(huì)議主體是指主要策劃、組織會(huì)議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會(huì)議的客體，即參加會(huì)議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。（3）其他與會(huì)議有關(guān)的人員包括：主持人、會(huì)議秘書人員和會(huì)議服務(wù)人員等。第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述電子教案模版配色（1）三、會(huì)議活動(dòng)的基本要素2.會(huì)議名稱會(huì)

4、議的名稱一般要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會(huì)議的時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等等。例1.“可口可樂（中國）飲料有限公司2013年銷售會(huì)議”；例2.“深圳開發(fā)科技股份有限公司第九次（2012年度）股東大會(huì)”。第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述三、會(huì)議活動(dòng)的基本要素3．會(huì)議議題會(huì)議的議題是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)來確定并付諸會(huì)議討論或解決的具體問題，是會(huì)議活動(dòng)的必備要素。會(huì)議議題的主要作用是：準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)。引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言。第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述電子教案模版配色（1）三、會(huì)議活動(dòng)的基本要素4．

5、會(huì)議的時(shí)間會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議的召開時(shí)間和會(huì)期兩方面。5．會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)是指會(huì)議召開的舉辦地或會(huì)場。會(huì)場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。6．會(huì)議方式會(huì)議方式是為了提高會(huì)議效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會(huì)、座談會(huì)、觀摩會(huì)、報(bào)告會(huì)、電話會(huì)議等。7．會(huì)議結(jié)果會(huì)議結(jié)果，即會(huì)議結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述沃爾瑪首次全球董事會(huì)在中國召開據(jù)報(bào)道沃爾瑪百貨有限公司首次全球董事會(huì)會(huì)議就是在中國深圳召開的。沃爾瑪百貨有限公司董事長羅伯·沃而頓說：“之所以把首次全球董事會(huì)放在中國開，是因?yàn)橹袊鴮ξ譅柆斢?/p>

6、著雙重重要意義。首先多年來我們一直依賴中國為我們提供優(yōu)質(zhì)商品。此外，我們從1996年起開始在中國開設(shè)零售分店。我覺得董事會(huì)成員應(yīng)該親自到這些店來看看，了解中國這個(gè)市場對于沃爾瑪?shù)膬r(jià)值及重要意義?！蔽⑿桶咐谒恼聲?huì)議組織與服務(wù)電子教案模版配色（1）四、會(huì)議的種類對公司而言，如果以參會(huì)人的職級(jí)為標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議可分為：（1）股東會(huì)議（2）董事會(huì)會(huì)議（3）職工大會(huì)（4）高級(jí)管理人員會(huì)議（5）中層管理人員會(huì)議（6）部門會(huì)議。第四章會(huì)議組織與服務(wù)第一節(jié)　會(huì)議概述一、擬定會(huì)議計(jì)劃（一）確定會(huì)議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等基本要素（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)中大型會(huì)議的籌備和服務(wù)工

7、作，不可能靠一兩個(gè)人完成，這就需要組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)。一般來講，會(huì)務(wù)籌備機(jī)構(gòu)分成會(huì)務(wù)組、接待組、秘書組等幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局。一般的小型會(huì)議，只設(shè)立會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)全部事宜。有些單位，會(huì)務(wù)工作由辦公室全部負(fù)責(zé)。第二節(jié)　會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第四章會(huì)議組織與服務(wù)第二節(jié)　會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作第四章會(huì)議組織與服務(wù)各會(huì)務(wù)工作組的分工會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)等工作。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療

8、服務(wù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)