秘書實務(wù)　會議組織與服務(wù)

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1、一片混亂的頒獎儀式內(nèi)容（略，請見教材第58頁）問題：1.如果你是會務(wù)人員，如何避免禮儀小姐錯誤的出現(xiàn)？2.發(fā)現(xiàn)出錯后，會務(wù)人員應(yīng)如何及時補救？引入案例第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述第二節(jié)　會議籌備階段的會務(wù)操作第三節(jié)　會議進行階段的會務(wù)操作第四節(jié)　會議結(jié)束階段的會務(wù)操作主要內(nèi)容第四章會議組織與服務(wù)電子教案模版配色（1）第一節(jié)　會議概述一、會議的涵義會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。形成會議的主要條件是：有明確的指導思想、預期目標、具體議題；有明確的時間、地點；有主持人和參加人員。第

2、四章會議組織與服務(wù)二、會議的作用1．集思廣益、科學決策的作用2．發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用3．傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思路的作用4．協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產(chǎn)、推動工作的作用第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述三、會議活動的基本要素電子教案模版配色（1）三、會議活動的基本要素1．會議人員會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關(guān)的人員。（1）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會議的客體

3、，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。（3）其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等。第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述電子教案模版配色（1）三、會議活動的基本要素2.會議名稱會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等。例1.“可口可樂（中國）飲料有限公司2004年銷售會議”則顯示了單位、時間、性質(zhì)；例2.“深圳開發(fā)科技股份有限公司第九次（2000年度）股東大會”則顯示了單位、時間、屆次、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對象。第四章

4、會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述三、會議活動的基本要素3．會議議題會議的議題是根據(jù)會議目標來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。會議議題的主要作用是：準確、具體地體現(xiàn)會議的目標，為目標服務(wù)。引導和制約會議的發(fā)言。第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述電子教案模版配色（1）三、會議活動的基本要素4．會議的時間會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。5．會議地點會議地點是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。6．會議方式會議方式是為了提高會議效率，實現(xiàn)會議目標而采取的各種形式或手段

5、，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等。7．會議結(jié)果會議結(jié)果，即會議結(jié)束時實現(xiàn)目標的情況。第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述沃爾瑪首次全球董事會在中國召開據(jù)報道沃爾瑪百貨有限公司首次全球董事會會議就是在中國深圳召開的。沃爾瑪百貨有限公司董事長羅伯·沃而頓說：“之所以把首次全球董事會放在中國開，是因為中國對沃爾瑪有著雙重重要意義。首先多年來我們一直依賴中國為我們提供優(yōu)質(zhì)商品。此外，我們從1996年起開始在中國開設(shè)零售分店。我覺得董事會成員應(yīng)該親自到這些店來看看，了解中國這個市場對于沃爾瑪?shù)膬r值及重要意義?！蔽⑿桶咐谒恼聲h組織

6、與服務(wù)電子教案模版配色（1）四、會議的種類對公司而言，如果以參會人的職級為標準，會議可分為：（1）股東會議（2）董事會會議（3）職工大會（4）高級管理人員會議（5）中層管理人員會議（6）部門會議。第四章會議組織與服務(wù)第一節(jié)　會議概述會議籌備工作框架圖請見教材第65頁。第二節(jié)　會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)小知識一、擬定會議計劃（一）確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素（二）成立會務(wù)工作機構(gòu)中大型會議的籌備和服務(wù)工作，不可能靠一兩個人完成，這就需要組建會議籌備機構(gòu)。一般來講，會務(wù)籌備機構(gòu)分成會務(wù)組、接待組、秘書組等幾個小組，各

7、組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既熟記本崗位職責，又要胸有全局。一般的小型會議，只設(shè)立會務(wù)組負責全部事宜。有些單位，會務(wù)工作由辦公室全部負責。第二節(jié)　會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)第二節(jié)　會議籌備階段的會務(wù)操作第四章會議組織與服務(wù)各會務(wù)工作組的分工會務(wù)組：負責會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。接待組：負責生活服務(wù)、交通疏導、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。財務(wù)組：負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使

8、用和收費、付帳工作。保衛(wèi)組：負責防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。小知識（三）制訂會議預算會務(wù)人員應(yīng)本著勤儉辦會的原則，對會議的經(jīng)費做出預算，并提出籌集會議經(jīng)費的方法、渠